Garanta que a sua empresa se mantém competitiva no mundo do Trabalho Híbrido com Managed Print Services
O panorama do local de trabalho no período pós-pandemia registou mudanças significativas. Embora muitas empresas tenham regressado totalmente ao escritório, dados do analista Quocirca mostram que 27% dos colaboradores continuam a trabalhar totalmente de forma remota, enquanto 32% trabalham em regime híbrido, alternando entre o escritório e casa.
O que são Managed Print Services?
Se é proprietário ou gere uma pequena empresa, certamente já ouviu falar de Managed Print Services (MPS), mas sabe exatamente o que são, como funcionam e quais os seus benefícios?
Em termos simples, os MPS consistem na gestão e manutenção proativa, suporte e monitorização de toda a infraestrutura de impressão por um fornecedor, mediante um valor fixo regular (normalmente mensal).
Isto inclui o fornecimento do próprio hardware de impressão, o software e respetivas licenças, a infraestrutura de impressão (incluindo soluções web-to-print, quando aplicável) e, muitas vezes, também os consumíveis, como tinta ou toner.
Quais são os benefícios dos Managed Print Services?
Gerir internamente uma solução de impressão completa pode ser um processo dispendioso e complexo. Existe um investimento inicial elevado na aquisição do hardware e dos sistemas associados, bem como custos contínuos com manutenção, compra de consumíveis e atualização de software e licenças — sem esquecer a necessidade de garantir que tudo isto é disponibilizado atempadamente, evitando interrupções na operação.
É aqui que um serviço de Managed Print Services para pequenas empresas pode trazer benefícios reais.
Os MPS seguem uma abordagem diferente. Em vez de um compromisso e investimento de longo prazo com a aquisição direta de todos os componentes, um serviço MPS inclui, normalmente, modelos de financiamento mais práticos, frequentemente com maior flexibilidade em termos de opções e escolhas, bem como uma oferta completa de Product-as-a-Service, quando necessário.
Podem também ser alcançadas poupanças significativas, uma vez que a solução e os custos associados podem ser ajustados exatamente às necessidades da empresa, com possibilidade de escalar a solução à medida que o negócio evolui.
Os MPS eliminam a preocupação com a manutenção da impressora e da rede, bem como com atualizações, uma vez que estas tarefas são asseguradas pelo fornecedor. O fornecimento de tinta ou toner é feito automaticamente, garantindo que está disponível assim que necessário. Caso surjam problemas na impressora ou na rede, o fornecedor de MPS assegura a continuidade do serviço sem custos adicionais, evitando despesas inesperadas. Além disso, é possível integrar considerações ambientais na solução, ajudando a cumprir objetivos de sustentabilidade e a demonstrá-los a clientes e parceiros.
ESCLAREÇA AS SUAS DÚVIDAS
A oferta de Managed Print Services da Konica Minolta
Enquanto especialista reconhecida e com vasta experiência em serviços de IT e impressão, a Konica Minolta está perfeitamente posicionada para ser o seu fornecedor de Managed Print Services de eleição.
Esta posição foi reforçada ao ser distinguida como “Leader” em Managed Print Services pelo analista da indústria Quocirca, no relatório Managed Print Services, 2025.
Os serviços de MPS garantem que os clientes dispõem exatamente da solução adequada às suas necessidades e não apenas da tecnologia mais recente ou mais impressionante sem um propósito claro.
A oferta de MPS combina consultoria, hardware, implementação de software e gestão de workflows, com o objetivo de reduzir os custos associados à gestão documental. Ajudamos a sua empresa a aumentar a eficiência de todos os processos relacionados com impressão e digitalização, enquanto uma estratégia de manutenção preventiva e preditiva garante que os equipamentos funcionam de forma fiável e que o tempo de inatividade é minimizado.
A Konica Minolta fornece uma solução personalizada para os seus requisitos, assegurando máxima segurança de dados e respeito pelo orçamento definido. Libertamos a sua empresa, os seus colaboradores e a equipa de IT dos desafios associados à gestão da infraestrutura de impressão, permitindo que se concentrem plenamente nas atividades principais do negócio.
Tratamos de toda a infraestrutura de impressão e digitalização, incluindo tarefas de rotina como a gestão de consumíveis (através de encomendas automáticas).
O seu próximo passo – Impressão na Cloud
Talvez já esteja a considerar optar por MPS (ou até já o utilize), mas sabia que existem muito boas razões para ter a sua infraestrutura de impressão gerida pelo seu fornecedor na cloud, em vez de localmente (on-premise)?
Os documentos impressos continuam a ser muito importantes. Desde a manutenção de registos legais e financeiros essenciais em formato físico, ao envio de notas impressas personalizadas com uma encomenda para um cliente, ou ao envio de documentação crítica por parte do governo aos cidadãos, até à impressão de dados relevantes para cada participante de uma reunião importante. Por isso, é fundamental garantir que a sua impressão é económica, totalmente segura e suficientemente flexível para lidar com o inesperado. É aqui que uma abordagem baseada na cloud faz realmente a diferença.
Embora os sistemas de TI baseados na cloud se tenham tornado essenciais no local de trabalho, muitas empresas continuam a não integrar o elemento essencial da impressão na cloud. Ao permitir que a sua equipa imprima qualquer documento, a partir de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, a impressão na cloud garante que a função de impressão acompanha o restante ecossistema de TI ágil e flexível do seu local de trabalho.
Integração de aspetos ambientais
Como parte da oferta MPS, pode optar por uma auditoria ambiental do seu parque de equipamentos de impressão através de ferramentas de avaliação do custo total de propriedade (TCO). Esta ferramenta determina, por exemplo, o consumo energético dos seus equipamentos, permitindo-lhe considerar a sua substituição por dispositivos mais eficientes do ponto de vista energético. Pode também avaliar o consumo de consumíveis, como papel e tinta/toner, de forma a maximizar a sua utilização e, consequentemente, reduzir o desperdício. Pode ainda aceder a relatórios ambientais periódicos, garantindo um desempenho otimizado ao longo do tempo.
Outros serviços que podem ser disponibilizados no âmbito da oferta de MPS incluem a implementação de uma solução de impressão baseada em regras, assegurando que definições de impressão mais eficientes em termos de recursos são aplicadas por defeito (por exemplo, impressão frente e verso, impressão a preto e branco, impressão em baixa resolução para determinadas categorias de impressão, entre outros), ajudando a reduzir tanto o consumo de toner como de papel.
A libertação segura de impressão ou Follow-Me Printing também pode ser incluída como parte de uma oferta MPS. Neste caso, os trabalhos de impressão só são executados após autenticação no equipamento de impressão, eliminando assim a produção de impressões indesejadas.
As opções de poupança de energia disponíveis nos equipamentos de impressão da Konica Minolta incluem a redução do tempo necessário para entrar em Modo de Baixo Consumo ou Modo de Suspensão (garantindo que os equipamentos desligam mais rapidamente após cada utilização), o desligar do Modo Fax/Digitalização quando não está a ser utilizado, a utilização das funcionalidades de temporizador e calendário para garantir que os equipamentos apenas ligam durante o horário e dias de trabalho, bem como o Konica Minolta Dynamic Eco Timer, que aprende de forma inteligente as rotinas da sua empresa e adapta as definições em conformidade. Adicionalmente, o Eco Print garante que o painel de controlo não é automaticamente ativado quando um trabalho de impressão chega durante o Modo de Suspensão. O Eco Meter integrado permite visualizar o contributo dado para o ambiente (incluindo a utilização de toner e papel), ajudando assim a criar e manter a consciência ambiental entre os utilizadores.
Avalie o seu Custo Total de Propriedade com as ferramentas Konica Minolta
Avaliar o Custo Total de Propriedade (TCO) permite à Konica Minolta estimar os custos atuais do seu local de trabalho, recorrendo a uma base de dados com mais de 100.000 dispositivos de TI e de impressão, respetivas opções e consumíveis. Ao substituir os valores da base de dados pelos custos reais, a Konica Minolta consegue obter rapidamente uma visão completa do seu ambiente de trabalho, estabelecendo uma linha de base para o redesenho posterior da solução e evidenciando a dimensão de eventuais poupanças de custos.
Garantimos máxima segurança não sendo recolhida qualquer informação pessoal, informação de utilizadores, dados de impressão ou qualquer informação relacionada com trabalhos de impressão durante o processo.
Gera automaticamente relatórios em formatos Word, PowerPoint ou Excel, e inclui funcionalidades de Otimização Visual, com um módulo exclusivo de design baseado em plantas do espaço, no qual os atributos dos ativos no estado atual são representados por ícones únicos, que podem posteriormente ser reassociados a novos equipamentos selecionados a partir de um portefólio de produtos pré-definido.
A Konica Minolta utiliza três passos simples para obter total visibilidade sobre o TCO do seu estado atual:
Passo 1 – Recolha de dados
Passo 2 – Auditoria aos dados
Passo 3 – Um consultor experiente da Konica Minolta analisa os resultados para garantir a sua precisão e fornece um relatório completo, identificando potenciais áreas de poupança.