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Trabalhar apenas quatro dias em vez de cinco, mas receber o mesmo salário. Pode parecer um sonho para muitos colaboradores, mas em breve poderá tornar-se realidade graças à crescente digitalização e à constante evolução da inteligência artificial. As ferramentas tecnológicas e a automatização podem permitir aos funcionários gerirem a sua carga de trabalho e realizarem as suas tarefas de forma mais rápida e eficiente. Tarefas rotineiras, repetitivas ou sem sentido que são morosas podem ser automatizadas graças à IA, libertando os colaboradores e poupando tempo. Apesar da redução do horário de trabalho, os colaboradores continuam a ser tão produtivos como antes e a alcançar o mesmo desempenho laboral, e é por isso que a semana padrão de quatro dias está mais próxima do que nunca.

Houve uma época em que a produtividade e o trabalho árduo dos colaboradores eram medidos em horas. Para muitos funcionários (em funções tradicionalmente de escritório), calcular o horário de trabalho já não é tão simples como «picar o ponto» à entrada e à saída. A Internet, os dispositivos móveis e a introdução de locais de trabalho híbridos, domésticos e eletivos mudaram o local de trabalho, permitindo que as pessoas desempenhem as suas funções onde e quando precisam ou querem.

Uma das desvantagens destas novas liberdades é a potencial perda do equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, ou os limites entre ambas que se tornam menos evidentes. Para abordar esta situação, uma iniciativa que tem ganho força nos últimos anos é a introdução da semana de quatro dias. A ideia é incentivar as pessoas a trabalharem de forma mais inteligente e não a trabalharem mais.

Os defensores desta abordagem argumentam que o princípio de uma semana reduzida de quatro dias melhora o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, reduz o stress e aumenta a eficiência, enquanto os críticos se preocupam com a continuidade do negócio e com os potenciais desafios em termos de produtividade. Assim, o sucesso de um regime de semana de quatro dias depende da manutenção ou, de preferência, do aumento dos níveis de produtividade, um benefício que também pode ajudar a lidar com a escassez de mão de obra, enquanto os funcionários também obtêm um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal.

Muitas empresas e governos testaram o conceito, com testes a apresentarem resultados positivos no bem-estar e na retenção de colaboradores.

Evolução da semana de trabalho

Atualmente, a semana de trabalho média na UE é de 37,5 horas. Mas não foi sempre assim. De acordo com
Huberman (consultar gráfico adjacente), as horas de trabalho nos países industrializados diminuíram drasticamente no último século, de 1870 a 2000, mesmo que, entretanto, se tenham observado variações. Por exemplo, nos Países Baixos, os colaboradores trabalhavam 3285 horas por ano em 1870, mas apenas 1347 horas em 2000. Além disso, noutros países, como a Alemanha e a França, as horas de trabalho foram drasticamente reduzidas.

Para além dos fatores sociais e políticos, como as melhorias das condições de trabalho devido aos movimentos laborais, incluindo os sindicatos, e a evolução da legislação governamental para limitar os horários de trabalho e impor padrões mínimos de bem-estar para os colaboradores, o progresso tecnológico também pode ter contribuído para isso, com economias em transição de indústrias de trabalho manual para muitas novas indústrias tecnológicas baseadas em conhecimento, que apresentam maior automatização e podem exigir menos trabalho manual.

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Fonte:
Secretariado Internacional do Trabalho

Um dos pioneiros dos horários de trabalho mais curtos e regulamentados foi Henry Ford, fundador da Ford Motor Company, quando introduziu turnos de 8 horas para os seus colaboradores em
1914, seguidos de um horário de trabalho de 5 dias e 40 horas semanais em
1926, que ainda hoje é comum em muitas empresas.

Para garantir condições de trabalho iguais e justas para todos os trabalhadores na UE e proteger a sua saúde, a UE também estipulou, na sua
Diretiva Tempo de Trabalho em 2003, que os trabalhadores não podem trabalhar mais do que uma média de 48 horas semanais, incluindo horas extraordinárias.

Projetos-piloto promissores para uma semana de quatro dias

Desde então, tem havido sucessivas tentativas para introduzir horários de trabalho mais curtos ou mesmo uma semana de quatro dias. De acordo com a
World Population Review, mais de duas dezenas de países estão a realizar programas de teste e piloto para explorar a possibilidade de uma semana de quatro dias e alguns países introduziram oficialmente a possibilidade de uma semana de quatro dias permanente. Muitos programas-piloto de semanas de trabalho de quatro dias visam o modelo 100–80–100: 100 % de salário, 80 % de horas e 100 % de produtividade. Os dados iniciais sobre a semana de quatro dias estão a revelar-se promissores em muitos casos, uma vez que encurtar a semana média de trabalho ajuda os cidadãos, tanto nos países com trabalho duro como nos países com carga de trabalho excessiva, a melhorar o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, os níveis de stress e a satisfação geral.

Por exemplo, 2500 colaboradores participaram em testes na Islândia entre 2015 e 2019. Passaram de uma semana de 40 horas para uma semana de 35 ou 36 horas sem qualquer perda de salário. Os resultados dos estudos mostraram que a produtividade não foi afetada e, em alguns casos, até melhorou. Os investigadores descreveram os resultados como inovadores, com evidências que sustentam a eficácia da redução do horário de trabalho. As conclusões revelaram que uma semana de trabalho mais curta resultou em melhor bem-estar dos colaboradores, com melhorias nos níveis de stress, burnout, saúde geral e equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal.

Como parte de um período experimental da semana de quatro dias no Reino Unido em 2022, mais de 60 empresas de diferentes setores reduziram os seus horários de trabalho de várias formas: através de um dia de folga adicional coordenado, dias de folga intercalados ou uma semana de 32 horas ao longo do ano para empresas com necessidades sazonais, sem qualquer perda de salário. Os resultados foram promissores. Os níveis de stress dos colaboradores diminuíram e a maioria achou mais fácil equilibrar a vida profissional e os cuidados pessoais. Também há benefícios para as empresas: A retenção de colaboradores competentes melhorou com uma redução de 57 % na rotatividade (algo que é igualmente importante quando há falta de mão de obra qualificada disponível), e a rotatividade aumentou em média 1,4 %.

Desde 2019 que a 4 Day Week Global, uma organização sem fins lucrativos, tem orientado empresas de todo o mundo durante um período experimental de 6 meses de funcionamento com o sistema de uma semana de trabalho de quatro dias. Os relatórios revelam um aumento médio de 25 % da rotatividade da empresa, uma redução de 32 % dos despedimentos de colaboradores e 66 % de redução do burnout. Em 2024, a 4 Day Week Global realizou um estudo com 45 empresas alemãs e 6300 colaboradores que implementaram a semana de quatro dias a título experimental. Os participantes comunicaram uma melhoria significativa na saúde mental e um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal. A satisfação dos colaboradores também melhorou, o que contribuiu para melhores taxas de recrutamento e retenção nas empresas. Ao mesmo tempo, as empresas observaram uma produtividade estável ou mesmo aumentada, apesar da redução do horário de trabalho.

Um exemplo concreto é a empresa fintech Bolt. Após um período experimental de três meses em que os colaboradores tinham as sextas-feiras de folga, a empresa introduziu a semana de quatro dias de forma permanente. A Bolt alcançou resultados elevados nas áreas da moral, produtividade, retenção de colaboradores e recrutamento. 87 % dos gestores afirmaram que a sua equipa conseguiu manter a produtividade e os níveis de serviço em menos 20 % do tempo.

Como é que a IA e a automatização podem ajudar a gerir a mudança para a Semana de Quatro Dias

O avanço da IA está a acelerar e os sistemas de IA parecem ser uma forma óbvia de aumentar a produtividade através da automatização, proporcionando aos colaboradores ganhos de tempo valiosos que podem abrir caminho para a semana de quatro dias.

A IA destaca-se na automatização de tarefas repetitivas e rotineiras. Alguns exemplos incluem:

  • Introdução de dados e tratamento: o Reconhecimento inteligente de caracteres (Intelligent Character Recognition, ICR) utiliza a IA para a extração e o tratamento de dados de documentos ou para a automatização de tarefas como a limpeza de dados e a extração de várias fontes, incluindo dados não estruturados, como imagens e documentos impressos, enquanto reduz os erros de introdução manual. A Konica Minolta oferece as suas soluções
    Document Navigator     e
    Waidok    , que utilizam ICR para melhorar o reconhecimento e a extração de informação de documentos sem depender de modelos.
  • Pesquisa e edição de documentos: a IA é perfeita para pesquisar documentos de forma rápida e precisa. Por exemplo, pode ser utilizada para escrever resumos (uma breve descrição do assunto do documento) e está disponível na Konica Minolta no
    M-Files    ,
    Document Navigator    ,
    Copilot do Microsoft 365     e
    Waidok    . Também é possível fazer perguntas sobre um documento para uma melhor compreensão do seu conteúdo e está disponível quando utiliza M-Files, Waidok e Copilot do Microsoft 365. É igualmente possível recorrer à IA para reconhecer e ocultar dados pessoais em documentos (como nomes, números de telefone, endereços de e-mail e outros dados confidenciais) e está disponível no M-Files e no Document Navigator da Konica Minolta. A utilização de IA para tradução automática e altamente precisa de documentos é outra função muito útil disponível no Document Navigator, no Copilot do Microsoft 365 e no
    Workplace Pure     da Konica Minolta. Além disso, o Document Key Point Generation recorre à IA para compilar listas dos tópicos mais relevantes do documento e é uma funcionalidade do Copilot do Microsoft 365 e no Waidok.
  • Agendamento, tarefas e gestão de calendário: os assistentes de IA podem agendar reuniões, enviar lembretes e otimizar a gestão do calendário. Por exemplo, o
    Copilot do Microsoft 365     pode agendar tarefas e compromissos utilizando IA. Também pode ajudar a priorizar tarefas e monitorizar o progresso como forma de lhe dar assistência na gestão de tarefas diárias e semanais de forma mais eficiente.
  • Gestão de e-mails: as ferramentas com tecnologia de IA podem ordenar, priorizar e até mesmo redigir respostas a e-mails. O
    Microsoft Power Automate    , por exemplo, pode ser utilizado para criar e automatizar qualquer tipo de processo, como responder automaticamente a e-mails com um assunto ou anexo específico. Um exemplo poderão ser os e-mails automáticos em resposta a candidaturas a emprego.
  • Apoio ao cliente: os chatbots baseados em IA e os assistentes virtuais podem tratar de consultas rotineiras de clientes, como perguntas frequentes ou rastreio de encomendas. Um exemplo disso é o
    Power Platform Copilot Studio    , que inclui a ferramenta de IA da Microsoft, o Copilot, para o ajudar a criar sites cativantes. Com esta ferramenta, também pode integrar chatbots com tecnologia de IA que respondem a consultas. Estes chatbots são melhorados através de aprendizagem automática, refinando as suas respostas ao longo do tempo. Se for necessário, o chatbot encaminha os clientes para agentes ao vivo, resultando em tempos de resposta mais rápidos e melhor qualidade do serviço.
  • Análise de dados: a IA pode ajudar a analisar dados empresariais complexos (como tendências de vendas, eficiências operacionais, etc.) e fornecer rapidamente informações relevantes, mesmo sobre dados em tempo real, com mais precisão do que um analista humano. O
    Business Transparency Suite     da Konica Minolta elimina a necessidade de recolher e analisar dados manualmente em folhas de Excel. Tira partido da IA para fornecer informações relevantes sobre métricas de negócio importantes e oferece três serviços: Insights BI, ESG AI e Sales AI. O Insights BI produz painéis pré-criados com métricas de negócio importantes, como vendas, custos e níveis de stock. O serviço ESG AI utiliza a IA para recolher dados como números de CO2, geração de resíduos, consumo de energia e muito mais de várias fontes para o ajudar a compilar relatórios ESG. O Sales AI é uma ferramenta de previsão com tecnologia de IA que fornece previsões rápidas e precisas de vendas, procura e rotatividade de clientes, aproveitando a automatização inteligente para analisar o comportamento do cliente e agrupá-lo com base nos padrões de compra.
  • Automatização de marketing: as ferramentas de IA podem personalizar campanhas de e-mail, agendar publicações nas redes sociais e analisar métricas de desempenho de campanhas.
  • Supervisão de processos: os sistemas de IA e vídeo inteligentes, como as soluções de Qualidade de Inspeção Visual da Konica Minolta, também podem ser utilizados para monitorizar processos de fabrico ou em logística para verificar a qualidade, identificar erros ou detetar danos antes de as mercadorias serem expedidas. Estes sistemas também podem prever problemas nas máquinas para manutenção preditiva, o que poupa tempo aos operadores humanos e engenheiros.
  • Gestão de inventário: os sistemas de IA podem acompanhar os níveis de stock, prever a procura e automatizar os processos de novas encomendas, melhorando a eficiência da cadeia de abastecimento. Isto também pode ser útil para a gestão de encomendas de clientes.

Com a automatização de tarefas repetitivas e a otimização da eficiência, a IA permite aos funcionários serem mais produtivos e economizarem tempo, reduzindo potencialmente a necessidade de um horário tradicional de cinco dias e ajudando a lidar com a escassez do mercado de trabalho. Ao adotar esta abordagem produtiva para uma semana de quatro dias, os funcionários têm a oportunidade de encontrar um melhor equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal sem sacrificar o salário, aumentando a satisfação no trabalho e a sua lealdade para com uma entidade empregadora que os trata de forma justa. Para além dos colaboradores leais, este é um grande incentivo para os novos colaboradores se juntarem à empresa, o que é vital para as empresas que procuram encontrar os talentos certos num mercado de recrutamento altamente competitivo.

Enquanto fornecedor especializado em tecnologia, a Konica Minolta oferece uma série de opções que podem ajudar a sua empresa a adotar uma maior automatização de forma segura e produtiva para fazer face às necessidades da abordagem da Semana de Quatro Dias, trabalho flexível e satisfazer as expectativas crescentes dos colaboradores.

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