Acolhimento: como conseguir a apresentação perfeita

As primeiras impressões importam. Um início bem-sucedido num novo trabalho irá determinar a forma como um funcionário se irá integrar na equipa, como se irá enquadrar na empresa, e quão produtivamente irá trabalhar. Num inquérito do Haufe Group, 89 % das empresas que utiliza o acolhimento sistemático diz que isso melhorou ou acelerou a integração das novas contratações no seu trabalho.

Definição: o que é o acolhimento?

O acolhimento é o processo de apresentar novas contratações a uma empresa. Essa definição não inclui apenas o primeiro dia de trabalho. Muitas empresas incluem todo o período desde a contratação até ao fim da fase experimental.

Objetivos do acolhimento:

• As novas contratações sentem-se bem recebidas e integram-se rapidamente nas equipas.
• Networking e criação rápida de novos contatos, incluindo entre diferentes departamentos.
• As novas contratações veem cumpridas as suas expectativas pessoais e profissionais no local de trabalho e não se sentem nem sobrecarregadas nem inativas.
• Os novos funcionários permanecem o máximo de tempo possível na empresa e recordam afetuosamente o seu primeiro dia e as primeiras impressões.

Quais são as fases do acolhimento?

Um processo de acolhimento de funcionários bem estruturado pode ser dividido em três fases.
 
A fase de preparação começa ainda antes do primeiro dia de trabalho. A maioria das pessoas recorda o seu primeiro dia bastante tempo depois, seja na escola, na universidade ou no local onde praticaram desporto. É por isso que o primeiro dia no trabalho deve ser uma experiência positiva para as novas contratações. É especialmente importante acalmar quaisquer ansiedades que os novos funcionários possam ter.

Fase de preparação: criar as condições certas

Algumas tarefas da lista de acolhimento devem ser cumpridas antes do primeiro dia no trabalho para que as ansiedades sejam minimizadas:
 

• As novas contratações são informadas previamente sobre como irá decorrer o seu primeiro dia e sobre as regras de vestuário no local de trabalho.
• A receção deve ser informada sobre a chegada de novos funcionários e deve recebê-los de forma apropriada. Também devem saber a que equipa pertencem e conduzi-los até ela.
• O novo local de trabalho deve estar preparado para ser usado, limpo e acolhedor.
• Isto inclui equipamentos técnicos completos e funcionais. A documentação que a ser verificada pela contabilidade também deve estar pronta.
• Um pacote de boas-vindas deve, idealmente, incluir informação sobre a declaração de princípios da empresa, um organigrama e um programa de apresentação. Uma pequena lembrança também é aconselhável.

Fase de orientação: boas-vindas pessoais

As primeiras semanas num novo local de trabalho não se limitam às coisas que um funcionário deve fazer, mas também se trata de o apresentar à empresa.
 

• Uma visita guiada à empresa e ao mundo produtivo irá dar aos novos funcionários um panorama geral do ambiente de trabalho.
• Deve ser dada aos novos funcionários a oportunidade de conhecer os membros da administração e de todos os departamentos pessoalmente.
• Convidar os funcionários para almoçar juntos irá ajudá-los a conhecer melhor a nova equipa. É especialmente importante que as chefias imediatas sejam incluídas neste processo.
• Um mentor serve como ponto de contacto constante e pode apresentar os novos funcionários a qualquer pessoa com quem precisem de falar. Isto irá ajudá-los a perceber os segredos do seu trabalho e da sua área de atuação.
• Um gestor que desempenhe o papel de formador é sempre muito melhor a fazer passar os objetivos e a filosofia da empresa do que um conjunto de recomendações.

Fase de integração: identificação com a empresa

Idealmente, o período experimental irá terminar com a satisfação de todos. É possível influenciá-lo sistematicamente através de medidas incluídas no programa de acolhimento.
 

• Para melhorar a integração, é importante definir objetivos para o desenvolvimento dos novos funcionários através de um plano de apresentação. Dessa forma, ficam a saber que estão a trabalhar rumo a algo. O que é importante é que esses objetivos sejam alcançáveis durante o período em questão e que o sucesso seja reconhecido.
• O team-builiding, formação e ofertas de trocas de conhecimento interno farão da empresa mais atraente para qualquer funcionário. Os gestores de Recursos Humanos podem usar estes métodos para aumentar ativamente as hipóteses de retenção de talento e, assim, as novas contratações permanecem na empresa durante mais tempo.
• O departamento de RH deve estar disponível para responder a perguntas dos novos funcionários no primeiro dia. O seu feedback sobre o processo de acolhimento irá ajudar a melhorá-lo constantemente.

Conselhos para um início tranquilo

Um bom acolhimento não tem de custar muito tempo ou dinheiro a uma empresa. É possível padronizar o processo para uma grande escala. Um plano de apresentação ajuda a definir todos os princípios importantes. Também é possível utilizá-lo para definir responsabilidades claras a todos os envolvidos no processo de acolhimento: listas que mostrem todas as tarefas importantes ajudam. Um horário irá garantir que os tópicos e a sequência das atividades de acolhimento estão organizadas adequadamente.
 
Não se esqueça de que as pessoas são diferentes, e isso inclui a maneira com que se habituam a coisas novas. Pode levar mais tempo a alguns e menos a outros. O processo de acolhimento deve ser suficientemente flexível para permitir que todos possam participar.
 
O software de acolhimento pode ajudar os responsáveis pelos Recursos Humanos e outros gestores no processo de integração de novos funcionários. Alguns programas incluem um calendário com uma agenda e lembretes sobre o processo de acolhimento. Outras ferramentas estão pensadas para os novos funcionários e oferecem recursos como oportunidades de e-learning. Isto permite que aumentem os seus conhecimentos e que participem ativamente no processo de acolhimento.