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2023 foi o ano em que a evolução e expansão contínuas do Escritório Digital mais se evidenciaram. Este espaço continuou a desempenhar um papel fundamental no sucesso do trabalho remoto, transformando o escritório moderno num local simultaneamente disperso e unificado, e alimentando assim a tendência do trabalho híbrido, que continua a florescer em muitos setores. Fatores mais amplos, como a emergência climática global, a escalada da crise do custo de vida e da inflação, juntamente com conflitos geopolíticos e guerras, também exercerão a sua influência no Escritório Digital ao longo do ano de 2024. Com as organizações e as empresas a trabalharem para se manterem rentáveis e competitivas, respondendo simultaneamente à evolução das expectativas e necessidades dos trabalhadores, juntamente com os desafios persistentes da escassez de competências, a importância da tecnologia do Escritório Digital continuará a crescer. Além disso, o seu papel na garantia da satisfação, retenção e atração de talentos dos trabalhadores tornar-se-á mais e mais vital.
Tendência 1: Utilização estratégica da Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning para a automatização de tarefas Com sistemas automatizados com IA ou Machine Learning, as tarefas laboriosas, demoradas e repetitivas podem ser deixadas às máquinas, conferindo aos trabalhadores capacidade para tarefas mais produtivas. O mercado da IA crescerá globalmente de 298 246,87 mil milhões de dólares americanos em 2024 para 1 847 495,6 mil milhões de dólares americanos em 2030. Quase metade dos trabalhadores (45 %) previram que a IA causaria uma mudança «significativa» nos seus empregos no próximo ano, ao passo que mais de um terço disse sentir-se sobrecarregado e preocupado com essas mudanças [1]. A implementação de sistemas automatizados tem de ser feita de forma inteligente, ética, sensível e cuidadosa, por forma a garantir o aumento da produtividade dos trabalhadores, respeitando simultaneamente os seus direitos e as opiniões e preocupações mais vastas da sociedade. A Konica Minolta está a trabalhar para integrar mais IA nas suas Soluções de Gestão Inteligente da Informação. O objetivo é introduzir cada vez mais automatização para retirar as tarefas árduas e demoradas aos funcionários; na captura de informação de documentos, por exemplo, o OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) — que exige uma formação extensiva — deve ser substituído pela IA, que não requer qualquer treino para extrair informações de documentos. A Konica Minolta está também a trabalhar em serviços individuais de OpenAI para resumir, sintetizar, codificar e analisar folhas de cálculo de Excel. Estes serviços podem ser utilizados, por exemplo, para resumir automaticamente documentos, prestar apoio no processo de brainstorming ou fazer previsões. Tendência 2: Segurança e privacidade de dados A diretiva NIS2 da União Europeia (Diretiva Redes e Sistemas de Informação 2022) entrou em vigor a 16 de janeiro de 2023 e deverá estar consagrada na legislação de todos os Estados-Membros da UE até 17 de outubro de 2024, com o objetivo de reforçar a resiliência cibernética dos operadores europeus de infraestruturas críticas e serviços essenciais. Tendo em conta a ameaça contínua dos ciberataques, que voltaram a aumentar drasticamente em 2023 (os ciberataques semanais aumentaram 7 % em todo o mundo no primeiro trimestre de 2023, em comparação com o mesmo período do ano passado, de acordo com o último relatório da Check Point [2]), e tendo como pano de fundo a diretiva NIS2, muitas empresas terão de se proteger ainda melhor para solidificar a resiliência dos sistemas e processos mais importantes. Os clientes também estão a elevar a fasquia: a maioria (87 %) dos consumidores afirma que não fará negócios com uma empresa se tiver dúvidas sobre as práticas de segurança dessa empresa [3]. As organizações devem, em particular, considerar medidas avançadas de cibersegurança, como a autenticação multifator, a encriptação e a adoção de soluções seguras de armazenamento na cloud para garantir a segurança da informação. É aqui que o apoio profissional de um parceiro especialista em segurança como a Konica Minolta faz toda a diferença, com serviços como a proteção de identidade, dados e endpoints, serviços de gestão de backup e monitorização e gestão remotas. Tendência 3: Envolvimento e bem-estar dos colaboradores Os funcionários são o recurso mais valioso de uma organização: é por isso necessário cultivar e desenvolver com eles uma relação positiva e produtiva. O bem-estar e a participação dos trabalhadores são fundamentais, especialmente num mercado de talento cada vez mais competitivo, o que será exacerbado pela evolução das expectativas dos trabalhadores da Geração Z em relação ao local de trabalho (49 % escolhem o seu trabalho/empregador com base em valores pessoais [4]), pelo envelhecimento da população (entre 2015 e 2050, a população mundial com mais de 60 anos quase duplicará, passando de 12 % para 22 % [5]) e pela escassez de competências [6], o que também exerce uma pressão crescente sobre os trabalhadores. Acordos de trabalho flexíveis, apoio à saúde mental, proporcionar uma experiência digital adequada aos trabalhadores e recursos para um maior equilíbrio entre a vida profissional e a vida privada são elementos cruciais de um dever de assistência aos trabalhadores. A Konica Minolta promove o programa Flourish, que proporciona apoio em todos os aspetos da experiência de trabalho, incluindo o desenvolvimento e crescimento pessoal, a saúde e o bem-estar, e a celebração do talento e do sucesso. A Konica Minolta também promove a diversidade, a equidade e a inclusão de todos os funcionários com a execução, por exemplo, de programas como o Woman2Lead e o ShePlus, o desenvolvimento de ERG (Employee Resource Groups) como a rede LGBTQ+ VIBRANT ou o aumento da consciencialização para a inclusão da deficiência. Além disso, a empresa promove uma abordagem flexível ao trabalho no escritório, a partir de casa ou numa opção híbrida, para um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Tendência 4: Mais colaboração baseada na cloud O trabalho híbrido e remoto é alimentado por sistemas de comunicação e colaboração baseados na cloud. Assim, quanto maior a sua adoção e aperfeiçoamento, maior a garantia de que a sua força de trabalho continuará a trabalhar em conjunto, de forma harmoniosa e produtiva. A tendência está a instalar-se entre as organizações, com o mercado do software de colaboração a registar uma taxa de crescimento anual de 2 % [7]. O segmento de maior crescimento das ferramentas de colaboração é o das aplicações de trabalho em equipa para dispositivos móveis, que permitem aos trabalhadores trabalhar em conjunto independentemente da sua localização [8]. Como Parceiro de Soluções Microsoft Cloud, a equipa de especialistas acreditados da Konica Minolta é capaz de prestar assistência a qualquer organização, de qualquer tipo ou dimensão, e de ajudar a retirar todos os benefícios de comunicação e colaboração da gama de ferramentas da Microsoft. Tal inclui o Microsoft 365, com o Microsoft Teams, que ajuda as empresas a organizar e interagir melhor com os funcionários. Tendência 5: Sustentabilidade e garantir que a tecnologia e as práticas no local de trabalho são o seu maior apoio Com o pano de fundo das alterações climáticas, o tema da sustentabilidade continuará a ser muito importante quando em 2024 se falar do Escritório Digital. No fundo, a questão está em saber até que ponto a Transformação Digital, com as suas tecnologias e a alteração das práticas no local de trabalho, pode atuar como motor para a sustentabilidade. Talvez o exemplo mais tangível de digitalização que minimiza o consumo de recursos no desempenho empresarial seja a redução da utilização de papel, especialmente se considerarmos que, em média, 50 % dos resíduos das empresa são papel [9]. As ferramentas da cloud e de colaboração permitem agora colaborar remotamente, reduzindo a necessidade de deslocação para o escritório ou de viagens aéreas para reuniões. Estas soluções, em particular, também podem ser mais sustentáveis do que as soluções locais, desde que sejam tidos em conta determinados fatores (como o consumo de energia, consumo de água, vida útil dos dispositivos, limpeza digital). Os servidores da cloud que funcionam com eletricidade 100 % renovável, por exemplo, consomem apenas metade das emissões de CO2 equivalente por ano/servidor em comparação com os servidores locais com eletricidade renovável. Os servidores no local sem eletricidade renovável consomem até seis vezes mais [10]. Com a sua abordagem ao Escritório Digital, que se centra na colaboração digital e em processos inteligentes e sem papel, a sustentabilidade torna-se cada vez mais central nos projetos da Konica Minolta dirigidos aos locais de trabalho do futuro. Para além das soluções de colaboração Microsoft 365, a empresa também oferece alojamento de Infraestrutura como Serviço (IaaS) e Software como Serviço (SaaS) nos seus próprios centros de dados, que têm certificação ISO14001 e funcionam a energia 100 % renovável. Para as necessárias visitas de assistência, a Konica Minolta trabalha com a ferramenta de serviço remoto visual AIRe Link, que já poupou 23 567 visitas a instalações, 911 295 quilómetros e 330 toneladas de emissões de gases com efeito de estufa desde 2020 [11]. «À medida que os locais de trabalho continuam a evoluir e a mudar, é provável que venhamos a assistir a uma maior dependência da tecnologia e a formas de trabalho mais inteligentes, que tirem partido das vantagens da automatização. Com a agitação global e as pressões económicas contínuas, juntamente com os desafios a longo prazo, como o aprofundamento da emergência climática e o envelhecimento global da população, as práticas de trabalho flexíveis e sustentáveis nunca foram tão importantes. É por isso que a Konica Minolta está empenhada, de uma forma apaixonada, em apoiar a evolução da digitalização dos locais de trabalho através do portefólio do Escritório Digital, concebido para responder a todas estas necessidades a partir de um único fornecedor especializado, permitindo que as organizações se concentrem nas suas atividades principais com total tranquilidade.» Olaf Lorenz Diretor do Departamento de Marketing Internacional da Konica Minolta Business Solutions Europe [1] Cerca de metade dos trabalhadores europeus espera que a IA tenha um impacto «significativo» nos seus trabalhos já em 2024. Euronews, 2023, https://www.euronews.com/next/2023/09/13/nearly-half-of-european-workers-expect-ai-to-significantly-impact-their-jobs-by-2024 [2] «Os ciberataques sobem 7 % a nível mundial no primeiro trimestre de 2023», Infosecurity Magazine, 2023, https://www.infosecurity-magazine.com/news/global-cyber-attacks-rise-7-q1-2023/ [3] «50 estatísticas de privacidade de dados para abrir os olhos em 2023», Enzuzo, 2023, https://www.enzuzo.com/blog/data-privacy-statistics [4] «Para os Millennials e a Geração Z, as questões sociais estão no topo das atenções — eis como as organizações podem promover uma mudança significativa», Forbes, 2021, https://www.forbes.com/sites/deloitte/2021/07/22/for-millennials-and-gen-zs-social-issues-are-top-of-mind-heres-how-organizations-can-drive-meaningful-change/?sh=54e2d6cb450c [5] «Envelhecimento e saúde», OMS, 2022, https://www.who.int/news-room/fact-sheets/detail/ageing-and-health [6] «Relatório da Comissão reporta escassez persistente de trabalho e competências e procura novos caminhos para a enfrentar», Comissão Europeia, 2023, https://ec.europa.eu/social/main.jsp?langId=en&catId=89&furtherNews=yes&newsId=10619 [7] Estatística Collaboration Software — Worldwide, Statista, 2023, https://www.statista.com/outlook/tmo/software/productivity-software/collaboration-software/worldwide#revenue [8] «70 estatísticas essenciais sobre software de colaboração online: análise de mercado & dados de 2023», Finances Online, 2023, https://financesonline.com/online-collaboration-software-statistics/ [9] «Factos sobre o desperdício de papel», The World Counts, 2023, https://www.theworldcounts.com/stories/paper-waste-facts [10] «A pegada carbónica dos servidores», Go Climate, 2022, https://www.goclimate.com/blog/the-carbon-footprint-of-servers/ [11] Em novembro de 2023