Como fortalecer uma equipa distribuída

| 11 setembro 2020

E garantir a eficiência e a segurança durante a transição para o trabalho remoto

Nas últimas semanas, as empresas precisaram de mobilizar rapidamente as suas equipas do ambiente do escritório para trabalharem remotamente. Em muitos casos, as mesmas simplesmente fizeram o que era necessário para que os seus colaboradores estivessem conectados em casa e a realizar o seu trabalho. Mas existem definitivamente diretrizes e protocolos a seguir para garantir que as equipas estão a trabalhar de forma eficiente e, o mais importante, com segurança. Abaixo estão algumas dicas para o ajudar a fazer esta transição.



Como fortalecer rapidamente uma equipa distribuída?

Embora provavelmente já tenha comunicado com a sua equipa para trabalhar remotamente, aqui estão algumas diretrizes gerais em torno dos cenários que observamos:


Assista às capacidades e produtividade de forma remota da sua infraestrutura


  • LAPTOPS E TABLETS - os utilizadores podem conectar-se aos recursos corporativos, via VPN, Remote Desktop Services ou aplicações SaaS sem problemas? Têm todas as ferramentas de segurança de endpoints instaladas e são geridas?
  • COMPUTADORES INTERNOS - Garantir que os sistemas domésticos podem ser conectados aos recursos para melhores práticas de segurança. É mais difícil gerir a segurança em computadores pessoais do que em computadores portáteis empresariais que têm todas as proteções de segurança necessárias pré-instaladas e atualizadas.




Ferramentas de produtividade ENABLE para as quais já pode estar licenciado


  • COLABORAÇÃO - A sua organização tem ferramentas de colaboração remota, tais como Workplace Go, dokoni SYNC & SHARE, Microsoft Teams ou SharePoint? Se sim, todos os utilizadores têm licenças, software instalado e recebem formação de como utilizá-lo?
  • ACESSO WEB - Muitos utilizadores desconhecem que podem aceder a muitas aplicações através da web e não precisam de VPN. Eles estão conscientes e instruídos sobre como aceder a essas aplicações, tais como Workplace Go, dokoni SYNC & SHARE, Office365, Outlook Web Access ou OneDrive?



SEGURANÇA:
A hiper-consciencialização é crítica

  • SEGURANÇA - garanta que todos os dispositivos que estão a aceder a recursos corporativos têm proteção contra malware e que a verificação programada esteja ativada. Agora é o melhor momento para implementar um programa de formação de consciencialização de gestão de segurança, os e-mails de phishing do Coronavírus COVID-19 estão a aumentar significativamente!



Como garantir que os seus colaboradores estão a lidar bem com a mudança?


  • Comunicação, comunicação, comunicação.
  • Em tempos de mudança rápida, assegurar a comunicação através de plataformas multicanais é fundamental. Os utilizadores aprendem e ajustam-se de forma diferente, especialmente se estiverem habituados a trabalhar num ambiente de escritório com os seus colegas de trabalho.
  • Aproveite as ferramentas tecnológicas disponíveis - muitas podem imitar as sessões de comunicação e colaboração "no escritório". Existem ferramentas para comunicação unificada, whiteboarding, chat, conversas e comunicação por vídeo. Poderá ficar surpreendido com reuniões mais específicas que ficam com tomadas de decisão mais acionáveis.
  • Verifique se a sua equipa está a trabalhar bem. Estão a ter algum desafio de produtividade? Estão a ajustar o equilíbrio da sua vida profissional? Notavelmente, as pessoas muitas vezes trabalham mais horas quando estão em teletrabalho do que num ambiente de escritório tradicional.


Como ser eficiente, mantendo todos sãos?


  • Mantenha as chamadas de conferência no tempo estipulado. Permitir que as conversas continuem fora do horário programado pode interferir com outros compromissos para a pessoa ou grupo com quem está a comunicar, causando-lhes stress. Estar atento e ser cordial ao seu tempo mantém as pessoas mais empenhadas durante o tempo em que está a trabalhar com elas.
  • Não tente mimetizar um escritório com demasiadas chamadas ou reuniões - permita que as pessoas se adaptem. O mais provável é que as mesmas trabalhem de forma mais eficiente e tenham mais resultados quando não são “puxadas” para uma reunião virtual a cada duas horas do dia.
  • Certifique-se de que não acaba " a viver" na sua secretária, tal como as equipas que gere. Por vezes pode sentir-se como se vivesse dentro do seu computador. Faça pausas regulares, passeie e/ou almoce longe da sua secretária. Faça uma chamada lá fora - concentre-se na chamada e não nos dez e-mails que acabaram de inundar a sua caixa de entrada que o vão distrair enquanto está a falar ao telemóvel.


A adaptação a uma nova realidade de trabalho laboral em casa pode ser um desafio, especialmente para aqueles que têm crianças e que estabelecem um equilíbrio com o seu trabalho a tempo inteiro e com a escolaridade em casa. A Konica Minolta está aqui para ajudar em tudo, desde assistência com ferramentas de colaboração e comunicação, segurança informática, hardware e muito mais.


Sobre a Konica Minolta Business Solutions Portugal

 

A Konica Minolta, como líder em serviços abrangentes de IT, destaca-se pela sua filosofia de consultoria, implementação e gestão de negócios. Com origem japonesa, a Konica Minolta apresenta uma ampla gama de equipamentos e soluções de impressão, quer para o mercado office como para o mercado de impressão profissional, assim como soluções disruptivas de gestão documental, otimização e automatização de processos de negócio, implementação de soluções em infraestruturas de IT, segurança, ambientes virtuais ligados na cloud, entre outros. A inovação faz parte do ADN Konica Minolta, que aposta constantemente no desenvolvimento de novos produtos de acordo com as tendências de mercado. Através dos seus Business Innovation Center, continua na vanguarda no que diz respeito à inovação, trabalhando, continuamente, em Investigação & Desenvolvimento, através da colaboração com os seus clientes e parceiros. A vertente inovadora da Konica Minolta tem resultado em reconhecimento por parte de entidades de renome, como é o caso da Key Point Intelligence, que atribuiu à empresa o 2018-2019 Buyers Lab PaceSetter award for Smart Workplace Vision, sendo a Konica Minolta a única entidade na indústria reconhecida com esta distinção. Em Portugal, foi no ano de 2003 que a Konica Minolta Business Solutions Portugal adotou esta designação, com a fusão entre a Konica e a Minolta. Representada pela sede em Lisboa, tem escritórios no Porto, Coimbra e Faro, contando com 200 colaboradores. Foi considerada uma das 100 melhores empresas para trabalhar em Portugal pelo terceiro ano consecutivo e está concentrada na Transformação Digital dos seus clientes.

 

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