O que é a assinatura eletrónica qualificada?
Para lhes garantir autenticidade, as faturas eletrónicas e outros documentos relevantes em sede de IVA, IRS e IRC ― como recibos ou guias de transporte, por exemplo ― deverão passar a ser acompanhados de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado.
Este mecanismo passará a atestar a validade legal dos documentos eletrónicos, com equivalência legal à tradicional assinatura manuscrita.
Existem vários tipos de assinatura eletrónica?
Existem três tipos de assinatura eletrónica:
- Assinatura eletrónica simples (SES): é a assinatura mais simples e sem validade legal (ex.: identificação com nome e cargo no final de um e-mail);
- Assinatura eletrónica avançada (AES): a assinatura requerida até agora pela faturação eletrónica ― contudo, sem validade legal;
- Assinatura eletrónica qualificada (AEQ): baseada em requisitos técnicos mais avançados, permite identificar o titular e autor do documento e detetar alterações ulteriores.
Qual a diferença entre a assinatura e o selo eletrónico qualificado?
Apesar de serem dois mecanismos de autenticação semelhantes e de cumprirem o mesmo propósito, existe uma diferença entre ambos: a assinatura eletrónica qualificada é aplicada por indivíduos (que representem uma empresa ― administradores ou gestores, por exemplo), enquanto o selo eletrónico qualificado se reporta à assinatura de uma empresa.
Legislação e prazos
Por que passa agora a ser exigida uma assinatura eletrónica qualificada?
A assinatura eletrónica qualificada é obrigatória para todas as empresas que pretendam continuar a enviar as suas faturas por e-mail, em PDF.
Com a pandemia, a necessidade de desmaterializar documentos tornou-se evidente. A digitalização crescente dos processos traz menos erros contabilísticos, menos tempo despendido em tarefas rotineiras e processos mais eficientes; a troca de faturas via e-mail trouxe poupanças significativas em papel, correio, armazenamento. Já com o Decreto-Lei n.º 123/2018, quando a Administração Pública passou a estar obrigada a emitir as suas faturas por via eletrónica, era possível as empresas também adotarem formatos mais acessíveis, como o PDF, para emitir e trocar as suas faturas.
Contudo, aumentaram também no período da pandemia as ameaças cibernéticas. Ainda que os sistemas de faturação eletrónica e os arquivos eletrónicos garantam conformidade legal e segurança de dados, é necessário garantir a autenticidade dos documentos com mecanismos adicionais de segurança e certificação.
Além disso, a nova legislação para a faturação eletrónica vem também responder às normas europeias para uniformização de uma interação eletrónica segura, do que faz parte a obrigatoriedade da assinatura eletrónica qualificada.
Qual o software que emite a assinatura eletrónica qualificada? Como posso adquiri-lo?
A assinatura eletrónica qualificada é gerada a partir de um dispositivo seguro de criação de assinaturas, os QSCD (Qualified Signature Creation Devices). Esta assinatura irá conferir ao documento a validade legal exigida em todos os estados-membro da UE, ou o equivalente a uma assinatura manuscrita. Basta à sua empresa que adquira um único serviço de assinatura eletrónica qualificada e este incluirá o selo eletrónico.
Só as entidades identificadas pelo Gabinete Nacional de Segurança e pela Trusted List (divulgada pela Comissão Europeia) podem gerar uma assinatura digital qualificada com valor legal.
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