Como fortalecer uma equipa distribuída

| 11. set 2020

E garantir a eficiência e a segurança durante a transição para o trabalho remoto

Nas últimas semanas, as empresas precisaram de mobilizar rapidamente as suas equipas do ambiente do escritório para trabalharem remotamente. Em muitos casos, as mesmas simplesmente fizeram o que era necessário para que os seus colaboradores estivessem conectados em casa e a realizar o seu trabalho. Mas existem definitivamente diretrizes e protocolos a seguir para garantir que as equipas estão a trabalhar de forma eficiente e, o mais importante, com segurança. Abaixo estão algumas dicas para o ajudar a fazer esta transição.



Como fortalecer rapidamente uma equipa distribuída?

Embora provavelmente já tenha comunicado com a sua equipa para trabalhar remotamente, aqui estão algumas diretrizes gerais em torno dos cenários que observamos:


Assista às capacidades e produtividade de forma remota da sua infraestrutura


  • LAPTOPS E TABLETS - os utilizadores podem conectar-se aos recursos corporativos, via VPN, Remote Desktop Services ou aplicações SaaS sem problemas? Têm todas as ferramentas de segurança de endpoints instaladas e são geridas?
  • COMPUTADORES INTERNOS - Garantir que os sistemas domésticos podem ser conectados aos recursos para melhores práticas de segurança. É mais difícil gerir a segurança em computadores pessoais do que em computadores portáteis empresariais que têm todas as proteções de segurança necessárias pré-instaladas e atualizadas.




Ferramentas de produtividade ENABLE para as quais já pode estar licenciado


  • COLABORAÇÃO - A sua organização tem ferramentas de colaboração remota, tais como Workplace Go, dokoni SYNC & SHARE, Microsoft Teams ou SharePoint? Se sim, todos os utilizadores têm licenças, software instalado e recebem formação de como utilizá-lo?
  • ACESSO WEB - Muitos utilizadores desconhecem que podem aceder a muitas aplicações através da web e não precisam de VPN. Eles estão conscientes e instruídos sobre como aceder a essas aplicações, tais como Workplace Go, dokoni SYNC & SHARE, Office365, Outlook Web Access ou OneDrive?



SEGURANÇA:
A hiper-consciencialização é crítica

  • SEGURANÇA - garanta que todos os dispositivos que estão a aceder a recursos corporativos têm proteção contra malware e que a verificação programada esteja ativada. Agora é o melhor momento para implementar um programa de formação de consciencialização de gestão de segurança, os e-mails de phishing do Coronavírus COVID-19 estão a aumentar significativamente!



Como garantir que os seus colaboradores estão a lidar bem com a mudança?


  • Comunicação, comunicação, comunicação.
  • Em tempos de mudança rápida, assegurar a comunicação através de plataformas multicanais é fundamental. Os utilizadores aprendem e ajustam-se de forma diferente, especialmente se estiverem habituados a trabalhar num ambiente de escritório com os seus colegas de trabalho.
  • Aproveite as ferramentas tecnológicas disponíveis - muitas podem imitar as sessões de comunicação e colaboração "no escritório". Existem ferramentas para comunicação unificada, whiteboarding, chat, conversas e comunicação por vídeo. Poderá ficar surpreendido com reuniões mais específicas que ficam com tomadas de decisão mais acionáveis.
  • Verifique se a sua equipa está a trabalhar bem. Estão a ter algum desafio de produtividade? Estão a ajustar o equilíbrio da sua vida profissional? Notavelmente, as pessoas muitas vezes trabalham mais horas quando estão em teletrabalho do que num ambiente de escritório tradicional.


Como ser eficiente, mantendo todos sãos?


  • Mantenha as chamadas de conferência no tempo estipulado. Permitir que as conversas continuem fora do horário programado pode interferir com outros compromissos para a pessoa ou grupo com quem está a comunicar, causando-lhes stress. Estar atento e ser cordial ao seu tempo mantém as pessoas mais empenhadas durante o tempo em que está a trabalhar com elas.
  • Não tente mimetizar um escritório com demasiadas chamadas ou reuniões - permita que as pessoas se adaptem. O mais provável é que as mesmas trabalhem de forma mais eficiente e tenham mais resultados quando não são “puxadas” para uma reunião virtual a cada duas horas do dia.
  • Certifique-se de que não acaba " a viver" na sua secretária, tal como as equipas que gere. Por vezes pode sentir-se como se vivesse dentro do seu computador. Faça pausas regulares, passeie e/ou almoce longe da sua secretária. Faça uma chamada lá fora - concentre-se na chamada e não nos dez e-mails que acabaram de inundar a sua caixa de entrada que o vão distrair enquanto está a falar ao telemóvel.


A adaptação a uma nova realidade de trabalho laboral em casa pode ser um desafio, especialmente para aqueles que têm crianças e que estabelecem um equilíbrio com o seu trabalho a tempo inteiro e com a escolaridade em casa. A Konica Minolta está aqui para ajudar em tudo, desde assistência com ferramentas de colaboração e comunicação, segurança informática, hardware e muito mais.


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