O aparecimento da Internet tornou possível a computação na cloud e a oferta de vários serviços a ela associados. Na prática, a computação na cloud possibilita a uma empresa aceder a diversos serviços e estruturas de IT através de uma rede, numa cloud de dados (através do motor de busca na web), sem ter de instalar os mesmos serviços nos seus computadores locais.
Como as PME beneficiam de serviços da cloud e de SaaS
Este é um modelo cada vez mais prevalente, como nos é mostrado pelo inquérito IDG Cloud Computing 2018 (Insights Intent and Engagement): a maioria das empresas e organizações prefere uma mistura de ambas as soluções. De acordo com o questionário, em média, 23 % das empresas utiliza Software as a Service, 16 % utiliza Infrastructure as a Service (IaaS) e 9 % trabalha com Platform as a Service (PaaS). 53 % ainda trabalha sem acesso à cloud.
No entanto, hoje em dia, as PME estão particularmente interessadas nos serviços ligados à cloud ― em parte porque só agora são disponibilizadas soluções para empresas de todos os tipos e dimensões. Aplicações na cloud, tais como o modelo SaaS, que costumava ser direcionado a grandes empresas, estão também a tornar-se atrativas para os negócios mais pequenos.
O trabalho diário de IT das empresas tem mostrado que as aplicações de software mais maduras têm semelhanças com ecossistemas: ambos evoluem, com o passar dos anos, para estruturas orgânicas complexas. Todavia, e com frequência, esta evolução também complica os fluxos de trabalho mais do que o necessário. Se uma aplicação precisa de ser mudada ou substituída subitamente, tal pode resultar numa cascata de alterações necessárias noutros programas.
Cada vez mais gestores de IT compreendem que, ao utilizarem SaaS, não têm de se preocupar mais com estes problemas: as alterações ao software estão sempre consideradas neste tipo de serviço. Um parceiro especializado e de confiança toma conta de todas as alterações futuras ou necessárias de software.
«É crucial, claro, manter em vista o sistema completo», afirma Philip Plischke, Senior International Business Development Manager da Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. «Por exemplo, o estabelecimento de uma interface de utilizador uniforme, na qual todas as funções e aplicações importantes são exibidas num único software, é um desenvolvimento promissor e user-friendly».
Cinco razões para as soluções as a Service e as PME fazerem uma combinação perfeita
Existem cinco bons argumentos para a popularidade crescente da computação na cloud e dos fornecedores de soluções SaaS entre as PME:
- A digitalização e os avanços tecnológicos alcançados nos últimos anos tornaram as condições e os ambientes de trabalho em IT complexos e complicados ― os especialistas de departamentos internos de IT de pequenas e médias empresas estão, frequentemente, sobrecarregados.
- O crescimento rápido da Internet também mostrou que existe escassez de profissionais especializados em IT. Também nesta questão o SaaS pode ser uma solução prática e de poupança, para que as PME consigam mitigar a falta de profissionais especializados.
- Utilizar SaaS ajuda efetivamente a conceber processos de trabalho de uma forma competente e eficaz, reduzindo custos e poupando nos orçamentos de IT.
- A digitalização e os novos modelos de negócio criaram, nos últimos tempos, novos campos de trabalho digital em muitas PME, tais como o e-commerce, a gestão de conteúdos e o trabalho com software CRM. Os workflows resultantes também têm de ser representados nas soluções de software correspondentes.
- Para terminar, existe outro argumento importante: com SaaS, as PME obtêm um nível elevado de proteção e segurança de dados em todos os momentos.
As soluções SaaS têm muitos benefícios e são uma boa ideia para todas as PME
Não são apenas os argumentos anteriores que fazem das soluções Software as a Service as mais populares de todas as opções as a Service. Existem outras vantagens tangíveis para os utilizadores de SaaS:
- Uma das vantagens é a escalabilidade: ao nível do software, tal significa uma capacidade de crescer ― ou descrescer ― consoante as exigências da performance. Uma competência importante em tempos de mercados cada vez mais flexíveis e voláteis.
- À flexibilidade junta-se a já indispensável portabilidade. Com acesso remoto ao software e à infraestrutura de IT, problemas relacionados com o trabalho cross-site e cross-border deixam de existir. Trabalhar remota e colaborativamente torna-se ainda mais fácil e os custos com hardware também diminuem.
- Além da segurança e da conformidade com os regulamentos de proteção de dados que o SaaS já incorpora, o backup e a recuperação de emergência também são aqui abrangidos (o que proporciona tranquilidade extra aos gestores de IT).
- Em tempos conturbados, outro benefício para os clientes: como empresa europeia, a Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH detém os seus próprios Data Centres na Alemanha, Dinamarca e Suécia. Tal significa maior segurança para as PME europeias, uma vez que todos os dados e serviços na cloud permanecem alojados na Europa.
- Muitos pacotes SaaS são implementados de forma a que o cliente pague apenas pelos serviços que utiliza, tornando estas soluções bastante acessíveis.
- E, para terminar, um efeito colateral positivo do SaaS: a colaboração melhorada, graças a fluxos de trabalho otimizados. Os workflows são mapeados em software à medida, o que é uma enorme vantagem para todos os envolvidos nos processos, quer dentro da empresa, quer sejam clientes ou parceiros de negócio.
Workplace Go: crie workflows fluídos com SaaS
Um bom exemplo dos benefícios de trabalhar com SaaS é o Workplace Go, desenvolvido pela Konica Minolta. O Workplace Go está baseado no Microsoft Office 365, mas tem a grande vantagem, própria das aplicações, de estar integrado numa interface de utilizador uniforme, que as torna instantaneamente visíveis e acessíveis. Os utilizadores não têm de trocar mais entre programas diferentes.
Por outras palavras, o Workplace Go oferece às PME um espaço de trabalho digital feito à sua medida, com o seu próprio branding, o que evita etapas desnecessárias e pesquisas longas; em vez disso, aplicações como a intranet, o e-mail, calendário, tarefas, bases de dados e redes sociais estão combinados numa interface que pode ser acedida a partir do PC, tablet ou smartphone. Com o Workplace Go é possível trabalhar colaborativamente, de forma flexível, entre casa e escritório, ou com funcionários externos.
Dispatcher Paragon: aumente a segurança e monitorize custos com uma solução Printing as a Service
Uma segunda ferramenta demonstra como a Konica Minolta pode ajudar as PME a aumentar a segurança de dados enquanto mantém um olho nos custos: o Dispatcher Paragon, uma plataforma de controlo de custos para impressão, cópias e digitalização de documentos. Ao definir condições para cada trabalho de impressão, o servidor assegura uma monitorização abrangente de todo o processo de impressão, seja, por exemplo, em bancos, companhias de seguros, departamentos administrativos ou instituições de educação.
Com a segurança na impressão a tornar-se cada vez mais importante em várias áreas e redes profissionais, as credenciais de utilizador constituem uma função indispensável em aplicações inteligentes de contabilidade. Ao monitorizar com exatidão cada atividade, o Dispatcher Paragon otimiza o ambiente de impressão, reduzindo, a longo prazo, os custos associados.