Vantagens de um sistema de Gestão Documental
A implementação de um sistema de gestão documental oferece vantagens que podem transformar a forma como uma empresa gere e utiliza a sua informação. Desde a melhoria da eficiência operacional até à garantia da conformidade regulamentar e à promoção da colaboração, estas vantagens são fundamentais para impulsionar o crescimento e a competitividade da empresa num ambiente cada vez mais digitalizado.
Quais são estes benefícios em termos concretos?
Vantagens de um software de Gestão Documental
Centralização dos Documentos
Todos os documentos reunidos numa única plataforma
Redução do tempo de pesquisa de documentos e acesso à informação
Indexação e classificação inteligente de documentos
Eficiência e Produtividade na empresa
Automatização de fluxos de trabalho
Facilidade de partilha de documentos com segurança
Redução do tempo perdido em tarefas manuais e repetitivas e foco da sua equipa em tarefas de valor acrescentado
Segurança e Conformidade Legal
Proteção de dados e acesso controlado à informação
Conformidade com regulamentos e padrões do setor
Backup e recuperação de dados para contingências
Pesquisa Inteligente / Motor de Pesquisa
Localização rápida de documentos através de palavras-chave, metadados ou conteúdos internos.
Motores de pesquisa avançados que permitem recuperar informação de forma quase imediata.
Redução de erros e aumento da agilidade na tomada de decisão.
Liberdade de Personalização
Adaptação do sistema às necessidades específicas de cada empresa.
Criação de campos personalizados para melhor organização e gestão da informação.
Configuração de fluxos de aprovação internos conforme os processos da organização.
Fluxos de Aprovação
Automatização das validações e aprovações de documentos.
Maior controlo e rastreabilidade em todas as etapas dos processos internos.
Cumprimento rigoroso de prazos e maior transparência organizacional.
Melhor Recuperação de Desastres e Backup
Mecanismos robustos de backup e recuperação de informação.
Continuidade operacional mesmo em caso de falhas técnicas ou incidentes de cibersegurança.
Proteção contra perdas irreversíveis de dados críticos.
Custos reduzidos a longo prazo
Eliminação do armazenamento físico de documentos
Menos necessidade de impressão e papel
Eficiência energética e redução de custos operacionais
Flexibilidade e escalabilidade
Adoção de soluções adaptáveis ao crescimento do negócio
Integração com outros sistemas e ferramentas de negócios
Gestão Documental para PMES
A gestão documental oferece múltiplas vantagens para pequenas e médias empresas.
- Facilita a organização e o acesso rápido à informação
- Melhora a eficiência operacional.
- Reduz o risco de perda ou duplicação de documentos
- Reforça a segurança da informação.
- Simplifica a conformidade, facilitando o acompanhamento e o controlo dos documentos relevantes.
- Promove a colaboração entre equipas
- Permitindo a partilha e edição eficientes de ficheiros.
- Elimina a necessidade de procurar documentos físicos
- Poupa tempo e aumenta a produtividade do pessoal
- Melhorar a gestão da informação
- Incentiva a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
WAIDOK: a nova solução da Konica Minolta para a gestão documental
Simplifique, automatize e proteja a gestão de documentos da sua empresa.
A Konica Minolta apresenta o Waidok, uma solução 100% desenvolvida internamente para impulsionar a transformação digital das PME portuguesas. Com uma interface intuitiva e funcionalidades avançadas, o Waidok permite centralizar informações, automatizar fluxos de trabalho e garantir total segurança e rastreabilidade dos dados.
Tipos de sistemas de Gestão Documental
Sistemas de gestão de documentos na cloud
Permitem o armazenamento e o acesso a documentos a partir de qualquer lugar com ligação à Internet. Estes sistemas oferecem escalabilidade, facilidade de atualização e segurança robusta, para além de eliminarem a necessidade de infra-estruturas físicas e respectiva manutenção, o que reduz os custos operacionais e melhora a acessibilidade.
Soluções de gestão documental de fonte aberta
Proporcionam flexibilidade e personalização a baixo custo. Permitem que as empresas adaptem o sistema às suas necessidades específicas e oferecem uma comunidade ativa de apoio e desenvolvimento. No entanto, podem exigir mais conhecimentos técnicos para serem implementadas e mantidas, em comparação com as soluções proprietárias.
Sistemas de gestão documental no local
Instalados e executados nos servidores internos da empresa, oferecem um maior controlo sobre os dados e a segurança dos mesmos. São ideais para organizações com requisitos de privacidade rigorosos e regulamentos específicos, mas envolvem custos mais elevados de infraestrutura e manutenção contínua.
Soluções de gestão documental específicas do sector
Estas soluções são concebidas para satisfazer as necessidades específicas de setores como os cuidados de saúde, jurídico, financeiro e industrial. Estas soluções oferecem uma funcionalidade especializada e uma conformidade adaptada, garantindo uma gestão de documentos eficiente e adaptada aos regulamentos e processos específicos de cada sector.
Quais são as vantagens do Software de Gestão Documental da Konica Minolta?
Melhor eficiência operacional
A gestão documental da Konica Minolta permite às empresas otimizar os seus fluxos de trabalho, simplificando a criação, armazenamento, pesquisa e distribuição de documentos. Ao automatizar tarefas manuais e integrar processos, as soluções da Konica Minolta agilizam os processos de negócio, reduzindo os tempos de resposta e aumentando a produtividade do pessoal.
Maior segurança da informação
Garanta a segurança dos seus documentos com controlos de acesso. Apenas as pessoas autorizadas poderão visualizar ou editar informações sensíveis, protegendo dados confidenciais contra acessos não autorizados e possíveis fraudes.
Redução de custos e desperdícios
Com um software de gestão documental elimina a necessidade de arquivos físicos e reduz os custos com papel, impressão e armazenamento. Além disso, estará a contribuir para a sustentabilidade.
Conformidade regulatória e sustentabilidade
Mantenha-se em conformidade com as regulamentações legais e normas específicas do setor. O software de gestão documental oferece recursos para auditoria, versão de documentos e consulta dos registos em documento, que irá ajudar o seu negócio a manter-se de acordo com as obrigações legais.
Colaboração eficiente
Promova a colaboração eficiente entre as suas equipas. Partilhe documentos em segurança, trabalhe em tempo real com colegas, independentemente do local onde se encontrem. Melhore a comunicação e acelere processos internos.
Automatização de processos
Automatize tarefas repetitivas e reduza erros humanos. Os workflows automatizados garantem que os documentos são encaminhados para as pessoas certas no momento certo, melhorando a eficiência e os tempos de aprovação.
