Gestão Documental ou Arquivo Digital qual escolher?
A gestão documental e o arquivo digital são frequentemente usados como sinónimos, mas representam conceitos distintos, com objetivos e funcionalidades próprias. Enquanto a gestão documental envolve um conjunto mais amplo de processos que asseguram a organização, o controlo e a utilização estratégica da informação ao longo de todo o seu ciclo de vida, o arquivo digital foca-se sobretudo na digitalização e armazenamento seguro dos documentos.
Perceber estas diferenças é essencial para que a sua empresa escolha a solução mais adequada às suas necessidades. A decisão certa pode ter impacto direto na eficiência operacional, na segurança da informação e até na conformidade legal.
O que é a Gestão Documental
Um sistema de gestão de documentos é um conjunto de hardware, software e processos que permite a aquisição, indexação, armazenamento e recuperação eficientes de documentos em diversos formatos físicos e digitais.
Isto facilita o acesso eficiente à informação, ao mesmo tempo que garante a sua integridade, segurança e disponibilidade, em conformidade com os regulamentos legais.
Vantagens da Gestão Documental
Fluxos de trabalho automatizados
Um dos grandes benefícios da gestão documental é a capacidade de automatizar fluxos de trabalho. Processos como aprovações, revisões ou validações deixam de depender de tarefas manuais, passando a seguir circuitos digitais definidos pela empresa. Isto reduz falhas humanas, acelera prazos e garante maior rastreabilidade e controlo em cada etapa do ciclo documental.
Proteção de dados e cópias de segurança
A gestão documental assegura a proteção de dados sensíveis através de sistemas de encriptação, controlo de acessos e políticas de segurança alinhadas com as necessidades da organização. Além disso, inclui cópias de segurança regulares, que funcionam como garantia contra perdas acidentais, falhas técnicas ou ataques informáticos, protegendo a continuidade da operação.
Conformidade com o RGPD
Um sistema de gestão documental eficaz ajuda a empresa a cumprir os requisitos do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e outras normas legais. Ferramentas como a gestão do ciclo de vida dos documentos, a eliminação segura de dados e o registo de acessos asseguram transparência, responsabilidade e conformidade em todas as fases do tratamento da informação.
Aumento da produtividade
Com a centralização da informação num único sistema, os documentos podem ser localizados rapidamente através de motores de pesquisa avançados e acedidos de forma segura a partir de qualquer dispositivo ligado à Internet. Isto reduz o tempo perdido na procura de ficheiros, elimina duplicações e permite às equipas concentrarem-se em tarefas de maior valor, aumentando a eficiência e reduzindo custos operacionais.
O que é Arquivo Digital
O arquivo digital é uma vertente específica da gestão documental, centrada no armazenamento e preservação a longo prazo de documentos eletrónicos. O seu objetivo é garantir que a informação permanece segura, autêntica e acessível ao longo dos anos, mesmo quando já não é utilizada no dia a dia. Para além de reduzir o espaço físico necessário, o arquivo digital assegura a continuidade histórica e legal da informação, sendo essencial em setores com fortes exigências regulatórias, como o jurídico, financeiro ou saúde.
Vantagens da Gestão Documental
Preservação a Longo Prazo
O arquivo digital garante que os documentos permanecem legíveis e acessíveis durante todo o período necessário, independentemente da evolução tecnológica. Esta preservação contínua é fundamental para manter registos históricos, fiscais ou legais em conformidade com as obrigações da empresa.
Acesso Controlado
Através da definição de perfis de utilizador e permissões específicas, apenas pessoas autorizadas podem consultar ou manipular determinados documentos. Isto reforça a segurança e protege informação sensível contra acessos indevidos.
Integridade dos Dados
Um dos principais objetivos do arquivo digital é preservar a autenticidade e integridade dos documentos. Técnicas como assinaturas digitais e registos de auditoria garantem que o conteúdo não foi alterado, mantendo a sua validade ao longo do tempo.
Facilidade de adoção
A implementação é simples e imediata: basta digitalizar e organizar os ficheiros em pastas digitais. Como utiliza ferramentas familiares (Google Drive, OneDrive, etc.), não requer formação nem alterações nos processos internos, permitindo uma transição rápida e sem complicações.
Concluindo, a gestão documental destaca-se como a solução mais abrangente e eficiente para empresas que procuram melhorar o acesso, a segurança e a conformidade dos seus documentos. Ao integrar hardware, software e processos, a gestão documental permite a automação de fluxos de trabalho, aumenta a produtividade, garante a proteção robusta dos dados e cumpre com os regulamentos legais, como o RGPD. Esses benefícios combinados fazem da gestão documental a escolha ideal para empresas que desejam otimizar as suas operações e reduzir custos.
Embora o arquivo digital ofereça vantagens específicas, como a preservação a longo prazo e a integridade dos dados, ele é apenas uma parte da solução completa de gestão documental. Optar por um sistema de gestão documental proporciona uma abordagem mais completa e integrada, atendendo tanto às necessidades imediatas quanto às de longo prazo da sua empresa.
