Produtividade e Colaboração

QUE TAREFAS QUOTIDIANAS LHE DÃO MAIS DORES DE CABEÇA?

Quais as tarefas rotineiras que lhe dão mais dores de cabeça?


Dá por si a querer livrar-se das tarefas mecânicas que só roubam tempo e são aborrecidas? Os processos diários e a papelada podem tornar-se um verdadeiro trabalho a tempo inteiro e atrapalhá-lo, a si e à sua equipa, desnecessariamente.

Das seguintes tarefas, quais as que gostaria de tornar mais eficientes e/ou automatizar?

Gostaria de encontrar os meus documentos muito mais rapidamente

Quero ter documentos traduzidos apenas com um clique num botão

Quero poder trabalhar num documento com colegas ao mesmo tempo

Quero gerir os meus projectos mais facilmente e garantir que os prazos são cumpridos

Tenho muitas reuniões em linha e quero poder encontrar rapidamente o que foi discutido

Quero tornar os processos documentais manuais mais inteligentes e automatizá-los

Quero acelerar a digitalização e o arquivo de documentos

Encontrar documentos: uma tortura desnecessária?

E a sua organização tem vários locais de armazenamento, como saber em qual deles procurar? O sistema permite-lhe procurar um termo ou uma frase dentro de um documento ou apenas o nome do ficheiro?

DOXIS
Faça da procura de documentos uma experiência rápida e sem problemas com um sistema ECM (Enterprise Content Management) como a DOXIS.
  • Não tem de tentar adivinhar onde os documentos estão;
  • Não tem de alternar entre aplicações para fazer a procura.
 

As traduções são demoradas e consomem muito tempo?

Não tem tempo para entregar os documentos a uma empresa de tradução ou não quer introduzir os textos, peça por peça, no browser de um fornecedor de tradução online? Sonha com a possibilidade de traduzir um documento inteiro apenas com um clique?

Workplace Pure

Obtenha traduções rápidas com Workplace Pure. Proporciona um serviço de tradução que:

  • Traduz até documentos de grandes dimensões nos formatos Word, PDF e PPT, e entrega a tradução num documento editável com o esquema original da página (incluindo tabelas, gráficos, imagens, etc.);
  • É baseado no Deepl, reconhecido tradutor que recorre a tecnologia de tradução com IA;
  • Está disponível em mais de 25 línguas.
 
 

Cansado do carrossel dos e-mails?

O trabalho de colaboração em documentos ainda é feito com o envio de rascunhos por e-mail? Sem edição simultânea, todos têm de esperar pela sua vez para contribuir; em alternativa, cada colaborador pode enviar as suas alterações individualmente, o que gera uma tarefa de consolidação complexa e propensa a erros.

MICROSOFT 365

Se deseja pôr fim às trocas de e-mail com documentos, está na altura de usar Microsoft Teams e SharePoint Online:

  • Com Microsoft Teams, basta partilhar a ligação para a versão mais recente do documento com as pessoas (internas e externas) que precisam de acesso;
  • Pode atribuir permissões para editar o documento;
  • Todos podem trabalhar num documento em simultâneo;
  • Obtém facilmente o histórico de edição do documento.
 

Gestão eficiente de projetos: uma tarefa hercúlea?

Gerir projetos, controlar a conclusão das tarefas pelos participantes no projeto e garantir o cumprimento dos prazos pode ser um desafio, especialmente quando estão envolvidas várias pessoas/equipas em diferentes departamentos e, possivelmente, em diferentes locais.

MICROSOFT 365

Se precisa de uma ferramenta simples e clara para a gestão de projetos, use Microsoft Planner. Aqui, pode:

  • Atribuir tarefas aos colaboradores no projeto;
  • Manter uma visão global sobre o estado das tarefas;
  • Controlar o cumprimento dos prazos.
 

Reunião terminada — esqueceu-se do que foi discutido?

Passa apressadamente de uma reunião online para outra? Esquece-se facilmente dos pormenores do que foi discutido? Embora as reuniões virtuais possam ser gravadas, pode ser difícil tomar notas ou encontrar informações importantes dos debates. As notas escritas à mão podem ser imprecisas e a pesquisa nas gravações pode facilmente exigir uma pesquisa laboriosa que desperdiça tempo e recursos.

MICROSOFT 365

Tire máximo partido das reuniões virtuais com Microsoft Teams, OneNote e Stream.

  • Recebe uma transcrição de cada reunião gravada, que pode consultar posteriormente sem ter de voltar a ouvir a gravação.
  • Pode copiar as informações mais importantes para o seu bloco de notas pessoal OneNote e assinalar as tarefas.

Adeus, processos manuais. Olá, automatização!

Contratos

Ainda gere os seus contratos de forma tradicional, em papel?

Então, provavelmente sabe que isso ocupa muito espaço no escritório, a introdução de dados e a pesquisa consomem tempo, e datas importantes ou durações de contratos podem ser facilmente esquecidas.

Faturas

O seu processo de faturação e aprovação ainda envolve muitos passos manuais?

Se a sua equipa de contabilidade ainda tem de enviar aos aprovadores as faturas impressas ou encaminhar-lhes cópias digitalizadas por e-mail, quanto tempo este processo lhe consome?

Ou se o seu departamento de contas a pagar tem de extrair manualmente informações para fazer corresponder as faturas às ordens de compra, isso pode resultar em registos incorretos devido a erros humanos.

Ficheiros pessoais

O seu departamento de Recursos Humanos ainda gere os processos de pessoal em papel?

Então, provavelmente sabe o quão difícil é manter esses documentos e arquivos à prova de auditoria e em conformidade com os crescentes requisitos legais, como o GDPR.

Não vale a pena sequer começar a falar sobre os requisitos de espaço para os documentos em papel e a dificuldade em procurar informações, especialmente para empresas com colaboradores e gestores de Recursos Humanos em várias localizações.

Soluções ECM como o M-Files são especialmente úteis em departamentos jurídicos, contabilísticos e de Recursos Humanos, onde os processos são altamente beneficiados com a digitalização.

 

  • Com a gestão digital de contratos, a gestão digital de faturas e o dossiê digital individual, os contratos, as faturas e os ficheiros RH, respetivamente, são armazenados numa base de dados única.
  • Com tudo num único local, a informação está disponível para os utilizadores autorizados à distância de um clique, acelerando processos como os de aprovação e mantendo a segurança da informação.

DOXIS

Produzir documentos digitalizados e processar a informação demora demasiado tempo?

Se costuma digitalizar as faturas recebidas, guias de remessa e outros documentos para processamento e arquivo, saberá o tempo que demora a atribuir nomes e guardar os ficheiros. Também é fácil cometer erros ao atribuir nomes aos ficheiros e a escolher locais de armazenamento de forma manual. Uma solução inteligente de encaminhamento de documentos como o Dispatcher Phoenix resolve o desafio de atribuir nomes e armazenar ficheiros, simplificando o reencaminhamento de mensagens e de e-mails, o que também poupa tempo e aumenta a precisão dos seus processos.

Dispatcher Phoenix

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