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Como eliminar o papel na gestão de documentos da sua empresa

17.01.2022

6 minutos 6 minutos

Keywords:

arquivo digital gestão documental

As pastas arquivadoras e as resmas de papel parecem nunca ser suficientes no seu escritório. Os equipamentos de impressão estão ocupados, frequentemente, pelos funcionários da Contabilidade ou da Tesouraria, que têm de imprimir quase todos os documentos. Estes cenários são-lhe familiares?

Mais um cenário a que é provável assistir na sua organização: imprimir as faturas que recebe via e-mail para juntar ao arquivo em papel da Contabilidade. Com certeza, ainda recebe muitas faturas em papel; mas também acreditamos que receba cada vez mais via e-mail.

E será que, no departamento de Recursos Humanos, os registos dos seus colaboradores estão devidamente arquivados e em segurança? Será que ainda imprimem todos os currículos e cartas que avaliam em cada recrutamento, mesmo que recebam centenas de candidaturas?

Se estes processos fazem parte das práticas diárias na sua empresa é porque o excesso de papel dita o ritmo do seu trabalho, e talvez ainda não saiba o que fazer para mudar. Damos o incentivo que lhe falta: explicamos aqui as diferenças entre um arquivo físico e digital, e como ter um arquivo digital reduzirá custos operacionais na sua empresa e aumentará a sua produtividade.

Diga adeus à era do papel — ou, pelo menos, à era do desperdício — e abrace as vantagens da digitalização com um sistema de gestão documental.

O maior receio: a (in)conformidade legal

Devido às normas estritas a que as empresas estão sujeitas, as Pequenas e Médias Empresas receiam entrar em inconformidade caso façam alterações à gestão de documentos tradicional. Muitas PME ainda acreditam serem obrigadas a ter um arquivo contabilístico físico, em papel, continuando a imprimir todas as suas faturas e a arquivá-las em dossiês e estantes, acreditando estarem assim a cumprir todos os requisitos legalmente exigidos.

A obrigação de manter toda a faturação em papel constituía, até há pouco tempo, um dos maiores obstáculos à transição digital das empresas. Saiba, no entanto, que já é possível passar para o mundo digital, quase na totalidade, a gestão dos documentos da sua empresa — e fazê-lo em absoluta conformidade com todos os requisitos legais.

Com o Decreto-Lei n.º 28/2019, a legislação portuguesa passou mesmo a prever a criação de condições para a desmaterialização de documentos, «incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico», o que permite às empresas reduzir custos e estimula «o desenvolvimento e a utilização (...) de novos instrumentos tecnológicos».
O artigo 23.º deste decreto deixa bastante claras as exigências legais — poucas e bastante simples — que lançam as bases para um bom arquivo eletrónico de documentos:

«As operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.»

«Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.»

O que é um sistema de gestão documental

Entre os instrumentos tecnológicos que permitem a criação de arquivos digitais ou eletrónicos estão os sistemas de gestão documental. Falamos não apenas de soluções para gerir a faturação, o peso pesado da gestão de documentos, mas para gerir de forma eficiente todo o tipo de documentos na vida das organizações.

Talvez não seja possível erradicar totalmente o papel do seu dia-a-dia, e, por isso, uma verdadeira solução de gestão documental interliga um arquivo físico com a criação de um arquivo digital. O que perceberá é que implementar uma solução deste tipo vai permitir-lhe assumir uma gestão quase totalmente digital — não só da organização dos documentos, mas também da própria informação dos documentos.

A maturidade das soluções de gestão documental de hoje prevê não só conformidade com exigências legais, mas também a possibilidade de pesquisa pelo vasto manancial de informação de cada empresa, concentrada num único repositório — acessível com criação de contas e níveis de autorização de pesquisa.

Acelerar a transição digital

Dentro das próprias empresas surgem, por vezes, obstáculos à transição para o mundo digital. Ao medo de entrar em inconformidade legal junta-se, muitas vezes, o receio da complexidade das soluções adotadas, bem como o medo de fugas de informação, de violação ou perda de dados. Contudo, são inúmeros os benefícios de adotar uma solução de gestão documental.

Terá maior facilidade, desde logo, em automatizar os processos na sua organização. Poderá criar fluxos mais sólidos de aprovação de documentos, obter maior rapidez na colaboração e resolução de tarefas e, assim, gerar maiores níveis de produtividade. Terá maior facilidade em criar backups de informação da sua empresa e, em caso de desastre, não terá de se preocupar com perdas de informação. Quanto vale poder garantir que toda a sua informação mais importante está a salvo?

A interface intuitiva e a usabilidade simples tornam estes instrumentos essenciais na transição digital das empresas. Com o serviço de digitalização adequado, aderir a uma gestão documental informatizada vai refletir-se num tratamento melhor da informação acumulada pela sua empresa, permitir obter dados para lidar com o mercado e conferir maior leveza. Tudo isto gera, obviamente, maior satisfação dos seus clientes e maior eficiência financeira, e uma enorme vantagem competitiva.

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Com KOMI Doc, beneficia de tecnologia avançada em matéria de segurança, a qual lhe garante um nível extremamente elevado de confidencialidade.

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Pensada para facilitar a aprendizagem dos colaboradores, a interface de KOMI Doc atrai pela sua intuitividade, otimizando a circulação no seio de diferentes serviços.

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Ao dar-lhe a possibilidade de se libertar das limitações do papel, a solução KOMI Doc irá oferecer-lhe um retorno rápido do investimento e uma redução de custos operacionais.

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Integrando motores de busca e de fluxos de trabalho avançados, a solução KOMI Doc permite-lhe acelerar os ciclos de validação e de acesso às informações pretendidas, promovendo ganhos de produtividade significativos.

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Rotulada e certificada por numerosos organismos, a solução KOMI Doc irá conferir força probatória aos seus documentos.

Aposte na mobilidade com KOMI Doc Mobile

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