Uma perda de dados pode ser catastrófica para qualquer empresa. Saiba que, se tem uma empresa, é essencial proteger-se contra perdas de informação. Ao investir numa gestão de backup, não irá apenas proteger todos os seus ficheiros importantes como irá também sincronizar a atualização de dados, permitindo-lhe restaurá-los rapidamente em caso de falha.
E se, quando fosse amanhã trabalhar, todos os seus dados, documentos e informações tivessem sido apagados? Os seus ficheiros de clientes, a correspondência, contas e projetos, desenhos técnicos, planos — tudo o que fez até ao dia de hoje, no computador, gerido e utilizado digitalmente. Quanto dinheiro vale uma perda desta magnitude? A sua empresa sobreviveria se não lhe fosse dada a hipótese de restaurar os dados?
Se tudo isto é algo que não deseja experienciar, precisa de um conceito abrangente de backup e recuperação dos seus dados. As soluções de backup protegem-no de custos avultados, provocados por falhas operacionais e ciberataques, e fornecem-lhe um plano de recuperação. A gestão de backup é hoje em dia uma tarefa complexa, porque tanto as pequenas como as maiores empresas recolhem os seus dados em tantos dispositivos diferentes e em redes de informação muito vastas.
O que é essencial num backup seguro de dados
As soluções mais recentes de backup preenchem três pressupostos:
- Backup de dados numa cloud ou localmente;
- Sincronização de dados;
- Recuperação de dados.
Estas funcionalidades não são apenas cruciais para a sua empresa: são também exigidas legalmente. Na Europa, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) regula os direitos e deveres inerentes à proteção de dados no contexto dos dados pessoais — o que abrange ficheiros que contenham informação sobre os funcionários, clientes e fornecedores. A lei também define deveres de arquivamento para tipos específicos de dados comerciais, que devem ser cumpridos tanto digital quanto fisicamente. Uma forma de assegurar a proteção dos dados pessoais é a encriptação.
A estratégia certa de backup: não se esqueça de nada
No início da era digital era costume, em computadores com Windows, gravar-se a informação importante num disco, no final do dia, para ter um backup. Antes disso, os documentos eram gravados em pastas e exigiam uma grande área e espaço de armazenamento. No entanto, as enormes quantidades de informação com que as empresas lidam hoje exigem uma abordagem profissional de armazenamento, uma gestão estratégica, automática e sistemática de todos os ficheiros, pastas e outros dados importantes.
Analise primeiro as suas necessidades de forma a encontrar o melhor sistema de backup para a sua empresa: a quantidade de locais de trabalho, de dispositivos e de dados são apenas alguns dos fatores a ter em conta. Outros fatores importantes são, por exemplo, considerar as seguintes questões: quais seriam as consequências financeiras e legais de perdas de informação? Qual a categoria de segurança dos dados que tem armazenados? Que tipo de encriptação seria apropriada?
As seguintes perguntas irão ajudá-lo a analisar as suas necessidades:
- Quais as fontes de dados existentes?
- Que tipos de dados devem ser armazenados?
- Qual a frequência de backup adequada?
- Que suportes de backup temos disponíveis?
- Que tipo de backup é a melhor solução?
- Qual a sua relação custo-eficácia?
- Quais as obrigações de arquivamento existentes?
- Quem é responsável por gerir o sistema?
A regra de 3-2-1 dos backups de dados
Deve arquivar pelo menos três cópias dos ficheiros em pelo menos dois suportes diferentes, com pelo menos uma cópia numa localização diferente das restantes.
Cinco locais de armazenamento de dados
Pode criar um backup em diferentes locais, seja fisicamente ou na cloud. O disco rígido externo é a opção mais fácil e a solução mais pequena de backup local. Pode usar uma pen USB para transporter alguns dados em quantidades mais pequenas, ou um disco externo com maior capacidade de armazenamento.
Se pretende que mais do que um utilizador aceda ao ficheiro, é recomendável um sistema de network attached storage (NAS). O suporte ou hardware de armazenamento está integrado na rede e o backup é realizado automaticamente pelo software.
A fita magnética ainda hoje é utilizada para fazer backup de informação. O armazenamento é simples e barato, mas fazer o download da informação é muito mais lento do que com um disco externo.
Existem ainda muitos fornecedores de backup na cloud as a Service. Contudo, mover a informação para a cloud exige uma ligação de internet estável e rápida. Os centros de computadores que armazenam os backups da cloud e que oferecem muito espaço podem estar em qualquer lugar do mundo.
Uma variação do armazenamento na cloud é o backup híbrido, que existe quando os dados são armazenados localmente, na empresa e na cloud, ao mesmo tempo. A combinação de backup local e na cloud acelera enormemente a recuperação da informação — ainda assim, um backup na cloud deve estar sempre encriptado adequadamente, para que a informação esteja segura.
Cinco tipos de gestão de backup
- O backup completo: este tipo de backup guarda todos os seus dados. Requer a maior capacidade de armazenamento e é o que mais demora a guardar.
- O backup de incremento: apenas guarda informação nova ou editada, sendo acrescentada ao backup completo. Com este backup, poupa muito tempo enquanto está a trabalhar. Quando toca a restaurar informação, todas as atualizações têm de estar lá e têm de funcionar.
- O backup diferencial: mais uma vez, guarda apenas ficheiros novos ou modificados de um backup completo, mas não em série. Os ficheiros são guardados individualmente. Esta solução de backup exige mais espaço de armazenamento, mas é mais fiável na recuperação.
- O backup em espelho: este tipo de backup é um clone exato dos dados. Exige muito espaço de armazenamento, mas são os mais céleres no restauro em certas situações críticas, quando é essencial uma recuperação rápida.
- O backup virtual: o método virtual é o único que pode providenciar acesso praticamente ininterrupto aos dados e aplicações através de um sistema virtual, no caso de uma falha. Também está disponível na versão híbrida de backup.
Estratégia de backup: o que fazer se algo mau acontece?
Na gestão de backup (a par com as questões técnicas de espaço, local, método e software de armazenamento) existe também uma questão importante no que toca ao pessoal. Quem no seu staff será responsável pela gestão, tomando a responsabilidade de ser o guardião da informação e dos dados da empresa? É necessário que verifique regularmente o funcionamento dos seus backups, tanto nos suportes físicos locais como na cloud.
A pessoa designada deverá desenhar um plano de continuidade da empresa quando forem analisadas as necessidades de backup. O plano irá definir o quão arriscadas poderão ser perdas de dados ou outros danos na sua empresa. A partir deste plano, os responsáveis poderão definir qual a tecnologia mais adequada para retomar a atividade depois de um ciberataque.
Planear em continuidade implica incluir um plano de recuperação de desastre (DRP, em inglês). Este é um pacote de primeiros socorros que envolve todas as atividades que restauram a rede, dados e aplicações, tornando-os novamente disponíveis. Quanto mais rapidamente o restauro estiver completo, menor será a produtvidade perdida.
A gestão de backup não é um trabalho manual
As soluções automáticas de backup são uma boa escolha para as empresas mais pequenas. Em primeiro lugar porque os fornecedores oferecem soluções totalmente fiáveis, e em segundo lugar porque as empresas mais pequenas podem adaptar estas soluções à escala quando for necessário aumentar o espaço de armazenamento.
A Konica Minolta oferece aos seus clientes ferramentas de backup as a Service com orçamentos ajustáveis. Estas são parte dos seus Managed IT Services e incluem servidores de backup de dados, assim como a gestão e apoio aos backups diários em cada local de trabalho e dispositivo.
A Konica Minolta proporciona backups de dados locais, backups na cloud e backups híbridos, assim como soluções feitas à medida de cada empresa, das mais pequenas às maiores.
