Como melhorar a sua produtividade com a tecnologia

LEVE AS SUAS REUNIÕES A UM NOVO NÍVEL

Alguma vez se encontrou a sair de uma reunião de escritório desnecessária para outra consecutivamente? E que na verdade, poderia ter sido tratado através de um telefonema ou por e-mail?

Já percebemos, estamos todos sem tempo e a gastar tempo, presos numa sala com a equipa toda só por ser de boa educação, não é uma boa utilização de si de como recurso. Mas reunir por telefone e tentar verificar os seus e-mails ou terminar um documento ao mesmo tempo é ainda pior, dado que não consegue dar toda a sua atenção em simultanêo.

Então, como é que ainda participa em reuniões (ainda não vão a lado nenhum) sem prejudicar a sua produtividade? Bem, porque não vira o conceito de cabeça para baixo?

Esteja verdadeiramente presente numa reunião, enquanto está onde quer e precisa de estar. Não se sinta obrigado a vir para o escritório, mas também não sofra por estar no fim de uma linha telefónica crackly.

Como? Por videoconferência. Ser capaz de ler a linguagem corporal e a comunicação não verbal é crucial para uma colaboração eficaz, mas quem diz que tem de estar frente a frente?

Com as soluções de videoconferência atuais, os empregados, quer trabalhem a partir de outro local, quer de casa, quer na estrada, podem sentir-se mais empenhados durante uma reunião, uma vez que o vídeo lhes permite estar presentes e, portanto, verdadeiramente participativos.

Embora este não seja um conceito inovador, muitas empresas (talvez até a sua) ainda não abraçaram totalmente a videoconferência móvel, que pode ser facilmente acedida através de aplicações móveis como Cisco WebEx ou Jabber.

FAÇA O SEU DISPOSITIVO MÓVEL TRABALHAR MAIS

Divulgação completa: dependendo da linha de trabalho do seu negócio, esta pode ser complicada e precisa de fazer parte de um plano de segurança. Mas o minúsculo mas poderoso telemóvel ou tablet tem tanto potencial, e apostamos que não está a tirar o máximo partido dele. Em vez de apenas aceder a e-mails ou chamadas comerciais, porque não permitir o acesso à sua rede corporativa a partir do seu dispositivo móvel?

Isto dar-lhe-ia acesso em movimento a todos os seus ficheiros e documentos, poupando-lhe tempo e preocupação quando pensa que não tem a última versão descarregada. E significa que pode finalmente deixar de utilizar aqueles métodos não oficiais e definitivamente não seguros (ver Shadow IT para mais informações) de partilha de ficheiros como Google Drive ou DropBox...

O SharePoint Online pode resolver este problema para a maioria das organizações e, em geral, funciona como um grande impulsionador de produtividade para a sua equipa.

TRABALHE NO MESMO PROJETO QUE OS OUTROS, AO MESMO TEMPO

As características de coautoria são normalmente associadas ao SharePoint e Google Docs, por isso não é nada de novo – mas está a usá-los? As ferramentas de colaboração de documentos permitem que várias pessoas possam trabalhar, editar e arquivar ao mesmo tempo.

Os benefícios disto? É uma poupança de tempo óbvia e pode também ajudar muito a melhorar a qualidade dos documentos quando se trabalha com um horário apertado, uma vez que as pessoas que estão a rever o documento não têm de esperar que outra pessoa o termine.

Mas as ferramentas também podem ser utilizadas tanto para atividades estruturadas como para brainstorming, e fornecer um registo central de tudo o que foi feito até à data / o progresso do projeto de acordo com um objectivo ou uma linha temporal. E como a partilha de documentos digitais pode ser feita em qualquer lugar e a qualquer momento, as equipas têm mais flexibilidade para contribuir.

A maioria das ferramentas de colaboração têm também métodos de comunicação instantâneos para alertar a equipa quando o trabalho está a decorrer, e convida-os a reverem-no. Assim, já não é necessário esperar que alguém lhe envie um e-mail quando o trabalho estiver concluído, ou que desbloqueie o documento - pode simplesmente aceder ao documento quando a inspiração chegar! 

Estas três dicas de produtividade baseadas em tecnologia são simples, mas eficazes. Experimente e informe-nos se encontrar benefícios significativos em termos de poupança de tempo, colaboração, e produtividade global.