Assinatura Eletrónica Qualificada: perguntas e respostas

O que é a assinatura eletrónica qualificada?

 
Para lhes garantir autenticidade, as faturas eletrónicas e outros documentos relevantes em sede de IVA, IRS e IRC ― como recibos ou guias de transporte, por exemplo ― deverão passar a ser acompanhados de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado.
 
Este mecanismo passará a atestar a validade legal dos documentos eletrónicos, com equivalência legal à tradicional assinatura manuscrita.

Existem vários tipos de assinatura eletrónica?

Existem três tipos de assinatura eletrónica:

• Assinatura eletrónica simples (SES): é a assinatura mais simples e sem validade legal (ex.: identificação com nome e cargo no final de um e-mail);
• Assinatura eletrónica avançada (AES): a assinatura requerida até agora pela faturação eletrónica ― contudo, sem validade legal;
• Assinatura eletrónica qualificada (AEQ): baseada em requisitos técnicos mais avançados, permite identificar o titular e autor do documento e detetar alterações ulteriores.

Qual a diferença entre a assinatura e o selo eletrónico qualificado?

Apesar de serem dois mecanismos de autenticação semelhantes e de cumprirem o mesmo propósito, existe uma diferença entre ambos: a assinatura eletrónica qualificada é aplicada por indivíduos (que representem uma empresa ― administradores ou gestores, por exemplo), enquanto o selo eletrónico qualificado se reporta à assinatura de uma empresa.
 

Legislação e prazos

De acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019, que regula as obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, as faturas eletrónicas em PDF continuam a ser válidas até ao próximo dia 30 de junho.
 
Foi o despacho n.º 351/2021.XXII do SEAAF que veio anunciar a entrada em vigor deste decreto, cuja implementação tem sido sucessivamente adiada durante a pandemia.
 
Assim, a partir de 31 de dezembro de 2022, no segundo semestre do ano, mudam efetivamente as obrigações relativas ao processamento e à certificação da autenticidade das faturas.
  
Artigo 12.º, «Emissão de fatura por via eletrónica»:
 
2 - Para efeitos do artigo 6.º, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:
 
a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
 
b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
 
c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.

Por que passa agora a ser exigida uma assinatura eletrónica qualificada?

A assinatura eletrónica qualificada é obrigatória para todas as empresas que pretendam continuar a enviar as suas faturas por e-mail, em PDF.
 
Com a pandemia, a necessidade de desmaterializar documentos tornou-se evidente. A digitalização crescente dos processos traz menos erros contabilísticos, menos tempo despendido em tarefas rotineiras e processos mais eficientes; a troca de faturas via e-mail trouxe poupanças significativas em papel, correio, armazenamento. Já com o Decreto-Lei n.º 123/2018, quando a Administração Pública passou a estar obrigada a emitir as suas faturas por via eletrónica, era possível as empresas também adotarem formatos mais acessíveis, como o PDF, para emitir e trocar as suas faturas.
 
Contudo, aumentaram também no período da pandemia as ameaças cibernéticas. Ainda que os sistemas de faturação eletrónica e os arquivos eletrónicos garantam conformidade legal e segurança de dados, é necessário garantir a autenticidade dos documentos com mecanismos adicionais de segurança e certificação.
 
Além disso, a nova legislação para a faturação eletrónica vem também responder às normas europeias para uniformização de uma interação eletrónica segura, do que faz parte a obrigatoriedade da assinatura eletrónica qualificada.
 
 
 

Qual o software que emite a assinatura eletrónica qualificada? Como posso adquiri-lo?

A assinatura eletrónica qualificada é gerada a partir de um dispositivo seguro de criação de assinaturas, os QSCD (Qualified Signature Creation Devices). Esta assinatura irá conferir ao documento a validade legal exigida em todos os estados-membro da UE, ou o equivalente a uma assinatura manuscrita. Basta à sua empresa que adquira um único serviço de assinatura eletrónica qualificada e este incluirá o selo eletrónico.
 
Só as entidades identificadas pelo Gabinete Nacional de Segurança e pela Trusted List (divulgada pela Comissão Europeia) podem gerar uma assinatura digital qualificada com valor legal.

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