Neste guia, exploraremos como a gestão documental pode transformar a maneira como a sua empresa lida com a informação. A Konica Minolta está comprometida a fornecer soluções que não apenas otimizam a gestão de documentos, mas também impulsionam a eficiência e a segurança nos seus processos de negócios.
Aqui ficará a perceber o conceito de gestão documental e como ele pode revolucionar a organização e o acesso à informação na sua empresa. Abordaremos a importância de uma gestão documental eficiente, destacando os benefícios tangíveis que ela pode oferecer, desde a conformidade regulamentar até a melhoria da produtividade. Além disso, discutiremos como as soluções inovadoras da Konica Minolta se destacam, apresentando alternativas à gestão documental tradicional e evidenciando os desafios e limitações que podem surgir sem um sistema adequado.
Prepare-se para aprender como otimizar a gestão dos seus documentos e impulsionar a eficiência e organização dentro da sua empresa.
- O que é a Gestão Documental?
- Vantagens e benefícios da Gestão Documental
- Principais características dos sistemas de Gestão Documental
- Gestão Documental: Por onde começar?
- Como escolher o melhor software de Gestão Documental
- A que empresas pode ajudar a Gestão Documental?
- Que tipos de software de Gestão Documental existem no mercado?
O que é a Gestão Documental
Um sistema de gestão documental é um conjunto de hardware, software e processos que permitem realizar de forma eficiente a aquisição, indexação, armazenamento e recuperação de documentos em diferentes formatos físicos e digitais.
Desta forma, facilita-se o acesso eficiente à informação, garantindo ainda a sua integridade, segurança e disponibilidade, cumprindo com a legislação em vigor.
A gestão documental não é uma tarefa fácil para muitas empresas, sobretudo se forem pequenas ou médias. Repare que este processo inclui várias etapas, desde a captura e classificação inicial dos documentos, passando pelo seu armazenamento físico ou digital, até à sua disposição final, seja através da conservação permanente ou da eliminação de acordo com políticas estabelecidas. Além disso, uma boa gestão documental baseia-se em princípios como a rastreabilidade, autenticidade, confidencialidade e preservação do contexto.
A implementação de um sistema de gestão documental eficaz implica definir políticas e procedimentos claros, selecionar ferramentas tecnológicas adequadas para capturar, armazenar e gerir documentos, e formar e sensibilizar o pessoal sobre a sua importância e correta aplicação.
Parece complicado e aborrecido? Não se preocupe, porque nestas páginas vamos ajudá-lo a ter os conceitos mais claros e a dar-lhe um impulso para que encare a gestão documental da sua empresa com confiança e com o apoio de um parceiro fiável e experiente. Porque a gestão documental pode parecer esmagadora no início, mas é muito importante e poupar-lhe-á tempo, dinheiro e frustrações.
E porque é tão importante a gestão documental no seu negócio?
A natureza de uma ferramenta é resolver problemas concretos, e é precisamente isso que faz a gestão documental.
Existem uma série de problemas na gestão de documentos a que as PME se enfrentam diariamente: os documentos não dispõem de um procedimento e de um sistema que os capture, interprete e possa partilhar facilmente com as partes interessadas.
A gestão documental é crucial para empresas pequenas e médias como a sua, porque resolve estes problemas, permitindo-lhe otimizar a gestão da informação, o que contribui para a eficiência operacional, a tomada de decisões informadas e o cumprimento de obrigações legais.
Ao implementar um sistema de gestão documental adequado, uma PME pode organizar e aceder facilmente à informação relevante, reduzindo tempos de pesquisa e minimizando o risco de perda ou deterioração de documentos importantes.
Além disso, uma boa gestão documental facilita a colaboração entre equipas, melhora a comunicação interna e externa, e fortalece a imagem profissional da empresa perante clientes, fornecedores e parceiros de negócio.
Quase nada, certo? Pois é, a gestão documental é um investimento chave para o crescimento e a competitividade das PME, permitindo-lhes aproveitar ao máximo os seus recursos e maximizar o seu potencial.
Qual é a alternativa à Gestão Documental?
Se não está a pensar implementar um sistema de gestão documental na sua empresa, a alternativa poderá ser manter uma abordagem tradicional baseada no armazenamento físico de documentos em arquivos, armários ou caixas, juntamente com a gestão manual da informação.
No entanto, esta opção acarreta vários problemas:
- A falta de organização e controlo sobre os documentos pode resultar em perda ou duplicação de informação.
- A acessibilidade aos documentos pode ser limitada, dificultando a colaboração entre equipas e a tomada de decisões ágeis.
- Além disso, a segurança da informação pode ficar comprometida, com maior risco de perda de dados confidenciais ou de roubo de informação sensível.
- A falta de uma gestão documental eficiente pode também gerar custos adicionais associados ao espaço de armazenamento físico e ao tempo dedicado à procura e recuperação de documentos.
Demasiadas desvantagens e possíveis problemas para não agir! A gestão documental pode vir em auxílio da sua empresa e dos seus colegas. Quer saber como? Então está no guia certo.
Vantagens e benefícios da Gestão Documental
Arquivo digital único
Os documentos em formato papel e eletrónico ficam consolidados num arquivo digital único. Todos os documentos da empresa estão digitalizados, localizados, indexados e classificados..
Fluxos de trabalho automatizados
Os fluxos de trabalho são automatizados para maior rapidez e eficiência dos processos. Automatize as suas tarefas e crie fluxos de aprovação para acelerar os processos do seu negócio.
Proteção de dados e cópias de segurança
O armazenamento e a segurança dos dados cumprem as leis de proteção de dados e os requisitos de acesso estabelecidos pela empresa. As cópias de segurança impedem que se perca informação importante.
Cumprimento com o RGPD/GDPR
O armazenamento e a segurança dos dados cumprem as leis de proteção de dados e os requisitos de acesso estabelecidos pela empresa.
Maior produtividade
Os documentos são encontrados rápida e facilmente a partir de qualquer lugar e dispositivo com ligação à Internet, o que reduz a frustração e permite poupar custos em horas de trabalho.
Tecnologia OCR e Digitalização Certificada
A digitalização certificada de documentos, como faturas, atribui ao ficheiro resultante do processo de captura o mesmo valor fiscal e legal que o documento original em papel.
Principais características dos sistemas de Gestão Documental
Categorização e estruturação de documentos
- Um sistema de gestão documental eficaz categoriza e estrutura documentos de forma organizada e acessível através de métodos de indexação e etiquetagem, criação de hierarquias de pastas e atribuição de metadados. Além disso, pode incluir ferramentas de automatização para otimizar a classificação e organização, melhorando a pesquisa e recuperação de informação na empresa.
Partilha e colaboração entre utilizadores
- Um sistema de gestão documental eficiente facilita a colaboração através de permissões de acesso granulares, partilha rápida de documentos, controlo de versões e integração com ferramentas de comunicação. Estas características garantem que os utilizadores trabalhem de forma segura e coordenada, promovendo um ambiente colaborativo e produtivo.
Digitalização de documentos
- A digitalização de documentos num sistema de gestão documental facilita o seu armazenamento, acesso e gestão. Inclui ferramentas de digitalização, indexação, etiquetagem e reconhecimento ótico de caracteres (OCR) para converter documentos físicos em formatos digitais editáveis. Além disso, oferece opções de segurança avançada para proteger a informação, melhorando a eficiência e acessibilidade.
Armazenamento de documentos e capacidade de pesquisa
- Um sistema de gestão documental deve dispor de armazenamento seguro e escalável, seja em servidores locais ou na cloud. Além disso, deve oferecer ferramentas de pesquisa avançadas, incluindo pesquisa em texto integral e opções de pré-visualização, para localizar rapidamente documentos e melhorar a produtividade.
Gestão de documentos físicos e digitais
- Um sistema de gestão documental deve gerir tanto documentos físicos como digitais. Oferece digitalização para converter documentos físicos e ferramentas para organizá-los. Para documentos digitais, fornece armazenamento seguro, gestão de versões e controlo de acesso. A integração permite uma pesquisa unificada, garantindo eficiência e segurança na gestão da informação empresarial.
Cumprimento com o RGPD/GDPR e toda a legislação sobre proteção de dados pessoais
- Um sistema de gestão documental é essencial para cumprir o RGPD/GDPR e outras legislações de proteção de dados. Deve oferecer controlos de acesso, encriptação e ferramentas de auditoria. Além disso, deve gerir o ciclo de vida dos documentos, incluindo a eliminação segura de dados, e facilitar a resposta a pedidos de direitos individuais.
Gestão Documental: Por onde começar?
Quando a gestão de documentos se torna um desafio para a sua empresa, é crucial identificar os sintomas que indicam a necessidade de um software de Gestão Documental.
A dificuldade em encontrar documentos importantes, a perda de informação crucial, o incumprimento legal e a ineficiência nos processos são sinais claros de que a sua empresa pode beneficiar de um sistema de Gestão Documental. Além disso, problemas como espaço de armazenamento insuficiente, dificuldades na colaboração entre equipas e excesso de tempo dedicado a tarefas administrativas também podem indicar a necessidade de uma solução mais eficiente.
Ao reconhecer estes sintomas, pode tomar medidas para implementar um software de Gestão Documental que otimize a gestão da informação e melhore a eficiência operacional na sua empresa.
Como sei se a minha empresa precisa de um software de Gestão Documental?
Quais são os critérios a ter em conta para a Gestão Documental?
Selecionar um sistema de gestão documental adequado é crucial para otimizar a administração da informação na sua empresa. Para tomar uma decisão informada, é importante considerar uma série de critérios que garantam que o sistema esteja alinhado com as suas necessidades e objetivos empresariais.
De seguida, exploramos os fatores-chave a ter em conta, desde a segurança e o cumprimento normativo até à facilidade de utilização e à compatibilidade com a infraestrutura tecnológica existente. Este guia irá ajudá-lo a identificar as características essenciais que um bom sistema de gestão documental deve oferecer.
Objetivos do projeto
Defina claramente os objetivos que deseja alcançar com a implementação de um sistema de gestão documental. Estes podem incluir melhorar a eficiência, reduzir o tempo de procura de documentos, assegurar o cumprimento legal ou facilitar a colaboração entre equipas. Ter objetivos claros ajudá-lo-á a selecionar a solução mais adequada e a medir o seu sucesso.
Tipo de documentos
Identifique os tipos de documentos que irá gerir, como contratos, faturas, relatórios, e-mails, etc. Cada tipo de documento pode ter diferentes requisitos em termos de armazenamento, acesso e segurança. Conhecer os tipos de documentos permitirá desenhar um sistema que trate eficazmente todas as variações.
Volume de documentos
Avalie o volume atual e futuro de documentos que a sua empresa terá de gerir. Um sistema de gestão documental deve ser capaz de escalar de acordo com o crescimento da sua empresa, garantindo que não enfrente problemas de armazenamento ou desempenho com o aumento do volume de documentos.
Acessos e permissões
Determine quem precisa de acesso a que documentos e que nível de acesso requerem. Um bom sistema de gestão documental deve permitir a configuração de permissões granulares para garantir que apenas o pessoal autorizado possa ver, editar ou eliminar documentos específicos, protegendo assim a informação sensível.
Regulamentações e cumprimento
Assegure-se de que o sistema de gestão documental cumpre com as regulamentações e normativas aplicáveis ao seu setor, como o RGPD/GDPR. Isto inclui a capacidade de gerir o ciclo de vida dos documentos, realizar auditorias e garantir a proteção de dados pessoais e sensíveis.
Segurança
A segurança dos documentos é crucial. Avalie as características de segurança do sistema, como a encriptação de dados, controlo de acesso, auditorias de segurança e a capacidade de realizar cópias de segurança automáticas. Uma segurança robusta protegerá a informação de acessos não autorizados e possíveis fugas de dados.
Infraestrutura tecnológica actual
Considere a infraestrutura tecnológica existente na sua empresa. O sistema de gestão documental deve ser compatível com os seus sistemas e ferramentas atuais, evitando a necessidade de atualizações ou substituições dispendiosas. Deve também ser fácil de integrar com outras aplicações que já utiliza.
Facilidade de uso
A facilidade de uso do sistema é essencial para garantir a adesão por parte de todos os colaboradores. Um sistema intuitivo e fácil de aprender reduzirá o tempo de formação e aumentará a produtividade, assegurando que todos possam utilizar as funcionalidades sem complicações.
Custos e orçamento
Analise os custos associados à implementação e manutenção do sistema de gestão documental. Considere não apenas o preço do software, mas também os custos de formação, suporte técnico e atualizações. Assegure-se de que o sistema se ajusta ao seu orçamento e oferece um bom retorno do investimento.
Suporte e actualizações
Avalie o suporte técnico e as políticas de atualização do fornecedor do sistema. Um bom suporte técnico e atualizações regulares garantirão que o sistema se mantenha operacional e atualizado com as últimas funcionalidades e melhorias de segurança, assegurando a sua eficácia a longo prazo.
WAIDOK: a nova solução da Konica Minolta para a gestão documental
Simplifique, automatize e proteja a gestão de documentos da sua empresa.
A Konica Minolta apresenta o Waidok, uma solução 100% desenvolvida internamente para impulsionar a transformação digital das PME portuguesas. Com uma interface intuitiva e funcionalidades avançadas, o Waidok permite centralizar informações, automatizar fluxos de trabalho e garantir total segurança e rastreabilidade dos dados.
Como escolher o melhor software de Gestão Documental
Escalabilidade do software
- É importante escolher uma solução que possa crescer e adaptar-se à medida que a sua empresa evolui e aumenta o seu volume de documentos.
Experiência do fornecedor
- Um fornecedor com experiência sólida no desenvolvimento e implementação de soluções de gestão documental terá um conhecimento profundo das necessidades empresariais e dos desafios comuns enfrentados pelas PME.
Os custos do serviço e as facilidades
- Avalie não apenas o preço inicial do software, mas também os custos a longo prazo, como taxas de manutenção, atualizações e suporte técnico. Procure fornecedores que ofereçam planos de preços flexíveis e transparentes, ajustados ao seu orçamento e necessidades específicas.
O conhecimento do fornecedor sobre a sua atividade ou setor
- Um fornecedor que compreende as necessidades específicas e os desafios do seu setor estará melhor preparado para oferecer soluções que se ajustem aos seus requisitos empresariais.
Opções de personalização
- Procure um software que possa ser adaptado aos processos e necessidades específicas da sua empresa. As opções de personalização incluem a capacidade de ajustar fluxos de trabalho, formulários, campos de dados e etiquetas de acordo com os requisitos do negócio.
A capacidade de suporte técnico
- É importante selecionar um fornecedor que ofereça um suporte técnico sólido para resolver qualquer problema ou dúvida que possa surgir durante a implementação ou utilização do software.
A compatibilidade com os seus equipamentos
- Certifique-se de que o software é compatível com os sistemas operativos e dispositivos que utiliza na sua empresa, como computadores de secretária, portáteis, tablets e telemóveis.
A integração com outros sistemas e software
- Procure uma solução que se integre facilmente com os seus sistemas existentes, como software de e-mail, sistemas de gestão empresarial (ERP), plataformas de colaboração e ferramentas de produtividade. Uma integração fluida garante que os dados e a informação circulem sem problemas entre diferentes aplicações, o que otimiza os processos de negócio e melhora a eficiência.
A que empresas pode ajudar a Gestão Documental?
Gestão documental para a logística
A gestão documental no setor logístico oferece benefícios significativos, como a centralização digital de todos os documentos de transporte, o que melhora a eficiência operacional e reduz o risco de perda de informação. Facilita a gestão de contratos com fornecedores, assegurando que todos os acordos estejam facilmente acessíveis e atualizados. Além disso, permite um controlo mais eficaz dos documentos de transporte, otimizando a rastreabilidade e o cumprimento legal, o que resulta em operações mais fluidas e seguras
Gestão documental para Recursos Humanos
Nos Recursos Humanos, a gestão documental traz benefícios-chave como a organização eficiente dos registos de colaboradores, assegurando que toda a informação relevante esteja centralizada e facilmente acessível. Melhora a gestão de contratos e facilita o acompanhamento de admissões e saídas de pessoal, reduzindo erros administrativos. Além disso, permite um registo preciso da formação e certificações, garantindo o cumprimento dos requisitos de capacitação e melhorando o planeamento do desenvolvimento profissional dos colaboradores.
Gestão documental para o Departamento Financeiro
A implementação de um sistema de gestão documental no departamento financeiro melhora a digitalização e organização dos processos de faturação, reduzindo tempos de processamento e minimizando erros. Um arquivo inteligente de documentos financeiros assegura que toda a informação relevante esteja facilmente acessível e bem estruturada, facilitando auditorias e o cumprimento regulatório. Estes benefícios contribuem para uma maior eficiência operacional e para uma melhor tomada de decisões financeiras.
Gestão documental para o Setor da Saúde
No setor da saúde, a gestão documental melhora significativamente a administração de históricos médicos e registos, assegurando que a informação do paciente esteja organizada e acessível. Facilita o cumprimento da documentação normativa e permite a desmaterialização do consentimento informado, aumentando a eficiência e reduzindo erros. Estes benefícios resultam num melhor atendimento ao paciente e numa maior capacidade de resposta às necessidades de saúde.
Gestão documental para o Setor Jurídico
A gestão documental no setor jurídico proporciona uma organização eficiente de documentos legais e contratos, melhorando a acessibilidade e o controlo da informação. Permite a monitorização de contratos e prazos legais, evitando incumprimentos e garantindo o cumprimento das normas. Além disso, centraliza a documentação com um arquivo inteligente e facilita os procedimentos de assinatura e aprovação, otimizando os processos legais e administrativos.
Gestão documental para o Setor Jurídico
No setor educativo, a gestão documental agiliza o manuseamento de documentos académicos e administrativos, melhorando a eficiência na gestão de processos estudantis, registos de notas e documentação institucional. Isto facilita o acesso rápido à informação e reduz os tempos de resposta, melhorando a experiência tanto de estudantes como de pessoal administrativo, além de assegurar o cumprimento das normas educativas.
Gestão documental para as administrações públicas
A gestão documental nas administrações públicas facilita a organização e o acesso a arquivos e documentos regulatórios, melhorando a transparência e a eficiência administrativa. Garante que toda a documentação esteja atualizada e acessível para o pessoal autorizado, reduzindo tempos de resposta e melhorando o serviço ao cidadão. Além disso, contribui para o cumprimento das normas e padrões governamentais.
Gestão documental para a Indústria
Na indústria, a gestão documental facilita a organização de documentos de qualidade e processos, melhorando a eficiência e a precisão na gestão de informação crítica. Assegura a documentação de design, conceção e engenharia de produtos, e mantém registos detalhados do controlo de qualidade e auditorias. Além disso, otimiza a gestão de documentos de fornecedores e de fornecimentos, garantindo a rastreabilidade e o cumprimento de normas industriais.
Que tipos de software de Gestão Documental existem no mercado?
Sistemas de gestão documental na cloud
- Permitem o armazenamento e acesso a documentos a partir de qualquer lugar com ligação à Internet. Estes sistemas oferecem escalabilidade, facilidade de atualização e segurança robusta, além de eliminarem a necessidade de infraestrutura física e respetiva manutenção, o que reduz custos operacionais e melhora a acessibilidade.
Soluções de gestão documental de código aberto
- Proporcionam flexibilidade e personalização a baixo custo. Permitem às empresas adaptar o sistema às suas necessidades específicas e oferecem uma comunidade ativa para suporte e desenvolvimento. No entanto, podem exigir mais conhecimentos técnicos para a sua implementação e manutenção em comparação com soluções proprietárias.
Sistemas de gestão documental locais
- São instalados e executados nos servidores internos da empresa, oferecendo maior controlo sobre os dados e a sua segurança. São ideais para organizações com requisitos rigorosos de privacidade e regulamentos específicos, embora impliquem custos mais elevados de infraestrutura e manutenção contínua.
Soluções de gestão documental específicas por setor
- São desenhadas para satisfazer as necessidades particulares de setores como saúde, jurídico, financeiro ou indústria. Estas soluções oferecem funcionalidades especializadas e cumprimento legal adaptado, garantindo uma gestão de documentos eficiente e adequada às regulamentações e processos únicos de cada setor.
Implementação de Gestão Documental numa PME - Guia prático
Em todos os domínios empresariais, os fluxos de trabalho e as oportunidades das empresas dependem cada vez mais da gestão da informação. Gerir esta informação será uma tarefa cada vez mais exigente. Sem ferramentas eficazes para gerir e organizar esta avalanche de dados, perde-se potencial empresarial e aumentam exponencialmente os esforços de gestão e os custos dos processos internos.
