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Impressão na cloud: 9 razões para mudar

Provavelmente já conhece a impressão a partir da cloud, mas talvez não saiba por que razão é crucial para a sua empresa. Explicamos-lhe não apenas por que é uma boa solução, mas por que é a única solução.

18.06.2021

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Spotify, Google Drive, LinkedIn, Instagram: ainda que não saiba, a computação na cloud já está enraizada no seu dia-a-dia. E agora, reforçada no último ano pela pandemia de covid-19, com a obrigatoriedade de teletrabalho, também tomou conta da sua vida profissional.

Dos servidores às finanças, oito em cada dez empresas esperam agora que mais de metade da sua infraestrutura de IT esteja baseada na cloud até ao final de 2021, e 43 % espera que toda a sua infraestrutura de IT esteja baseada na cloud até ao fim do mesmo ano. E por que não? A cloud é rápida, segura, rentável e eficiente.

No entanto, apesar de todos estes benefícios, muitas empresas ainda não encontraram a peça final, e a mais crítica, do puzzle da computação na cloud: a impressão a partir da cloud. Aqui estamos para explicar por que é que isso está a acontecer e por que queremos evitar que aconteça consigo.

Começando, então, pelas noções mais básicas: o que é exatamente a impressão na cloud? É uma solução que permitirá a qualquer funcionário imprimir qualquer documento, em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo (desde que com ligação à Internet), sem necessidade de diferentes drivers de impressão, ou de estar ligado a servidores de impressão específicos para diferentes impressoras. Por esta descrição, é possível perceber que o seu benefício mais imediato é a mobilidade. Pode oferecer a flexibilidade de uma impressão independente da localização, ao mesmo tempo que alivia a IT das organizações da complexidade de gerir uma miríade de drivers e servidores de impressão. Basicamente, a impressão na cloud oferece mais liberdade por menos trabalho.

Por si só, as vantagens apresentadas parecerão, certamente, suficientes, e alguns números apontam já para que 39 % das empresas tenha implementado algum tipo de plataforma de gestão de impressão na cloud. No entanto, outras empresas estão ainda a demorar. Talvez pareça demasiado arcaica a ideia de falar de impressão numa era digital e a ideia de uma solução de impressão especial pareça irrelevante e, por isso, seja esquecida. Ou talvez falar de novos modelos de impressão pareça demasiado complicado, demasiado dispendioso, algo cheio de obstáculos logísticos. Sabemos como a maioria dos departamentos de IT está sobrecarregada, e a ideia de instigar a mais uma mudança pode, simplesmente, parecer-lhes demasiado.

Mas nós, na Konica Minolta, também sabemos que todo este novelo de pensamentos é contraintuitivo. Em primeiro lugar, porque incentivar à mudança para os serviços de impressão na cloud é uma opção mais fácil do que se pode pensar e, em segundo lugar, porque tornará a sua vida mais fácil do que pode imaginar. Aqui estão as nossas nove melhores razões para que faça a sua mudança para a cloud.

A impressão é importante: embora, hoje em dia, quase todo o trabalho seja feito nos ecrãs, tal não significa que os documentos impressos sejam dispensados ― longe disso. Desde manter registos essenciais em forma física, como são os registos legais e financeiros, às pequenas empresas que enviam notas pessoais impressas com cada encomenda, ao governo, que envia documentação crítica aos cidadãos, ou até à impressão de dados relevantes para cada participante numa reunião importante, existem inúmeras razões pelas quais as pessoas continuam a utilizar uma impressora nos seus trabalhos. Só esta já é uma boa razão para que seja necessário um sistema de impressão melhor.
As pessoas que gerem a impressão importam: a tecnologia está em mudança constante e espera-se das equipas técnicas que se mantenham constantemente a par de todas as atualizações. Esta é uma tarefa árdua, a juntar às preocupações adicionais de segurança de dados, à crescente popularidade do teletrabalho, ao apoio contínuo aos utilizadores. Não há como negar que os departamentos de IT estão sobrecarregados, mas a impressão na cloud pode chegar para os ajudar. Uma consola de gestão baseada na web dá-lhe uma visão geral da rede local, simplificando instantaneamente a administração de atualizações quando há alterações à plataforma (por exemplo, alterar as propriedades de uma impressora ou atualizar e fazer upgrade dos servidores de cada vez que um patch de segurança é lançado).
E poupar dinheiro na impressão também importa: sem necessidade de investimento em servidores de impressão nem infraestruturas de impressão em geral, uma plataforma de impressão na cloud pode colher enormes poupanças para as empresas. Os benefícios também não param na implementação, que é mais rápida e simples. Além disso, com um modelo baseado em assinaturas, a impressão na cloud pode permitir às organizações manter uma melhor visão geral da impressão realizada e com isso gerir melhor os seus recursos, bem como prever com maior precisão os custos de impressão.
A impressão na cloud é segura: estudos sugerem que 73 % das organizações está preocupada com falhas de segurança relacionadas com a impressão na cloud. No entanto, quando executada corretamente, a impressão na cloud não poderia ser mais segura. Com o parceiro certo, terá a garantia de dois centros de dados: um centro de dados principal e um centro de dados de backup em caso de um catástrofe (improvável, esperamos) no centro de dados principal.
… e legal: com a solução certa de impressão na cloud, saberá também que o Data Center certo tem a certificação ISO 27001, cumprindo uma série de altos requisitos relacionados com a conformidade e com o RGPD, e que proporciona uma encriptação end-to-end aos seus dados (tanto para dados em repouso como em trânsito).
Vai crescer de forma mais sustentada: ninguém sabe exatamente o que o futuro reserva às empresas (e o último ano, em pandemia, lembrou-nos a todos disso). Contudo, com soluções de impressão na cloud pode flexibilizar os seus recursos de impressão, expandindo-os ou diminuindo-os, à medida das exigências da sua empresa e sem necessidade de atualizar os servidores de impressão. Da mesma forma, o seu contrato pode ser suficientemente flexível para se ajustar às suas necessidades em mudança: precisa de mais ou menos armazenamento? Precisa de novas licenças de utilizador? E o mesmo ajustamento é possível em muitas mais questões.
E estará sempre atualizado: a impressão a partir da cloud também significa que terá atualizações automáticas ao software e servidores sem que as equipas de IT tenham de as fazer. Além de libertar tempo essencial para as equipas, também é garantida a tranquilidade de quem beneficia da mais recente tecnologia, sem margem para o erro humano.
É mais simples do que pensa: com uma verdadeira solução de impressão na cloud, as empresas podem usufruir de todas as vantagens de se mudarem para a cloud, sem qualquer desvantagem. Se encontrar o fornecedor certo, a sua empresa pode dar o salto sem qualquer perda de horas de trabalho ou perturbação para os seus funcionários. Como a cloud não requer qualquer instalação prévia de infraestrutura ― estará simplesmente a instalar software, não hardware ― a transição pode ser suave, fácil e sem complicações.
Também para os seus utilizadores: embora o peso da mudança de sistemas de impressão recaia obviamente sobre as equipas de IT, o utilizador final não pode também ser esquecido (mesmo que esteja, neste momento, em trabalho remoto). Na maioria das organizações há pessoas que são resistentes à mudança técnica, e uma migração bem sucedida dependerá do êxito da integração de todos. Mais uma vez, ao escolher o fornecedor certo, pode gerir uma grande mudança na impressão da sua organização, sem qualquer mudança concreta para as pessoas que realmente trabalham com a impressão. Assim, agora que conhece os benefícios evidentes da impressão a partir da cloud, é altura de dar o próximo passo.