Como melhorar a sua produtividade com a tecnologia

| 14 setembro 2020

É difícil pensar numa situação em que hoje em dia não se utiliza a tecnologia no trabalho - quer sejam as formas de se conectar com outros, partilhar documentos e ideias, ou utilizar uma ferramenta para o ajudar a realizar o seu trabalho de forma mais rápida e eficiente. As soluções no local de trabalho têm evoluído a um ritmo meteórico ao longo dos últimos anos, com avanços significativos na tecnologia de colaboração, vídeo e tecnologia móvel. Mas com tanta escolha, vem o FOMO e a indecisão. Portanto, deixe-nos ajudá-lo a racionalizar o seu foco, partilhando três formas de se certificar de que está a utilizar a tecnologia certa para maximizar a sua produtividade no trabalho.


LEVE AS SUAS REUNIÕES A UM NOVO NÍVEL


Alguma vez se encontrou a sair de uma reunião de escritório desnecessária para outra consecutivamente? E que na verdade, poderia ter sido tratado através de um telefonema ou por e-mail?


Já percebemos, estamos todos sem tempo e a gastar tempo, presos numa sala com a equipa toda só por ser de boa educação, não é uma boa utilização de si de como recurso. Mas reunir por telefone e tentar verificar os seus e-mails ou terminar um documento ao mesmo tempo é ainda pior, dado que não consegue dar toda a sua atenção em simultanêo.


Então, como é que ainda participa em reuniões (ainda não vão a lado nenhum) sem prejudicar a sua produtividade? Bem, porque não vira o conceito de cabeça para baixo?


Esteja verdadeiramente presente numa reunião, enquanto está onde quer e precisa de estar. Não se sinta obrigado a vir para o escritório, mas também não sofra por estar no fim de uma linha telefónica crackly.


Como? Por videoconferência. Ser capaz de ler a linguagem corporal e a comunicação não verbal é crucial para uma colaboração eficaz, mas quem diz que tem de estar frente a frente?


Com as soluções de videoconferência atuais, os empregados, quer trabalhem a partir de outro local, quer de casa, quer na estrada, podem sentir-se mais empenhados durante uma reunião, uma vez que o vídeo lhes permite estar presentes e, portanto, verdadeiramente participativos.


Embora este não seja um conceito inovador, muitas empresas (talvez até a sua) ainda não abraçaram totalmente a videoconferência móvel, que pode ser facilmente acedida através de aplicações móveis como Cisco WebEx ou Jabber.





FAÇA O SEU DISPOSITIVO MÓVEL TRABALHAR MAIS

Divulgação completa: dependendo da linha de trabalho do seu negócio, esta pode ser complicada e precisa de fazer parte de um plano de segurança. Mas o minúsculo mas poderoso telemóvel ou tablet tem tanto potencial, e apostamos que não está a tirar o máximo partido dele. Em vez de apenas aceder a e-mails ou chamadas comerciais, porque não permitir o acesso à sua rede corporativa a partir do seu dispositivo móvel?


Isto dar-lhe-ia acesso em movimento a todos os seus ficheiros e documentos, poupando-lhe tempo e preocupação quando pensa que não tem a última versão descarregada. E significa que pode finalmente deixar de utilizar aqueles métodos não oficiais e definitivamente não seguros (ver Shadow IT para mais informações) de partilha de ficheiros como Google Drive ou DropBox...


O SharePoint Online pode resolver este problema para a maioria das organizações e, em geral, funciona como um grande impulsionador de produtividade para a sua equipa.




TRABALHE NO MESMO PROJETO QUE OS OUTROS, AO MESMO TEMPO

As características de coautoria são normalmente associadas ao SharePoint e Google Docs, por isso não é nada de novo – mas está a usá-los? As ferramentas de colaboração de documentos permitem que várias pessoas possam trabalhar, editar e arquivar ao mesmo tempo.


Os benefícios disto? É uma poupança de tempo óbvia e pode também ajudar muito a melhorar a qualidade dos documentos quando se trabalha com um horário apertado, uma vez que as pessoas que estão a rever o documento não têm de esperar que outra pessoa o termine.


Mas as ferramentas também podem ser utilizadas tanto para atividades estruturadas como para brainstorming, e fornecer um registo central de tudo o que foi feito até à data / o progresso do projeto de acordo com um objectivo ou uma linha temporal. E como a partilha de documentos digitais pode ser feita em qualquer lugar e a qualquer momento, as equipas têm mais flexibilidade para contribuir.


A maioria das ferramentas de colaboração têm também métodos de comunicação instantâneos para alertar a equipa quando o trabalho está a decorrer, e convida-os a reverem-no. Assim, já não é necessário esperar que alguém lhe envie um e-mail quando o trabalho estiver concluído, ou que desbloqueie o documento - pode simplesmente aceder ao documento quando a inspiração chegar! 


Estas três dicas de produtividade baseadas em tecnologia são simples, mas eficazes. Experimente e informe-nos se encontrar benefícios significativos em termos de poupança de tempo, colaboração, e produtividade global.




Sobre a Konica Minolta Business Solutions Portugal

 

A Konica Minolta, como líder em serviços abrangentes de IT, destaca-se pela sua filosofia de consultoria, implementação e gestão de negócios. Com origem japonesa, a Konica Minolta apresenta uma ampla gama de equipamentos e soluções de impressão, quer para o mercado office como para o mercado de impressão profissional, assim como soluções disruptivas de gestão documental, otimização e automatização de processos de negócio, implementação de soluções em infraestruturas de IT, segurança, ambientes virtuais ligados na cloud, entre outros. A inovação faz parte do ADN Konica Minolta, que aposta constantemente no desenvolvimento de novos produtos de acordo com as tendências de mercado. Através dos seus Business Innovation Center, continua na vanguarda no que diz respeito à inovação, trabalhando, continuamente, em Investigação & Desenvolvimento, através da colaboração com os seus clientes e parceiros. A vertente inovadora da Konica Minolta tem resultado em reconhecimento por parte de entidades de renome, como é o caso da Key Point Intelligence, que atribuiu à empresa o 2018-2019 Buyers Lab PaceSetter award for Smart Workplace Vision, sendo a Konica Minolta a única entidade na indústria reconhecida com esta distinção. Em Portugal, foi no ano de 2003 que a Konica Minolta Business Solutions Portugal adotou esta designação, com a fusão entre a Konica e a Minolta. Representada pela sede em Lisboa, tem escritórios no Porto, Coimbra e Faro, contando com 200 colaboradores. Foi considerada uma das 100 melhores empresas para trabalhar em Portugal pelo terceiro ano consecutivo e está concentrada na Transformação Digital dos seus clientes.

 

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