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Estudo Konica Minolta revela maiores desafios das empresas

A Konica Minolta desenvolveu um estudo junto dos seus clientes em dez países europeus no período de setembro a novembro de 2017* para identificar os principais desafios com que se deparam as empresas hoje em dia.

Mais concretamente, o estudo analisou os desafios que são enfrentados pelos information managers (CIO) e outros stakeholders relevantes para os processos de negócio, bem como a forma como estão a lidar com os mesmos. Fornecer acesso ilimitado aos conteúdos, de forma segura e garantir que são facilmente “pesquisáveis” torna-se um desafio acrescido quando se consideram fatores como a pesquisa em vários sistemas de Enterprise Content Management (ECM) e Gestão Documental  assim como acessibilidade a documentos através de dispositivos móveis. Os inquiridos avaliaram o acesso ilimitado (41%) e a facilidade de pesquisa (34%) como os seus principais desafios na gestão de informação. Por outro lado, 57% das empresas não faculta acesso a documentos através de dispositivos móveis e 44% admitem que fornecem aos utilizadores uma pesquisa fraca ou mesmo não disponível. 

 Gestão de informação e sistemas de captura

 Numa altura em que se fala de excesso de informação e de uma grande quantidadede conteúdos gerados e partilhados eletronicamente, apenas 53% das empresas inquiridas possuem um sistema de gestão documental ou de conteúdos dentro das suas organizações. Embora a criação de imagens e  de documentos faça parte do quotidiano das empresas nos últimos trinta anos, e as primeiras implementações importantes de sistemas de gestão documental tenham ocorrido há mais de vinte anos, apenas 31% possuem sistemas de gestão documental. Do universo de inquiridos, 14% não dispõem de soluções de gestão documental nem de sistemas de gestão de informação (5% da pesquisa total) e, admitem que fazem partilha de ficheiros ou em cloud de forma “um pouco caótica”, sendo que 43% dependem de anexos de email e discos rígidos pessoais para partilha de documentos.

RGPD é um grande desafio

A partir de 25 de maio deste ano será implementado o novo Regulamento Geral de Proteção de Dados a nível Europeu (RGPD). Descrito como a mudança mais importante na regulamentação de privacidade de dados em 20 anos, as empresas, mediante o RGPD são obrigadas a garantir um armazenamento seguro e compliant de dados de cidadãos, clientes, potenciais clientes e colaboradores. De acordo com a pesquisa, 28% refere o RGPD como o maior desafio para serviços de gestão documental. Cerca de 43% das empresas com menos de 50 colaboradores referem que não têm conhecimento suficiente sobre GDPR para fazer mudanças nos seus processos e sistemas. Por outro lado, 47% de mais 500 organizações estão a repensar os seus processos de informação referente a clientes devido ao RGPD, reforçando a segurança e melhorando a gestão de registos.

Aplicações mais frequentes para processos de captura

As aplicações mais frequentes para processos de captura são referentes à contabilidade (contas a pagar (29%) e contas a receber (12%), seguidas de atendimento ao cliente (10%) e Recursos Humanos (8%). Cerca de 36% captura para arquivo e 37% não tem nenhuma aplicação para processos de captura  – é o caso de empresas de pequena dimensão. Em relação a estas aplicações, 10% sentem falta de experiência e 11% necessitam de formação para saberem o que é possível fazer com as mesmas.

Benefícios das iniciativas de documentos e processos

Do universo de inquiridos, 51% classificaram as melhorias a nível de agilidade e flexibilidade organizcional como os principais benefícios resultantes das iniciativas de documentos e processos. Isto reúne aspetos como mudanças organizacionais, otimização de processos, resposta ao cliente, outsourcing e adaptação a ambientes de negócios em mudança. Estes fatores são seguidos de maior partilha de conhecimento dentro e entre equipas (39%) e melhor atendimento ao cliente e retenção (35%). Todos os benefícios são intangíveis e difíceis de orçamentar, mas são fundamentais para o desenvolvimento de negócios de sucesso.

Retorno sobre o investimento

Apesar da natureza intangível de muitos dos benefícios, a aprovação de investimento na maioria das organizações é influenciada por critérios de retorno sobre o investimento. A pesquisa indica que um terço das iniciativas processuais e documentais retribui o investimento num período de 12 meses ou inferior, e dois terços em dois anos. 62% dos inquiridos estão a planear aumentar o seu investimento em sistemas de gestão documental e/ou de processos nos próximos dois anos.

 A forma como as pessoas trabalham hoje em dia influencia a forma como interagem com a informação para a mudança. O acesso fácil e intuitivo está a tornar-se mais importante para garantir que todos possam fazer o seu trabalho tão bem e de forma tão eficiente quanto possível”, afirma Marcel Cobussen, Business Development and Product Marketing Manager da Konica Minolta Business Solutions Europe. “Uma boa estratégia de gestão da informação é fundamental para cada empresa responder a todos aqueles com quem esta se relaciona, garantindo a sua competitividade e compliance com os regulamentos em vigor”.

 *Sobre o Estudo

Os resultados da pesquisa referidos neste relatório são retirados de uma pesquisa realizada no período de setembro a novembro de 2017. O estudo foi efetuado a uma amostra total de 332 inquiridos, via ferramenta digital. O questionário foi traduzido em seis idiomas e o convite para participar foi enviado por email para os clientes da Konica Minolta em dez países europeus que abrangem uma ampla gama de setores da indústria. Relativamente à dimensão das empresas, 44% dos inquiridos são organizações com 1-50 colaboradores, 39% com 50-500 colaboradorese 17% com mais de 500 colaboradores.

 O relatório completo “Improving and Automating Business Operations through Information Management – a Benchmarking Survey” está disponível em ecm.konicaminolta.eu