Como tornar a gestão de faturas uma vantagem competitiva na sua empresa?

Na maioria das empresas, os departamentos de Contabilidade ainda funcionam com processos manuais que exigem mão-de-obra incrivelmente intensiva. Este é um trabalho complexo e demorado, que envolve mais do que se possa imaginar à primeira vista.

Por exemplo, as faturas recebidas têm de corresponder aos formulários de pedidos de compra e aos registos de entrega existentes; depois, as faturas são encaminhadas para aprovação, o pagamento é feito e os sistemas de encomendas e stocks são atualizados.
O momento em que as faturas chegam, seja em papel (o que envolverá digitalização) ou eletronicamente, em PDF, poderia ser melhorado com captura de informação, o que agiliza o processamento da fatura; e informações adicionais como número do pedido, referência do cliente e até mesmo outros itens poderiam ser reconhecidos e verificados de imediato.
Não é de admirar, portanto, que a área de Contabilidade (29 %) seja aquela em que a aplicação da captura à gestão e automatização de processos seja mais popular.[2]

Os negócios internacionais complexificam os desafios na gestão de faturas, acrescentando múltiplas moedas, fusos horários e uma grande diversidade de leis e regimes fiscais locais. Entretanto, as exigências dos auditores e os requisitos de conformidade significam que cada passo no processo tem de ser corretamente tratado e documentado, garantindo registos seguros e precisos, que resistam a posterior escrutínio.

Como resultado, os processos dos departamentos de Contabilidade tendem a ser lentos, árduos e repetitivos. Este é, inevitavelmente, um terreno fértil para o erro humano e a maioria dos profissionais que trabalham nestes departamentos terão histórias de faturas não pagas, ou mesmo de faturas pagas em duplicado, por conta de um colega que executou erroneamente uma tarefa simples de registo de dados.

Além deste tipo de riscos, a lentidão no processamento de faturas pode ter um impacto material significativo nos resultados finais de uma empresa, através de juros de mora ou taxas por atraso nos pagamentos.Também é importante enfatizar os custos e todo o esforço humano envolvido. O tempo necessário para processar uma fatura é, em média 8,8 dias, com as empresas com pior desempenho a demorarem até 14,3 dias.[3]

Conclui-se naturalmente que, quanto melhor for uma empresa no seu setor, melhor será o seu desempenho em termos de tempo e custos de processamento. E, mesmo nestes casos, as melhorias introduzidas com a automatização dos processos são surpreendentes.


LEVAR OS PROCESSOS DE FATURAÇÃO PARA O FUTURO COM A AUTOMATIZAÇÃO
Contudo, além deste objetivo claro, a automatização dos processos de Contabilidade torna-se relevante por uma série de razões. Numa perspetiva de IT, um trabalho de Contabilidade pode ser executado em prazos muito curtos com a aplicação de tecnologias bastante simples. Ao mesmo tempo, as reduções de custos que podem ser feitas oferecem um argumento comercial claro para as finanças e para a liderança. Para os departamentos de Contabilidade, estas soluções reduzem a parte repetitiva e manual das suas funções, permitindo aumentar a produtividade e redirecionar o foco para atividades estratégicas e mais valiosas para a organização.


ALCANÇAR A EFICIÊNCIA OPERACIONAL COM A KONICA MINOLTA
A Konica Minolta trabalha com os seus clientes para ir além das limitações dos seus processos contabilísticos através da sua oferta de Managed Content Services. Da consultoria à integração em sistemas de  IT, estes serviços oferecem uma solução completa. Consultores experientes trabalham com os clientes para fornecer tanto uma visão estratégica como assistência técnica. A Konica Minolta adota uma abordagem abrangente para ajudar toda a organização a implementar uma solução digital altamente eficiente de gestão de faturas, capaz de proporcionar uma vantagem competitiva determinante.


CAPTURA DIGITAL, VERIFICAÇÃO E APROVAÇÃO DE FATURAS RECEBIDAS PARA MAIOR TRANSPARÊNCIA, RAPIDEZ E ECONOMIA DE CUSTOS
O processamento digital de faturas da Konica Minolta pode ajudar a poupar tempo e dinheiro ao otimizar os processos de negócio. Graças a uma solução de captura, processamento e distribuição digital e automatizada de dados de faturação, as fontes de erro podem ser removidas, evitando ao mesmo tempo os silos de informação que resultam de uma gestão seccionada de dados. A solução também pode ser perfeitamente integrada nos sistemas ERP existentes.
Um fluxo de trabalho totalmente digitalizado ajuda ainda a melhorar a colaboração, capacitando trabalhadores em mobilidade e escritórios remotos. A solução da Konica Minolta oferece os seguintes benefícios:

1 - Captura estruturada para maior transparência
A captura digital de todas as faturas recebidas na empresa garante que todas as faturas são apresentadas corretamente no sistema. Até faz uso de scanners ou sistemas multifuncionais existentes para digitalizar documentos em papel (estes fluxos de trabalho digitais podem ajudar a reduzir o consumo de papel e a pegada ecológica das organizações).

2 - Ler de forma inteligente e distribuir automaticamente
Através do reconhecimento de texto e algoritmos inteligentes, os dados de faturação relevantes (número da encomenda, data, número da fatura, etc.) são lidos e registados no sistema. O encaminhamento para o departamento correspondente, a leitura com o sistema ERP e a contabilidade financeira ocorre de forma automática e mais rápida.

3 - Fluxos de trabalho com aprovação acelerada
As regras definidas no sistema para revisão e aprovação de faturas garantem uma execução rápida e precisa dos processos. Uma interface de utilizador intuitiva facilita o processamento, com sub-aprovações e possibilidade de acrescentar comentários aos documentos. Carimbos de classificação, assinaturas manuais e envelopes de correio tornam-se, assim, redundantes.

4 - Transparente, rastreável, à prova de auditoria
Os processos de aprovação são totalmente registados e, desta forma, cada etapa de processamento pode ser reconstruída. O status de uma fatura pode ser verificado mais rapidamente e mais facilmente com uma busca por documentos. Este é um fator de grande importância, especialmente em termos de auditoria e requisitos de conformidade.

CASO DE SUCESSO: TON INC.

A empresa checa TON Inc. produz mobiliário de estilo Bentwood desde 1953, preservando a qualidade artesanal dos produtos com que o inovador em mobiliário Michael Thonet criou a marca, em 1861. Os produtos TON foram distinguidos diversas vezes, incluindo com os prémios Good Design, Red Dot Design Award e Czech Grand Design. A TON responde à procura global tanto através da sua própria rede de vendas como dos seus funcionários em trabalho remoto. A empresa precisava de maior agilidade, enquanto enfrentava um aumento do tráfego de e-mails e o desafio de sistemas obsoletos, em papel, que tinham provado ser um problema significativo no processamento de faturas. Com o apoio da Konica Minolta, a empresa implementou uma solução que atende exatamente às suas necessidades.
«Tínhamos problemas sempre que um funcionário estava fora do escritório durante vários dias, não podendo validar ou verificar um determinado documento ou fatura, porque não conseguíamos aprová-lo», recordou o Diretor de Vendas da TON, Robert Valentík. «Quando vejo que agora o diretor-geral pode aprovar as faturas no telemóvel, quando está em viagens de negócios ao estrangeiro, confirmo que tomámos a decisão certa». Ao eliminar a taxa de esforço na procura de documentos em papel, a TON conseguiu uma economia de tempo diária estimada em quinze minutos por funcionário.
 
Liberte o potencial
«Mesmo agora, muitas empresas estão efetivamente a trabalhar a meio gás», afirmou Marcel Cobussen. «Existe tanto potencial nos departamentos de Contabilidade que é gasto em tarefas repetitivas e pouco produtivas para a empresa. Com as soluções para faturação da Konica Minolta podemos ajudar as empresas a eliminar o esforço financeiro desta atividade, libertando tanto os departamentos de IT como os de Contabilidade para outras atividades.»
 
[1] Leggett & Platt® Incorporated
[2] Comspec Consulting & Konica Minolta, Improving and automating business operations through information management  – a benchmarking survey, 2018 («Melhorar e automatizar operações comerciais através da gestão de informação - um inquérito de benchmarking, 2018»)
[3] Leggett & Platt® Incorporate