Rápido e transparente: Como as ferramentas de redes sociais estão a mudar a comunicação interna (parte 1)

| 14 setembro 2020

O WhatsApp e o Facebook são padrão na comunicação privada. Existem ferramentas semelhantes para empresas que podem mudar e melhorar a comunicação dentro das equipas, departamentos, filiais e empresas inteiras. O quão bem isso funciona depende de uma variedade de fatores - e não apenas do software certo.


A comunicação não é o que em tempos foi. Telefonemas, escrever cartas, responder a e-mails, reuniões: tudo o que ainda existe, mas a digitalização também está a alterar vastamente os nossos hábitos e possibilidades nesta área. Cada vez mais empresas estão a utilizar as redes sociais e as ferramentas das redes sociais - que há algum tempo são amplamente utilizadas para a interação privada - para a comunicação interna. Mas as ferramentas de consumo como o WhatsApp e o Facebook, no entanto, não cumprem os requisitos das empresas. Necessitam de uma melhor segurança e proteção de dados para as discussões, escalabilidade diferente para o número de participantes em conversas de grupo, partilha de documentos, opções de arquivo e muitas outras funções, dependendo da dimensão, requisitos e objetivos da organização. De acordo com um estudo da Deloitte, a procura de soluções de redes sociais empresariais têm vindo a aumentar consideravelmente desde 2011. Muitos fornecedores ainda estão a começar neste mercado que está em crescimento, concentrando-se em áreas que vão desde mensagens instantâneas, funções de chat e microblogs até à gestão de projetos e teleconferência. Os produtos mais populares incluem Slack, Yammer, Microsoft SharePoint, HipChat, Jive, Facebook Workplace, Chatter, SAP Jam e IBM ESN com Connections Cloud, para citar apenas alguns.



Interação em tempo real e ainda assim para sempre


A comunicação é importante para a satisfação dos colaboradores numa empresa, mas também para o sucesso das suas equipas, para a resolução de problemas complexos, para a cooperação frutuosa dentro dos projetos, para encontrar soluções mais rapidamente, para impulsionar a inovação, para tornar o conhecimento disponível a todos e para conceber processos de uma forma transparente, independentemente da presença no local. Todas estas são metas que podem ser alcançadas dentro de uma empresa através de um software de rede social.


A empresa britânica de cosméticos Lush, por exemplo, introduziu a Slack para melhorar sua comunicação interna – na sede e entre as delegações em seis continentes, em 240 lojas. Desde então, o número de e-mails foi reduzido em 75%. Através da troca direta em grupos temáticos, a informação chega a todos que querem trabalhar com ela. Isso leva a uma maior clareza nas tarefas e a uma coordenação mais rápida - apesar das distâncias geográficas.


No entanto, não é apenas o software que é necessário para fazer este trabalho funcionar. Acima de tudo, é necessária uma cultura corporativa que permita esta revolução. De acordo com um estudo global da McKinsey, a cultura corporativa tradicional é a principal razão pela qual a digitalização, inclusive na comunicação interna, não progride dentro de uma empresa. Isso porque as ferramentas digitais tornam a comunicação aberta, direta e transparente – para todos. Isto inclui o chefe, a secretária, o pessoal de campo e os estagiários. A discussão digital não reconhece a hierarquia: todos leem tudo, e qualquer um pode dizer algo a todos. Em tempo real. Isso poupa muitos e-mails chatos com longas listas de destinatários e, ao mesmo tempo, cria um armazém de conhecimento no qual discussões, dicas e abordagens de resolução de problemas podem ser arquivadas e rapidamente encontradas novamente quando necessário.


A troca de mensagens instantâneas acelera a discussão entre os colegas de equipa que estão em viagem, a trabalhar em casa e no escritório. A transparência deixa claro quão bem-vindos são os pensamentos, o empenho e a interação em equipa do projeto – todos são convidados a envolver-se, a contribuir e a apresentar um problema para discussão. Videoconferências com ecrãs divididos, teleconferências de equipa, trabalho em documentos partilhados, microblogs, chats do CEO, acesso a recursos e índices da empresa são benefícios adicionais das ferramentas das redes sociais.



Até que ponto o software de redes sociais é ativamente aceite é uma questão de cultura empresarial. 


Muitas empresas já investiram em aplicações de redes sociais no local de trabalho. No entanto, ao contrário de outros novos softwares, os negócios sociais não podem ser implementados apenas através de instrução. Deve ser um componente da estratégia digital empresarial e deve haver clareza em termos do que se pretende alcançar. Além disso, requer uma cultura empresarial que permita uma comunicação aberta. Neste sentido,  depende muito dos gestores e do nível executivo: eles fazem parte dos grupos e dos chats? Eles reagem a discussões, respondem a perguntas e publicam conteúdos relevantes para os seus colaboradores?


A fim de avaliar as necessidades da equipa, um grupo de pioneiros pode testar as ferramentas individuais e votar nas que  melhor se adequam ao projeto e à empresa. No fim de contas, trata-se de relevância e relacionamentos, não apenas de software e números. Isso é o que faz a diferença tão considerável e a procura tão diversa. Mas, claro, não só os fatos leves, mas também os números difíceis, podem ser usados para medir o nível de sucesso. De acordo com um estudo da McKinsey, é possível alcançar uma produtividade até 25% maior nas equipas de projecto baseadas no conhecimento através de uma cultura empresarial social. Isto é altamente valioso no processo de transformação digital, onde a pressão sobre as empresas para reagirem rapidamente, serem inovadoras, e gerarem e implementarem novas ideias está a crescer.


A parte 2 analisa este conceito na prática. Numa entrevista, Jennifer Kotara da Konica Minolta Business Solutions Europe relata a sua experiência da introdução da Yammer e apresenta com mais detalhe as cinco ferramentas mais populares.


Sobre a Konica Minolta Business Solutions Portugal

 

A Konica Minolta, como líder em serviços abrangentes de IT, destaca-se pela sua filosofia de consultoria, implementação e gestão de negócios. Com origem japonesa, a Konica Minolta apresenta uma ampla gama de equipamentos e soluções de impressão, quer para o mercado office como para o mercado de impressão profissional, assim como soluções disruptivas de gestão documental, otimização e automatização de processos de negócio, implementação de soluções em infraestruturas de IT, segurança, ambientes virtuais ligados na cloud, entre outros. A inovação faz parte do ADN Konica Minolta, que aposta constantemente no desenvolvimento de novos produtos de acordo com as tendências de mercado. Através dos seus Business Innovation Center, continua na vanguarda no que diz respeito à inovação, trabalhando, continuamente, em Investigação & Desenvolvimento, através da colaboração com os seus clientes e parceiros. A vertente inovadora da Konica Minolta tem resultado em reconhecimento por parte de entidades de renome, como é o caso da Key Point Intelligence, que atribuiu à empresa o 2018-2019 Buyers Lab PaceSetter award for Smart Workplace Vision, sendo a Konica Minolta a única entidade na indústria reconhecida com esta distinção. Em Portugal, foi no ano de 2003 que a Konica Minolta Business Solutions Portugal adotou esta designação, com a fusão entre a Konica e a Minolta. Representada pela sede em Lisboa, tem escritórios no Porto, Coimbra e Faro, contando com 200 colaboradores. Foi considerada uma das 100 melhores empresas para trabalhar em Portugal pelo terceiro ano consecutivo e está concentrada na Transformação Digital dos seus clientes.

 

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