Produtividade e Colaboração
QUE TAREFAS QUOTIDIANAS LHE DÃO MAIS DORES DE CABEÇA?
Quais as tarefas rotineiras que lhe dão mais dores de cabeça?
- Não tem de tentar adivinhar onde os documentos estão;
- Não tem de alternar entre aplicações para fazer a procura.
Obtenha traduções rápidas com Workplace Pure. Proporciona um serviço de tradução que:
- Traduz até documentos de grandes dimensões nos formatos Word, PDF e PPT, e entrega a tradução num documento editável com o esquema original da página (incluindo tabelas, gráficos, imagens, etc.);
- É baseado no Deepl, reconhecido tradutor que recorre a tecnologia de tradução com IA;
- Está disponível em mais de 25 línguas.
Se deseja pôr fim às trocas de e-mail com documentos, está na altura de usar Microsoft Teams e SharePoint Online:
- Com Microsoft Teams, basta partilhar a ligação para a versão mais recente do documento com as pessoas (internas e externas) que precisam de acesso;
- Pode atribuir permissões para editar o documento;
- Todos podem trabalhar num documento em simultâneo;
- Obtém facilmente o histórico de edição do documento.
Se precisa de uma ferramenta simples e clara para a gestão de projetos, use Microsoft Planner. Aqui, pode:
- Atribuir tarefas aos colaboradores no projeto;
- Manter uma visão global sobre o estado das tarefas;
- Controlar o cumprimento dos prazos.
Tire máximo partido das reuniões virtuais com Microsoft Teams, OneNote e Stream.
- Recebe uma transcrição de cada reunião gravada, que pode consultar posteriormente sem ter de voltar a ouvir a gravação.
- Pode copiar as informações mais importantes para o seu bloco de notas pessoal OneNote e assinalar as tarefas.
Adeus, processos manuais. Olá, automatização!
Contratos
Ainda gere os seus contratos de forma tradicional, em papel?
Então, provavelmente sabe que isso ocupa muito espaço no escritório, a introdução de dados e a pesquisa consomem tempo, e datas importantes ou durações de contratos podem ser facilmente esquecidas.
Faturas
O seu processo de faturação e aprovação ainda envolve muitos passos manuais?
Se a sua equipa de contabilidade ainda tem de enviar aos aprovadores as faturas impressas ou encaminhar-lhes cópias digitalizadas por e-mail, quanto tempo este processo lhe consome?
Ou se o seu departamento de contas a pagar tem de extrair manualmente informações para fazer corresponder as faturas às ordens de compra, isso pode resultar em registos incorretos devido a erros humanos.
Ficheiros pessoais
O seu departamento de Recursos Humanos ainda gere os processos de pessoal em papel?
Então, provavelmente sabe o quão difícil é manter esses documentos e arquivos à prova de auditoria e em conformidade com os crescentes requisitos legais, como o GDPR.
Não vale a pena sequer começar a falar sobre os requisitos de espaço para os documentos em papel e a dificuldade em procurar informações, especialmente para empresas com colaboradores e gestores de Recursos Humanos em várias localizações.
Cansado do carrossel dos e-mails?
O trabalho de colaboração em documentos ainda é feito com o envio de rascunhos por e-mail? Sem edição simultânea, todos têm de esperar pela sua vez para contribuir; em alternativa, cada colaborador pode enviar as suas alterações individualmente, o que gera uma tarefa de consolidação complexa e propensa a erros.
Gestão eficiente de projetos: uma tarefa hercúlea?
Gerir projetos, controlar a conclusão das tarefas pelos participantes no projeto e garantir o cumprimento dos prazos pode ser um desafio, especialmente quando estão envolvidas várias pessoas/equipas em diferentes departamentos e, possivelmente, em diferentes locais.
Reunião terminada — esqueceu-se do que foi discutido?
Passa apressadamente de uma reunião online para outra? Esquece-se facilmente dos pormenores do que foi discutido? Embora as reuniões virtuais possam ser gravadas, pode ser difícil tomar notas ou encontrar informações importantes dos debates. As notas escritas à mão podem ser imprecisas e a pesquisa nas gravações pode facilmente exigir uma pesquisa laboriosa que desperdiça tempo e recursos.
Ainda gere os seus contratos de forma tradicional, em papel?
Então, provavelmente sabe que isso ocupa muito espaço no escritório, a introdução de dados e a pesquisa consomem tempo, e datas importantes ou durações de contratos podem ser facilmente esquecidas.
O seu processo de faturação e aprovação ainda envolve muitos passos manuais?
Se a sua equipa de contabilidade ainda tem de enviar aos aprovadores as faturas impressas ou encaminhar-lhes cópias digitalizadas por e-mail, quanto tempo este processo lhe consome?
Ou se o seu departamento de contas a pagar tem de extrair manualmente informações para fazer corresponder as faturas às ordens de compra, isso pode resultar em registos incorretos devido a erros humanos.
O seu departamento de Recursos Humanos ainda gere os processos de pessoal em papel?
Então, provavelmente sabe o quão difícil é manter esses documentos e arquivos à prova de auditoria e em conformidade com os crescentes requisitos legais, como o GDPR.
Não vale a pena sequer começar a falar sobre os requisitos de espaço para os documentos em papel e a dificuldade em procurar informações, especialmente para empresas com colaboradores e gestores de Recursos Humanos em várias localizações.
Soluções ECM como o M-Files são especialmente úteis em departamentos jurídicos, contabilísticos e de Recursos Humanos, onde os processos são altamente beneficiados com a digitalização.
- Com a gestão digital de contratos, a gestão digital de faturas e o dossiê digital individual, os contratos, as faturas e os ficheiros RH, respetivamente, são armazenados numa base de dados única.
- Com tudo num único local, a informação está disponível para os utilizadores autorizados à distância de um clique, acelerando processos como os de aprovação e mantendo a segurança da informação.
Produzir documentos digitalizados e processar a informação demora demasiado tempo?
Se costuma digitalizar as faturas recebidas, guias de remessa e outros documentos para processamento e arquivo, saberá o tempo que demora a atribuir nomes e guardar os ficheiros. Também é fácil cometer erros ao atribuir nomes aos ficheiros e a escolher locais de armazenamento de forma manual.Uma solução inteligente de encaminhamento de documentos como o Dispatcher Phoenix resolve o desafio de atribuir nomes e armazenar ficheiros, simplificando o reencaminhamento de mensagens e de e-mails, o que também poupa tempo e aumenta a precisão dos seus processos.
