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Gestão da complexidade: simplificar workflows, gerir dados

Quanto maior for uma empresa, menos evidentes serão as suas estruturas. A gestão da complexidade ajuda as PME em crescimento a manterem-se organizadas, dinâmicas e competitivas.

06.09.2021
7 minutos 7 minutos
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É frequente que o crescimento das organizações ocorra com o aumento de fluxos de trabalho. A gestão da complexidade ajuda a manter a organização e uma visão geral sobre a empresa, reduzindo regras obsoletas e interligando processos. Neste artigo explicamos como ajudar a reduzir a complexidade dos negócios e, assim, não perder de vista os seus objetivos.

A matéria-prima é necessária para fabricar um produto. Para fornecer um serviço, é necessária informação sobre o cliente. Da mesma maneira, o marketing e as vendas também não podem assumir um trabalho sem algo para oferecer. Nos negócios, muitos fatores diferentes vivem de forma interdependente e inextrincável, razão de sobra para que a maioria dos workflows nas empresas de hoje em dia seja, no mínimo, complicada.

A globalização e a digitalização enredam ainda mais os workflows, mas também trazem novas oportunidades e desafios. Até as Pequenas e Médias Empresas (PME) têm atividade, hoje em dia, a um nível internacional, estejam a produzir componentes para fabricantes de automóveis na China ou a expandir-se com filiais nos EUA. O lucro é apenas uma razão, pois desta forma as PME também captam mercados e reforçam a sua posição competitiva. Contudo, quanto mais departamentos, parceiros e clientes estiverem envolvidos, maior será o esforço organizacional necessário dentro da empresa. Tudo isto torna difícil para os responsáveis pela gestão acompanharem todos os fatores relevantes.

Como identificar a complexidade numa empresa?

Um sistema é considerado complexo se contiver fatores que se influenciam mutuamente e que são parcialmente desconhecidos. Para muitas PME em crescimento, os novos mercados são o grande desconhecido. Ao mesmo tempo, o seu próprio mercado é muito ágil, enquanto o tratamento e gestão de dados digitais ganha também cada vez mais importância. É por isso que atualmente a maioria das empresas (desde os grandes fabricantes de automóveis a pequenas start-up) trabalha em sistemas complexos.

Os quatro modelos de sistema:

  • Os sistemas simples contêm um pequeno número de fatores a gerir. Neste caso, A leva diretamente a B. O sistema é previsível e estável.
  • Os sistemas complicados compreendem vários fatores conhecidos que se influenciam uns aos outros. O sistema é compreensível e organizado de forma lógica.
  • Os sistemas complexos contêm fatores que ainda são desconhecidos, o que torna os workflows difíceis de planear. Além disso, existem cada vez mais formas possíveis de completar esses workflows; no entanto, além de tornar os sistemas complexos, isto também os torna altamente flexíveis.
  • Nos sistemas caóticos a maioria dos fatores são desconhecidos, altamente dinâmicos ou demasiado semelhantes. O sistema não apresenta qualquer padrão claro e, portanto, não é planificável e quase impossível de controlar.

A complexidade no trabalho diário das PME

O mercado é vibrante ― como também deveriam ser as estruturas dentro das empresas. A gestão da complexidade ajuda as PME a permanecerem sustentáveis, ágeis e flexíveis. Abrange as cinco áreas descritas em seguida.

  1. Cadeia de valor: depende de fornecedores, empresas parceiras, logística, marketing, vendas, etc.
  2. Externa: inclui o mercado, os clientes e a concorrência.
  3. Interna: define a própria organização,gestão e produção da empresa, a tecnologia aplicada e toda a cadeia de valor.
  4. Gestão de variantes: coordena a gama de produtos. Quanto mais produtos e variantes de produtos existirem no mercado, mais complexos são, por exemplo, a produção, as vendas ou o marketing.
  5. Produto: inclui todos os fatores de produção. O objetivo é produzir bens ou fornecer serviços da forma mais rentável possível.

Tudo novamente sob controlo: gestão da complexidade

Nos modelos clássicos de gestão, coordenam-se workflows através de regras e especificações claras. Tais diretrizes proporcionam um sentimento de segurança aos colaboradores e asseguram uma interação harmoniosa com parceiros e clientes. Estes sistemas, que se dividem geralmente entre mais simples ou mais complicados, têm o seu foco na padronização e nos controlos.

Uma vez que a dinâmica nas empresas de hoje em dia se baseia em muitos mais fatores, tais estratégias de gestão fixas já não se aplicam. A gestão requer um sistema flexível onde não há apenas um caminho que conduza a um destino final.

A gestão da complexidade é uma abordagem para coordenar processos e workflows nas empresas. O método interliga processos conhecidos de uma nova forma e permite uma mudança para sistemas complexos, nos quais incertezas ou probabilidades, tais como custos futuros de complexidade, são incluídos no planeamento. O objetivo desta abordagem é reduzir, controlar e prevenir processos complexos.

 

Ganhar controlo sobre os custos da complexidade

Quanto mais extensos forem os workflows de um sistema complexo, maior será o esforço envolvido no processo e, portanto, os custos. Este é um resultado adicional, que deriva de eventos imprevistos ou projetos não planeados. Um cálculo antecipado inclui despesas adicionais maiores.

Existem três tipos de custos derivados da complexidade

  • Diretos: a produção fica mais cara do que o esperado, p.ex.
  • Indiretos: a expansão não planeada, mas necessária, de uma gama existente para satisfazer os desejos dos clientes.
  • Proporcional ao produto: desenvolvimentos necessários de novas ofertas a fim de permanecer competitivo, p. ex.

Tanto fatores internos como fatores externos são responsáveis por gerar custos de complexidade. Os potenciais fatores internos incluem um grande número de novos empregados ou desenvolvimento de produtos necessários. Já os fatores externos incluem, por exemplo, a expansão para outros mercados ou mudanças no comportamento dos consumidores dos clientes, aos quais a empresa tem de se ajustar.
Ao gerir a complexidade, a equipa responsável tenta compensar os custos acumulados e incluí-los em cálculos futuros. Ao mesmo tempo, a equipa desenvolve medidas para reduzir tanto quanto possível o esforço adicional e otimizar a eficiência dos workflows, sem cair numa armadilha de complexidade no processo.

A armadilha da complexidade

No momento em que os gestores percebem que os fluxos de trabalho se tornaram demasiado complexos, tendem a adotar uma abordagem drástica: reduzem processos através de cortes nas tarefas e nos orçamentos dos projetos, ou tentam localizar problemas em pontos individuais. Em vez de gerirem a complexidade, tentam transferir os seus fluxos de trabalho complexos para sistemas mais simples. No entanto, tais medidas só têm efeito em departamentos individuais, não nas empresas como um todo.

Estas soluções parciais podem ter consequências adicionais e tornar os custos de complexidade, a longo prazo, ainda mais elevados. Apenas uma estratégia holística e medidas abrangentes em toda a empresa melhoram os fluxos de trabalho e controlam de forma sustentável a complexidade necessária.

Exemplos de medidas a adotar na gestão da complexidade

  • Criar processos transparentes;
  • Partilhar a responsabilidade;
  • Envolver as equipas em novos fluxos de trabalho ainda na sua fase inicial;
  • Estabelecer ferramentas atuais de IT e novos modelos de processos;
  •  Melhorar a eficácia da produção;
  • Reduzir e simplificar a diversidade de produtos;
  • Acelerar a logística;
  • Evitar longos períodos de armazenamento;
  • Foco no serviço, ao invés de tentar cobrir todas as áreas.

Mais coragem para a complexidade

O tema da complexidade não deve ter apenas uma conotação negativa. Pode até ser uma boa estratégia para as empresas escolherem conscientemente modelos de negócio complexos.

Por exemplo, algumas empresas protegem a cadeia de produção contra atrasos: se um parceiro cancela uma entrega, outro preenche a lacuna. É por isso que, para certas componentes, o setor automóvel depende sempre de vários fornecedores, por exemplo.

Modelos de produção complexos também protegem as inovações técnicas contra a pirataria. Já as pequenas componentes, em particular, são frequentemente alvo de contrafação: ninguém falsifica um carro, mas muitas vezes podem encontrar-se peças suplentes falsificadas. Uma equipa de quatro dos Institutos Frauenhofer desenvolveu um corante fluorescente para ser aplicado nestes casos, que só é visível num determinado comprimento de onda de luz. Quando é aplicado a produtos, protege-os contra falsificações. Muitas empresas estão a dar a si próprias uma vantagem competitiva a longo prazo com processos de fabrico elaborados como este.

O tratamento de big data é outro exemplo de um sistema complexo. Atualmente, cada empresa recolhe dados digitais, mas o seu processamento não pode ser simplificado. Mais dados significa mais informação ― sobre clientes, concorrência, o mercado, e mais workflows dentro de uma empresa. Se a sua empresa conseguir fazer uso desse conhecimento, também estará à frente da concorrência. As ferramentas certas ajudam-no a gerir big data sem que sejam criadas barreiras de IT.

São necessários sistemas de IT inteligentes e automatizados para obter essa informação a partir dos dados. É o que faz, em parte, a Inteligência Artificial (IA): trazer ordem aos dados digitais e tornar possível filtrar o conhecimento. É útil em pesquisas, acelera os processos administrativos internos e simplifica a colaboração e a comunicação dentro das organizações.

Simplificar a complexidade: equipas ágeis e gestão transparente

A agilidade é outra conceção que, contribuindo para uma solução de gestão contemporânea, pretende lidar com sistemas complexos. A estratégia teve origem no setor da IT, com especialistas na gestão da complexidade a adaptarem-na a outros ramos profissionais. Muitas empresas já depositam a sua confiança na incorporação da flexibilidade diária: utilizam métodos ágeis, tais como o scrum ou o kanban, que significam mais responsabilidade pelo trabalho individual em equipas mais pequenas, que se gerem a si próprias e podem trabalhar em conjunto independentemente do tempo e do lugar, graças a novas plataformas de colaboração.

Estas novas estratégias, permitidas também pela assistência técnica hoje disponível, alteraram a gestão das equipas nas empresas, com transparência e cooperação a substituírem, cada vez mais, as cadeia rígida de comando. Dinamismo em vez de engarrafamento. Alternância de papéis em vez de processos fixos. Menos regras, mais liberdade. E, em última análise, tudo isto significa fluxos de trabalho simplificados e dados geríveis de forma muito mais simples.

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