RPA: Como beneficiar da automatização de processos robóticos?

| 30 outubro 2020

RPA: Como beneficiar da automatização de processos robóticos?

«Isso faz-se sozinho!» A frase resume a tendência que parece vir estabelecer-se para ajudar a moldar o futuro do trabalho, tanto nas pequenas como nas grandes empresas: a automatização de processos robóticos ou RPA (Robotic Process Automation) com os robôs de software.



É uma experiência partilhada por quase todas as PME: a pressão crescente dos custos está a aumentar a necessidade de trabalhar da forma mais eficaz e eficiente possível.
 
«Vemos que as empresas estão constantemente sob pressão para assegurar a sua vantagem competitiva. Acima de tudo, isto significa que precisam de fazer pleno uso do potencial dos seus peritos», observa Marcel Cobussen, Gestor de Desenvolvimento Empresarial para Serviços de TI na Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH.
 
A RPA (Robotic Process Automation) é uma das opções para aumentar a competitividade das empresas que já está a tomar conta do mercado.
Uma solução de RPA passa pela automatização de processos através de robôs de software (mais conhecidos simplesmente como bots). Estes podem ser instalados num computador, num servidor físico ou numa máquina virtual, e assumem a execução de processos simples, de rotina, repetitivos e demorados. O que deixa mais tempo aos colaboradores para atividades produtivas e que geram valor.
 

Que tipos de robôs de software existem?

De todos os robôs de software, existem sete tipos que virão a ser de muita utilidade para grande parte das empresas:

1. Interação em websites/recolha de informação
Muitos trabalhos exigem rotinas diárias de acesso a múltiplos websites. Um robô pode facilmente assumir essas tarefas: entrar em websites, inserir credenciais, recolher informação, fazer upload/download de documentos e notificar o colaborador quando as suas tarefas estiverem feitas.

2. Gestão de dados
A gestão de dados e de informação é crucial em qualquer negócio moderno, mas por vezes ainda existe muito trabalho manual associado a esta gestão. Um robô de gestão de dados pode facilmente extrair, gerir e utilizar informação de várias fontes.

3. Serviços de IT
Os serviços de IT precisam sempre de colaboradores pelas suas capacidades de resolver problemas e comunicar com pessoas — mas os robôs podem responder a tarefas simples e repetitivas (como, por exemplo, um pedido de reset de palavra-passe) e, assim, evitar um excesso de trabalho para os colaboradores.

4. Recursos Humanos
Mais uma área que nunca poderá prescindir dos seus colaboradores, mas na qual a RPA poderá contribuir com o apoio no preenchimento e gestão de toda a documentação de entrada de novos colaboradores, por exemplo, deixando mais tempo livre aos RH para o que importa — as pessoas.

5. Gestão de reclamações
O processamento de reclamações envolve um grande volume de papelada e fluxos de trabalho complexos. Os robôs simplificam várias etapas do processo (processamento de formulários recebidos, validação de elegibilidade, notificação, pagamentos e muito mais).

6. Accounts payable
Quase todas as empresas lidam com a emissão e o recebimento de faturas. Os robôs de software podem ser configurados para processar faturas automaticamente, sejam elas recebidas eletronicamente ou em papel.

7. Call center
O melhor e mais personalizado atendimento num call center  será sempre prestado pelos seus colaboradores. No entanto, a RPA providencia uma força de trabalho digital muito útil, atualizando e providenciando informações que possibilitam aos colaboradores prestar o melhor serviço possível. 


Como software e robôs trabalham autonomamente e assumem tarefas de rotina

O exemplo de uma grande empresa de logística e transporte pode ser utilizado para mostrar como e onde as empresas podem ter tarefas empresariais diárias de rotina realizadas com a ajuda da RPA.
 
O problema: a empresa foi confrontada com um número sempre crescente de encomendas, o que estava a pôr em risco o dia-a-dia do negócio. A principal razão: onde os camiões estavam localizados e se os artigos tinham sido entregues com sucesso não podiam ser seguidos.
 
A solução é agora a seguinte: quase 400 robôs de software completam mais de 1 milhão de passos e processos de trabalho, o que significa que 16 mil horas de trabalho foram convertidas em trabalho automatizado. Até 50 % de todos os prazos são agora cumpridos num sistema completamente automatizado, sem que seja necessária a intervenção humana.


Como a RPA funciona: com dados estruturados
 
Contudo, existe uma condição decisiva: a automatização do processo só funciona com dados estruturados. «Não pode tornar-se uma empresa que utiliza inteligência artificial se não for uma empresa já digitalizada, orientada para os dados», explica o Prof. Dr. Stefan Wrobel, Diretor do Instituto Fraunhofer de Análise Inteligente e Sistemas de Informação, no website do instituto.
 
Se se pretende que os dados desempenhem um papel tão central, é necessário que estes estejam o mais estruturados e seguros possível. Isto significa que, para as empresas que não trabalham de uma forma orientada para os dados, a automatização de processos ainda pode significar um investimento demasiado grande. Para as PME, em particular, a automatização de processos robóticos ainda pode, portanto, ser associada a custos elevados.


Oportunidades de mercado global e considerações éticas acerca da RPA
 
No entanto, analistas e investigadores de tendências especializados em Inteligência Artificial e robótica estão relativamente certos de que o volume de negócios global com software e serviços RPA irá aumentar rapidamente nos próximos anos. As máquinas invisíveis já poderão trabalhar mais horas do que os humanos em 2025, segundo o estudo The Future of Workplaces 2025 do Fórum Económico Mundial (WEF).
 
«A RPA é uma das tecnologias mais importantes do ano de 2020 e a sua implementação na prática está realmente a ganhar ímpeto», explica Marcel Cobussen. «Cada vez mais empresas estão a reconhecer os benefícios e as melhorias que a utilização de robôs industriais móveis no seu software empresarial traz».
 
Então, isto quer dizer que a RPA e os algoritmos acabarão por assumir e automatizar a maioria de todo o trabalho de rotina nas empresas? Ao longo do caminho, os responsáveis não devem perder de vista três aspetos éticos essenciais, para que as suas empresas possam beneficiar plenamente da RPA:
— os robôs, de qualquer tipo, quer sejam móveis (robôs industriais móveis) ou invisíveis, devem ser sempre reconhecíveis pelos seres humanos enquanto tal;
— as pessoas devem sempre saber exatamente o que um robô pode e não pode fazer;
— os seres humanos devem ser capazes de compreender as decisões tomadas pelos algoritmos e robôs em qualquer altura.