Rápido e transparente: Como as ferramentas de redes sociais são trazidas para a empresa (parte 2)

| 15 setembro 2020

Jennifer Kotara da Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH trabalhou durante um ano com uma vasta equipa de projeto na introdução da Yammer na empresa em toda a Europa. Numa entrevista, relata sobre as coisas mais importantes que aprendeu.



As ferramentas sociais não são uma nova invenção. Muitas empresas já as utilizam, enquanto outras se estão a aguentar. Qual foi o fator decisivo na decisão da Konica Minolta de integrar uma ferramenta de rede social?



Jennifer Kotara: Era uma necessidade. Uma inquérito global aos colaboradores revelou que muitos dos nossos colegas querem mais e uma melhor comunicação interna. Querem saber o que está a acontecer noutros mercados, quem está a trabalhar onde e que soluções outras equipas estão a desenvolver. Este foi um voto claro a favor de uma maior transparência. Ao mesmo tempo, houve alguns grupos pioneiros locais que introduziram uma ferramenta social nos seus departamentos e testaram-na. Essas equipas forneceram um feedback altamente positivo.




Do que é que estes pioneiros gostaram tanto?



Jennifer Kotara: Até agora, os nossos principais canais de comunicação eram o telefone, e-mails e o Skype para Empresas. Com a ferramenta de rede social, os colegas conseguiram comunicar e coordenar-se entre si de forma mais rápida e fácil. Uma comunidade formada, uma comunidade de conhecimento. Isso não se desenvolve realmente através de cadeias de e-mail e conferências telefónicas. Os técnicos de serviço da Service & Support enviaram perguntas à sua equipa enquanto estavam em viagem e receberam respostas sobre como resolver um problema muito mais rapidamente. Ao mesmo todos se sentiram mais integrados na equipa. Os mesmos descrevem isso como uma nova e valiosa qualidade na comunicação uns com os outros.




Se é tão claro que todos querem uma ferramenta de rede social, o IT poderia simplesmente ir em frente, comprar uma ferramenta e lançá-la, certo?



Jennifer Kotara: Não, absolutamente não. Afinal de contas, não é apenas uma introdução de software; muda a organização. Isto precisa de ser bem preparado para que o investimento seja compensador. Inicialmente, nós criámo-lo como um projeto, baseado no marketing. Primeiro, realizei uma análise das necessidades entrevistando colegas em todos os mercados e diferentes departamentos, e perguntei: 'O que precisa? O que gostaria de ter?’.  No processo, descobri que outros países também já estavam a testar o produto da Microsoft Yammer. Com esse conhecimento, realizámos dois workshops: um dedicado à parte técnica e outro sobre comunicação com a Yammer. Temos parceiros estrategicamente importantes de diferentes departamentos e países a bordo para ajudar. O pontapé de saída foi no final do ano passado. Agora atingimos o período de lançamento.




Então, como surgiu a decisão por uma ferramenta?



Jennifer Kotara: Devido à experiência anterior que tínhamos,  tivemos a Yammer debaixo de olho e verificámos se a mesma cumpria todos os requisitos. A título de comparação, nós também investigámos outras ferramentas. Mas a Yammer encaixa melhor com a nossa arquitetura de rede e interfaces e assim pudemos planear uma longa fase de testes na fase seguinte.




Quem testou o quê e porque demorou muito tempo?



Jennifer Kotara: Esta fase deve ser a mais importante de todo o projeto. Afinal de contas, não adianta introduzir uma ferramenta que não cumpre suas promessas. Designámos quatro meses para o processo, e até ultrapassamos o mesmo. Se uma ferramenta como a Yammer vai mudar a comunicação na empresa, ela tem de funcionar desde o início para ser aceite. Toda a equipa do projeto esteve envolvida nos testes, e outros grupos locais testaram-na no local e deram o seu feedback. Nós reunimo-nos em workshops para partilhar as nossas experiências e comparar repetidamente quais são os requisitos em todos os lugares e como poderíamos atendê-los. Nós tornamo-nos especialistas da Yammer nesse período. Não houve uma única função que não tenhamos experimentado. Isso mais tarde ttansformou-se um guia rápido, centro de suporte e FAQ. Mas a minha tarefa mais importante era, e continua a ser, o trabalho de convencer as pessoas. Juntamente com os meus colegas do projeto, recolhi muitos casos de utilização, de modo a poder dizer a cada departamento especificamente o que podem esperar da Yammer, como a utilizam e o que irá melhorar.




Parece uma orientação abrangente. O que é que faltava ainda antes de se poder lançar?



Jennifer Kotara: Os meus colegas da equipa do projeto levaram o nosso progresso aos seus países, recolheram feedback e assumiram a preparação lá. Depois pudemos avançar para a fase piloto. O departamento de IT trabalhou arduamente para configurar software em todos os lugares, criar interfaces, garantir medidas de segurança e proteção de dados. Foi muito exigente, pelo que precisávamos de tempo de buffer antes que tudo funcionasse adequadamente. Nesse período, nomeámos sete grupos em toda a Europa que começaram a utilizar o Yammer como uma ferramenta diária e a recolher as melhores práticas. Nessa fase já existiam um total de 200 utilizadores piloto ativos. Essa foi uma fase de teste importante para nos permitir implementá-la com segurança em toda a Europa.




Como estabelecer se o Yammer está a ser utilizado com sucesso? Têm KPIs?



Jennifer Kotara: Estamos a combinar a introdução da Yammer com objetivos claros: queremos melhorar a interação profissional especializada uns com os outros. A todos os níveis e entre mercados. Deve tornar-se mais rápido, mais flexível e mais transparente. Em vez de recolher conhecimentos 'horizontalmente', em departamentos ou equipas, deveria emergir uma rede de conhecimentos. A Yammer é especializada em temas e tem uma função de pesquisa muito boa. Qualquer pessoa que queira trabalhar no tópico de branding pode juntar-se ao grupo - que é interhierárquico, interdepartamental e internacional. Isso é novidade. Queremos acelerar a transferência de conhecimento, tornando-se assim, em última análise, inovadores mais rapidamente. Ao mesmo tempo, queremos utilizar a Yammer para enviar toda a informação importante a todos, aberta para feedback. Ninguém deve ser deixado acidentalmente de fora da lista de correio neste processo. Naturalmente, também há dados estatísticos sobre a utilização que podemos analisar. Mas o fator decisivo é que percebemos a transformação qualitativa e que cada colaborador sente o efeito da comunicação melhorada.




Quais são os maiores obstáculos na conversão para a Yammer e na sua aceitação?



Jennifer Kotara: Penso dois pontos decisivos nesse contexto: usabilidade e utilização. Por exemplo, uma questão importante para nós foi: em que linguagem usamos o Yammer? Queremos o inglês, mas utilizando a função de tradução do Yammer, todos podem publicar na sua própria língua nativa e ter os posts exibidos no seu desktop na língua escolhida. Em termos de utilização, outros relataram que o interesse pode cair rapidamente. Aqui, investimos muito tempo para manter o interesse no Yammer vivo além da fase inicial e para desenvolver a sua utilização. Queremos ter o maior número possível de utilizadores - gostaria que todos os meus colegas, desde o estagiário ao presidente, se envolvessem e fizessem da Yammer a sua ferramenta.




O que fará depois do lançamento da Yammer? É o fim do projeto para si?



Jennifer Kotara: Estamos a introduzir a ferramenta gradualmente em todos os departamentos e mercados. É claro que eu e os meus colegas ficaremos felizes quando isso for conseguido. Mas o trabalho certamente vai continuar. Podemos agora concentrar-nos em encher a Yammer de vida. Estamos a planear conteúdos exclusivos e a trabalhar em conjunto com o RH para atrair mais atenção aos seus temas e ofertas; queremos ter fontes, documentos e conhecimentos armazenados melhor e torná-los mais acessíveis. Este é um processo aberto com muito espaço para ideias.


Sobre a Konica Minolta Business Solutions Portugal

 

A Konica Minolta, como líder em serviços abrangentes de IT, destaca-se pela sua filosofia de consultoria, implementação e gestão de negócios. Com origem japonesa, a Konica Minolta apresenta uma ampla gama de equipamentos e soluções de impressão, quer para o mercado office como para o mercado de impressão profissional, assim como soluções disruptivas de gestão documental, otimização e automatização de processos de negócio, implementação de soluções em infraestruturas de IT, segurança, ambientes virtuais ligados na cloud, entre outros. A inovação faz parte do ADN Konica Minolta, que aposta constantemente no desenvolvimento de novos produtos de acordo com as tendências de mercado. Através dos seus Business Innovation Center, continua na vanguarda no que diz respeito à inovação, trabalhando, continuamente, em Investigação & Desenvolvimento, através da colaboração com os seus clientes e parceiros. A vertente inovadora da Konica Minolta tem resultado em reconhecimento por parte de entidades de renome, como é o caso da Key Point Intelligence, que atribuiu à empresa o 2018-2019 Buyers Lab PaceSetter award for Smart Workplace Vision, sendo a Konica Minolta a única entidade na indústria reconhecida com esta distinção. Em Portugal, foi no ano de 2003 que a Konica Minolta Business Solutions Portugal adotou esta designação, com a fusão entre a Konica e a Minolta. Representada pela sede em Lisboa, tem escritórios no Porto, Coimbra e Faro, contando com 200 colaboradores. Foi considerada uma das 100 melhores empresas para trabalhar em Portugal pelo terceiro ano consecutivo e está concentrada na Transformação Digital dos seus clientes.

 

Para mais informações, consulte https://www.konicaminolta.pt/pt-pt/central-de-imprensa e siga a Konica Minolta no Facebook e Linkedin.

 

Artigos relacionados

Artigos relacionados