M-Files

Gestão Inteligente da Informação


Através da implementação de um sistema de gestão de informação inteligente, as empresas beneficiam da qualidade, integridade e precisão da sua informação crítica. A gestão de informação inteligente visa, também, controlar o risco, assegurar conformidade, criar workflows e procedimentos consistentes, harmonizando, desta forma, os processos.


Contrariamente aos sistemas tradicionais de Enterprise Content Management (ECM), o M-Files permite às empresas a gestão do conteúdo independentemente do local em que a informação está armazenada, seja no próprio M-Files ou noutros sistemas ou repositórios. Os utilizadores beneficiam das ferramentas avançadas para encontrar, editar, partilhar e organizar conteúdo e informação para otimizar os processos de negócio.


Como funciona o M-Files?

As soluções M-Files de gestão de informação empresarial (EIM) aperfeiçoa e simplifica a forma como as empresas gerem documentos e outras informações, de modo a tornarem-se mais produtivas, mais eficientes e permanecerem em conformidade.

Características e Benefícios

Características e Benefícios

Pesquisa de Informação Ágil


Os utilizadores experienciam uma verdadeira experiência de pesquisa empresarial para encontrar e editar documentos e informação em todos os sistemas, de forma imediata - até nos dispositivos móveis. É possível aceder e editar planos de projeto em ficheiros de rede, ver contratos em SharePoint ou qualquer informação relacionada com um cliente no Salesforce, sem existir necessidade de migração.O M-Files aplica inteligência artificial para classificar e organizar tudo com base no que é, sendo que o utilizador não tem que ter preocupações relativas ao local de armazenamento dos documentos e informação nem com questões de versionamento.


Sistema Impulsionado por Metadados


Metadados são dados sobre dados - informação associada a um documento ou ficheiro cujo propósito traduz-se em definir, descrever e classificar esse documento ou ficheiro. O M-Files organiza toda a informação com base nos metadados visando tornar a pesquisa simples e permitir a cada utilizador procurar a informação da forma que lhe é mais intuitiva.


Partilha & Colaboração Simples


A partilha de documentos e a colaboração em equipa é mais eficiente com o M-Files - até com parceiros fora da

empresa.

As características avançadas de colaboração asseguram que apenas existe uma versão correta do documento em utilização; não existem duplicados nem versões desatualizadas. Editar (sublinhar, comentar) e aprovar documentos torna-se mais simples e eficiente.


Mobilidade Eficiente


O M-Files permite fazer a gestão de ficheiros de qualquer sistema e repositório a partir de qualquer dispositivo,

possibilitando o acesso a documentos e informação indispensável a qualquer momento e lugar. Permite, também, trabalhar em modo offline. É possível editar e guardar documentos sem conexão de rede ou wireless. Os dados editados são atualizados, de forma automática, quando voltar a haver acesso à rede.


Processamento de Documentos


O motor de workflows integrado no M-Files permite definir e automatizar determinados processos para assegurar consistência e eficiência. Um dos exemplos mais comuns trata-se do processo de faturação. Através do M-Files é possível otimizar este processo, automatizando, completamente, o workflow de aprovação. Workflows definidos com re-submissão, e controlo de regulamentos e datas de expiração agilizam o processo.


Protecção de Informação Confidencial


É relevante assegurar que o conteúdo está disponível, mas também seguro. Com o M-Files é possível definir permissões que garantem a segurança dos dados. A integração do sistema com a Active Directory aplica mudanças organizacionais sempre que os utilizadores mudam de funções, de forma automática.


Conformidade


O M-Files é a ferramenta ideal para gerir requisitos regulamentares e para gerir e controlar conformidade com o RGPD. O M-Files pode ser utilizado por auditores internos e externos e pode suportar qualquer tipo de auditoria ou certificação.


Implementação Simples e Flexível


A implementação do M-Files é realizada de forma simplificada. O sistema pode ser implementado em fases, se necessário, para assegurar que o processo não se torna um projeto de IT massivo para a empresa logo no ponto de partida.

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