Integração da conversão e tradução de documentos num único workflow com bizhub Evolution

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Integração da conversão e tradução de documentos num único workflow com bizhub Evolution

Integração da conversão e tradução de documentos num único workflow com bizhub Evolution

A Global Omnium é uma empresa internacional com 39 subsidiárias que operam no setor da gestão da água. Com uma história de 130 anos, a Global Omnium cresceu de uma forte posição no mercado espanhol para se tornar líder a nível global. Atualmente, está ativa na Europa, Médio Oriente, África e em toda a região da LATAM. Com uma crescente população mundial a colocar uma pressão cada vez maior sobre o abastecimento de água, a procura de conhecimentos especializados e soluções tecnológicas da Global Omnium tem continuado a aumentar. A empresa explora 368 estações de tratamento de águas residuais e 21 estações de tratamento de água potável que empregam 3.100 pessoas apenas no campo da gestão do ciclo da água. É reconhecida como pioneira das estratégias tecnológicas avançadas para tornar as redes de água mais eficientes, resilientes e responsivas. Em 2019, a Global Omnium recebeu o prémio Aquatech Innovation Award 2019 como a melhor plataforma tecnológica IOT para a gestão digitalizada da água, e em 2020, a Global Omnium foi selecionada como Melhor Empresa de Tratamento de Água (Espanha e América Latina) pela IAgua, a Associação Espanhola e Latino-Americana de Tratamento de Água. A sua subsidiária Idrica está a impulsionar a transformação digital no setor do tratamento de água, apoiando empresas e municípios nos domínios da gestão, operação e manutenção, engenharia e consultoria. O bizhub Evolution da Konica Minolta, por sua vez, ajuda a Global Omnium a tornar os seus processos de participação em concursos internacionais mais seguros e eficientes.




Enfrentar o desafio da gestão de concursos



A Global Omnium tem conseguido realizar com sucesso projetos complexos e importantes de infraestruturas em muitos cantos do mundo. No entanto, chegar a este ponto pode ser um desafio. Ganhar negócios com parceiros públicos envolve um processo demorado e altamente técnico. Em qualquer momento, a empresa participa em múltiplos concursos públicos em vários países e em diferentes línguas. Por conseguinte, a gestão de documentação por si só é um desafio logístico considerável. No âmbito do processo de gestão de concursos, a Global Omnium quis resolver duas questões:


Primeiramente, a informação para concursos públicos pode vir em numerosos formatos - desde cópias impressas a folhas de cálculo Excel. A empresa procurou converter todos estes concursos num formato consistente - documentos Microsoft Word - no entanto, faltavam-lhe os instrumentos para o fazer de forma eficiente. Em contrapartida, teve de confiar em processos manuais demorados.



Em segundo lugar, fora dos mercados domésticos de língua espanhola e da LATAM, as propostas são mais frequentemente recebidas em diferentes línguas, na sua maioria em inglês ou francês. Como resultado, a equipa da Global Omnium não pôde responder a um concurso até que os documentos tivessem sido convertidos e traduzidos para espanhol pela primeira vez. Uma vez que o departamento criou uma resposta a um concurso, precisou de a traduzir novamente para fornecer uma resposta na língua original. A empresa utilizou frequentemente ferramentas online básicas e demoradas que não ofereciam a qualidade necessária para um texto técnico. Além disso, eram necessários tradutores profissionais para assegurar um maior nível de precisão.


Desde um fornecedor de soluções de impressão de confiança até um valioso parceiro de soluções para workflow


Devido à importância do processamento de documentos para o seu negócio, a Global Omnium já tinha confiado à Konica Minolta as suas soluções MFP altamente fiáveis. Ao procurar soluções robustas e fiáveis para digitalização e gestão documental, tinha descoberto que os produtos da Konica Minolta proporcionavam uma combinação de velocidade e precisão superior às ofertas dos seus concorrentes. Depois de investir inicialmente nas soluções da Konica Minolta em 2011, a Global Omnium tinha renovado o seu contrato no final de 2018 para fornecer mais de 300 MFPs às suas instalações em Espanha.



Os MFPs da Konica Minolta tinham acelerado os fluxos de trabalho de gestão documental da Global Omnium. Agora a empresa estava interessada em explorar as possibilidades oferecidas pelo seu ecossistema de soluções mais amplas. Tendo otimizado a impressão e a digitalização, poderia a Konica Minolta resolver problemas críticos no ambiente de trabalho?


M. Ángeles de Pedro da Global Omnium's Corporate Development contactou a Konica Minolta para discutir os desafios de gestão de concursos da empresa. Para a Konica Minolta, ficou claro que o modelo e os serviços flexíveis on-demand da bizhub Evolution iriam perfeitamente ao encontro das necessidades da Global Omnium. Em particular, as poderosas ferramentas Convert e o serviço Translate eram ideais para os desafios da Global Omnium. "A implementação em si era notavelmente simples. Como plataforma baseada em cloud, não havia necessidade de instalar software em dispositivos ou dentro da infraestrutura informática existente", explica M. Ángeles de Pedro. Uma vez registada uma conta, a equipa da Global Omnium pôde de imediato aceder e testar os serviços de que necessitava - Convert to Word and Translate.


{"Name":"M. Ángeles de Pedro","JobDescription":"Departamento de Desenvolvimento Corporativo Global Omnium","Statement":"\"Ao responder a concursos, é essencial proporcionar uma abordagem eficiente, oportuna e profissional. Recebemos grandes volumes de concursos em línguas estrangeiras. No passado, tivemos de investir muito tempo e recursos simplesmente para funcionar como um negócio internacional. O processo de concurso é complexo: centenas de documentos precisam de ser convertidos num formato editável e traduzidos antes mesmo de podermos prosseguir. Graças ao bizhub Evolution da Konica Minolta, temos agora uma solução rápida, precisa e altamente fiável que se encaixa perfeitamente nos nossos fluxos de trabalho\".","VideoUrl":"","ImageUrl":"https://assets-eu-01.kc-usercontent.com:443/086f4984-8950-0177-4f42-29bdcb54e500/ea292f90-2ffc-4e28-ab13-42368e6c7b65/M_ungeles%20de%20Pedro.png","ImageTitle":"M. Ángeles de Pedro","HasVideo":false,"HasImage":true,"Url":null,"CodeName":"global_omnium_success_story_quote"}

Serviços inteligentes com Bizhub Evolution


Bizhub Evolution é a plataforma on-demand para os processos empresariais mais inteligentes da Konica Minolta. Fornece uma plataforma para serviços em cloud que ajudam as organizações a simplificar os processos empresariais e a acelerar as tarefas diárias. Os serviços podem ser ativados e utilizados a pedido em todos os dispositivos, incluindo PCs, smartphones, tablets e bizhub MFPs. Com o bizhub Evolution, as empresas só precisam de pagar pelos serviços e ferramentas que efetivamente utilizam. Assim, oferece uma forma acessível de aceder a características específicas, tais como impressão pull segura, cloud fax, conversão de documentos, tradução e muito mais - sem a necessidade de investir em soluções dispendiosas. Adicionalmente, as organizações podem alargar as suas capacidades à medida que as necessidades dos seus utilizadores mudam com a Evolution Applications Store. A solução é descrita como sendo 'única no mercado' pela Keypoint Intelligence, que atribuiu à plataforma um prémio de ouro no seu relatório de 2018 Buyers Lab.


As ferramentas certas para os utilizadores certos



A Global Omnium concordou com uma subscrição anual dos serviços Convert to Word e Translate para três utilizadores. Devido à eficiência e rapidez de ambas as soluções, esta pequena equipa foi agora capaz de satisfazer plenamente as necessidades do processo de concurso. Além disso, conseguiram satisfazer pedidos adicionais de apoio de outras áreas de negócio que também reconheceram o valor da solução, por exemplo, quando da digitalização e conversão de contratos antigos para Word. A capacidade de limitar e administrar os utilizadores com acesso à solução foi também uma consideração importante devido à sensibilidade comercial das respostas aos concursos. "Em toda a empresa, a Global Omnium opera a um nível de segurança muito elevado, pelo que era importante que a bizhub Evolution fosse capaz de satisfazer os requisitos exigentes do nosso departamento de IT", comentou M. Ángeles de Pedro. "Por razões de segurança, o trabalho em concursos raramente é conduzido fora do escritório. No entanto, graças ao seu modelo seguro, baseado na cloud, também temos acesso remoto e móvel. Isto tem-se revelado incrivelmente útil quando era necessário o acesso urgente às aplicações fora do horário de trabalho - por exemplo, ao trabalhar numa resposta a um concurso durante o fim-de-semana".



A conversão para Word permite aos utilizadores criar ficheiros Word a partir de documentos digitais ou originais em papel. Na Global Omnium, esta solução demonstrou rapidamente o seu valor. Em particular, o Convert to Word torna fácil a criação de versões exactas do Word a partir de secções de texto a partir de um original PDF. Esta funcionalidade proporciona uma poupança de tempo significativa. Com documentos de concurso contendo também uma mistura de informação técnica em diferentes formatos, a capacidade da aplicação para converter conteúdo mantendo a formatação e as imagens foi especialmente útil. E foi uma vantagem decisiva em relação à maioria das soluções utilizadas no mercado. A equipa ficou também impressionada com a Translate, que se revelou fácil de usar, rápida e consistentemente precisa. A solução está equipada com um motor alimentado por Inteligência Artificial (IA) e utiliza um algoritmo de auto-aprendizagem para entregar as suas traduções de textos técnicos. A Global Omnium testou independentemente a sua fiabilidade, pedindo aos falantes nativos, e recebeu um excelente feedback sobre os resultados. A Translate também ofereceu a vantagem de manter a disposição das páginas durante o processo de tradução. Isto significa que quaisquer tabelas, parágrafos ou imagens do documento de origem permanecem no lugar quando exportado como ficheiros .docx do Word. Com ambas as aplicações, a capacidade de dispensar etapas manuais árduas e múltiplas aplicações facilitou consideravelmente o trabalho com documentos de concurso em situações de alta pressão e com tempo limite.


Flexível, económico e à prova de futuro



A equipa da Global Omnium apreciou o modelo flexível da bizhub Evolution, on-demand, incluindo a opção de adicionar outros serviços conforme necessário. Enquanto a empresa começou inicialmente apenas com a aplicação Translate, Convert to Word foi acrescentado pouco depois. A Global Omnium assinou um contrato anual para cada aplicação cobrindo um número específico de páginas por ano para conversão ou tradução, respetivamente. Embora um modelo de subscrição fosse mais adequado para estas aplicações-chave, M. Ángeles de Pedro pensa que a opção de utilizar ocasionalmente os serviços necessários numa base de "pagamento por utilização" é muito apelativa. Esta flexibilidade também assegura que a solução bizhub Evolution possa ser facilmente adaptada para responder a quaisquer necessidades da empresa que possam surgir no futuro.

Desafio

Desafio
  • Criar um workflow rápido e preciso para converter para Word e traduzir grandes volumes de documentação de concursos
  • Manter um elevado nível de segurança para informação comercialmente sensível

Solução

Solução
  • Implementação de bizhub Evolution smart services
  • Assinaturas anuais para Converter para Word e Traduzir aplicações para 3 utilizadores
  • Plataforma segura, em cloud, hospedada pela Konica Minolta num centro de dados na Alemanha

Vantagens

Vantagens
  • Modelo de preços de serviços simples, baseado na utilização
  • Compatibilidade com todos os dispositivos baseados na web
  • Fácil administração dos utilizadores dos serviços
  • Flexibilidade: nenhum investimento inicial para software informático novo ou adicional
  • Segurança de dados garantida graças à encriptação e à anonimização dos dados pessoais dos utilizadores
  • Acesso remoto seguro, baseado em cloud para fornecer acesso às aplicações numa emergência - por exemplo, quando se trabalha numa resposta a um concurso durante o fim-de-semana.
  • Qualidade: capacidade para manter o layout das páginas e imagens no documento convertido ou traduzido.
  • Precisão da tradução - mesmo de textos técnicos.
  • Eficiência: desde várias etapas utilizando diferentes ferramentas até apenas uma etapa numa única ferramenta

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