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Crie a sua Caixa de Ferramentas de Transformação Digital para o seu Escritório Digital

Sete ferramentas fundamentais para transformar a sua empresa.

19.01.2022
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Conteúdos
A pandemia acelerou de forma decisiva a necessidade de uma estratégia de transformação digital, numa altura em que muitas empresas estão a aproveitar a oportunidade para avaliar formas de melhorar o seu desempenho, através da utilização de tecnologias digitais e de novos modelos empresariais que possam fomentar mudanças nas suas organizações. Mas os pormenores sobre o que significa montar uma empresa digitalmente madura nem sempre são óbvios. Através da integração das tecnologias que as empresas utilizam (desde ferramentas de comunicação e de colaboração, a aplicações de gestão e catalogação de informação, passando pelos serviços de contratação de gestão de conteúdos), um local de trabalho inteligente e conectado derruba barreiras de comunicação, permitindo a transformação da experiência dos clientes, aumentando a eficiência, a inovação e o crescimento. A chave para o sucesso, está na implementação eficiente de uma estratégia de transformação digital.

Pensar digitalmente

Em princípio, neste novo local de trabalho digital todos continuam a fazer aquilo que sempre fizeram. A informação é reunida, a informação é processada e a informação é trocada. Contudo, com a digitalização crescente, em vez de uma conversa cara-a-cara no corredor, os funcionários podem encontrar-se numa sala virtual para uma videochamada, ou trocar mensagens num sistema de chat. Os gestores de projeto podem introduzir os resultados do seu trabalho diretamente no software Wiki, deixar bilhetes sobre preocupações dos clientes ou com pedidos de desenvolvimento de produto, e participar em reuniões e apresentações em videoconferências. Os assistentes administrativos, os responsáveis pela assistência ao cliente e os vendedores também podem encontrar serviços digitais que os ajudem nos seus processos quotidianos.

Mas nada disto é uma surpresa — muitos de nós já nos encontramos a trabalhar digitalmente. A diferença é que agora também estamos a começar a pensar digitalmente. Por exemplo, a transformação do mundo do trabalho também representa uma oportunidade para desenvolver estratégias e apoiar a Agenda 2030 dos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU. Se reduzirmos o número de viagens de trabalho e se os grandes escritórios passarem a funcionar em espaços mais pequenos, podemos fazer uma contribuição significativa para reduzir as emissões de CO2 e para proteger o meio ambiente.


Tecnologia: a caixa de ferramentas da transformação digital

Para Pequenas e Médias Empresas, sobretudo, as exigências de IT relacionadas com a transformação digital, tais como construir novas infraestruturas ou ajustar a escala de sistemas existentes, podem ser difíceis de concretizar. Estas organizações geralmente não têm os especialistas necessários nos seus quadros, portanto têm de recorrer a consultores externos para fornecer não apenas uma grande quantidade de produtos e soluções, mas também para o serviço completo e assistência. De forma semelhante, muitas das grandes organizações deparam-se com documentos fechados em armários no escritório enquanto tentam trabalhar remotamente.
 
É aqui que entram os fornecedores de managed services como a Konica Minolta. Podemos fornecer-lhe uma caixa de ferramentas digitais que contém os instrumentos e as tecnologias que os seus funcionários necessitam para desempenhar as suas tarefas, ajustadas à sua indústria. Terá alcançado um local de trabalho conectado e inteligente assim que dominar sete áreas-chave:

  1. SERVIÇOS DA CLOUD: a tecnologia da cloud é determinante para a transformação digital, garantindo liberdade e a flexibilidade para trabalhar a partir de qualquer local, sem necessidade de gerir e manter a sua própria infraestrutura;

  2. SERVIÇOS DE SEGURANÇA: a segurança apoia e viabiliza a digitalização, ajudando as empresas a alcançar a sua maturidade digital a partir de um ponto seguro;
  3. SERVIÇOS DE GESTÃO DE IT: assegura que os sistemas da empresa estão constantemente atualizados e seguros, operando silenciosamente nos bastidores, enquanto se garante que a informação nunca é perdida e, eventualmente, apoiando a continuidade e a maturidade digital da empresa;
  4. FERRAMENTAS DE COLABORAÇÃO: fornece às empresas um acesso simples a uma variedade de software e aplicações, que promove a colaboração, comunicação e produtividade das equipas;
  5. SERVIÇOS DE AUTOMATIZAÇÃO E FLUXOS DE TRABALHO: processos de fluxo de trabalho simples, embora poderosos, permitem que as empresas trabalhem de forma mais inteligente, ao mesmo tempo que as definições personalizáveis e capacidades móveis garantem flexibilidade e uma experiência mais fácil. A supervisão e rastreamento dos fluxos de trabalho assegura que os processos são mantidos e continuam a ser geridos com rendimento elevado. As soluções de gestão de caso servem para as organizações que já progrediram nas primeiras fases da transformação digital e pretendem obter uma visão de 360 graus dos documentos e dados em conjunto.
  6.  GESTÃO INTELIGENTE DE INFORMAÇÃO: converter o papel de outros tempos em conteúdo digital tem o objetivo de aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho, do armazenamento, da segurança e da conformidade legal, através do recurso à Automatização Inteligente (AI) e à Automatização de Processos Robóticos (RPA); direcionar documentos digitalizados através de fluxos de trabalho automatizados, reduzindo o turnaround e as entradas de dados;
  7. SERVIÇOS DE GESTÃO DE IMPRESSÃO: cuidar de toda a infraestrutura de impressão e digitalização, combinando serviços de consultoria, instalação de hardware e software, e fluxos de trabalho.

 
Na generalidade das organizações, melhorar as suas capacidades nestas sete categorias irá ajudar na forma como está a comunicar, colaborar, ligar e distribuir os seus serviços.
 
Frequentemente, as organizações instalam estas ferramentas em silos sem o benefício de uma estratégia holística de transformação digital. Para contornar este problema, tire algum tempo para falar com os nossos especialistas para tornar a sua organização num local de trabalho inteligente e conectado. Estes irão disponibilizar-se para criar uma estratégia de transformação digital que defina de forma clara a atuação da sua empresa e oriente o desenvolvimento do seu próprio escritório conectado.



 

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