Como tornar o departamento financeiro de uma PME mais eficiente

Com o desejado crescimento da sua empresa, vai verificar um número maior de faturas, não só a sair, mas também a entrar. Crescem as suas redes de clientes, crescem os fornecedores — mas vale a pena lembrar que também cresce o trabalho do departamento financeiro, seja da Contabilidade, Tesouraria, ou Contas a Pagar (Accounts Payable).

Algures, durante este crescimento, vai ser essencial que invista numa evolução firme e duradoura, que sustente a boa gestão da sua empresa.

O processamento de faturas é um trabalho muito operacional, mas nem por isso mais simples: é possível perceber que é bastante exigente se forem observados os recursos humanos, físicos e o tempo que consome. E por ser um trabalho muito mecanizado é, também, mais propenso ao erro humano.

Probelmas e dificuldades: a inserção e aprovação de faturas

Conhece os colegas que trabalham no departamento financeiro da sua empresa? Este é, com toda a probabilidade, aquele que visita mais vezes e que mais se interliga com cada uma das estruturas da sua organização. É nele que, geralmente, se encontram os funcionários que executam o processamento de faturas: pressionados para apresentar bons resultados no menor tempo possível, mesmo com processos obsoletos.

O trabalho que desempenham pode implicar lidar com pilhas de papel — abrir dezenas de cartas, diariamente; enviar dezenas de cartas; imprimir e digitalizar centenas de páginas.

Depois, é necessário fazer a inserção das faturas, de forma manual, num sistema informático, digitando o número da fatura, número do fornecedor, valor da fatura, entre outros dados. Todas têm de ser conferidas, sendo sempre necessário proceder à aprovação de faturas: os valores têm de corresponder aos descritos nos pedidos de compra e aos registos de entrega — um processo que envolve vários colaboradores, de diferentes departamentos.

Quando é encontrado um erro de faturação, é preciso mover várias pessoas e autorizações para o corrigir. Os negócios internacionais também acrescentam complexidade à gestão de faturas, com inúmeras moedas, leis e regimes fiscais diferentes. Os seus colegas da Contabilidade estão sujeitos ao escrutínio exercido por auditorias, quando têm que fazer prova da conformidade com a lei e exibir registos precisos, resistentes a análise e ao escrutínio.

A tudo isto, juntam-se os custos com papel e arquivamento de faturas, que são bastante elevados e exigem, geralmente, salas específicas para arquivo.

A importância da transição digital

Sem surpresa, a obsolescência dos processos nos departamentos financeiros sai cara às empresas. Com a tecnologia já existente e cada vez mais desenvolvida de RPA (Robotic Process Automation), Inteligência Artificial e Machine Learning, o trabalho predominantemente manual e mecânico leva a custos com tarefas que poderiam ser realizadas pela tecnologia, isto conduz a uma única solução: tornar digital e automatizar o registo de faturas na sua empresa. deixando as pessoas mais livres para desempenharem funções de valor acrescentado. Tudo isto conduz a uma única solução: tornar digital e automatizar o registo de faturas na sua empresa.

Com a digitalização, pode eliminar a necessidade de dar entrada manual de dados num sistema informático. Torna-se possível automatizar a captura, extração, automatização e aprovação com uma leitura de faturas automática, processo que permite extrair todos os dados necessários dos documentos e registá-los no sistema. Geralmente, é utilizado software de leitura OCR para converter a informação da captura de imagem em dados, que poderão depois ser usados com várias finalidades.

A facilidade de implementação e utilização faz das soluções de Software as a Service (SaaS) as mais recomendadas pela Konica Minolta para automatizar o registo de faturas. Desta maneira, com um simples programa, é-lhe possível alterar completamente o funcionamento do seu departamento financeiro. E mesmo de toda sua empresa: imagine ter todo o seu arquivo contabilístico organizado e disponível, numa única plataforma, para todas as suas equipas.

O que vai simplificar com a solução de automatização de faturas

Esta é a boa notícia: já é possível retirar aos seus colaboradores o peso do processamento manual de faturas, libertando-os para tarefas mais importantes.

Com a solução para automatização de faturas da Konica Minolta, ajudamo-lo a informatizar todas as suas contas e sistema de faturação. A qualquer momento poderá ter um panorama geral sobre o seu departamento financeiro, com custos reduzidos, fornecedores e recursos humanos mais satisfeitos e disponíveis, e contas controladas: basta que tenha um dispositivo com acesso à Internet.

Como funciona

Envie ou carregue as suas faturas para a cloud;
Os dados das faturas são extraídos automaticamente e a fatura é registada;
Codifique e aprove a fatura no seu navegador web;
Lance os dados de faturas no seu sistema financeiro;
Aceda a relatórios baseados no desempenho e dados de utilização;

Com a nossa solução, quando receber uma nova fatura, ao invés de inserir todos os campos de forma manual, o software vai inserir automaticamente os dados no sistema e gerar um workflow predefinido de aprovação de Contas a Pagar. Sempre que existir uma nova fatura não reconheça, poderá verificar os campos da fatura e o sistema será aperfeiçoado para lidar com situações futuras semelhantes.

A solução também automatiza a criação de ciclos de aprovação de documentos, reduzindo os tempos destes ciclos.

Também lhe é possível extrair, transferir e utilizar os dados recolhidos com outros fins de análise financeira.

Algumas das principais vantagens de automatizar o registo de faturas da sua organização:

reduz tempo e erros no registo da faturação: a leitura ótica e a distribuição de dados automatizam o registo e eliminam os erros na entrada de dados;
reforça o rigor dos registos: os funcionários dos departamentos financeiros podem contar com a fiabilidade e exatidão para conferir transparência e rastreabilidade aos seus registos;
processa faturas sem papel: com a solução de automatização de faturas poderá carregar as faturas digitais, sem necessidade de imprimir todas as faturas;
reduz custos de processamento e armazenamento: reduzirá custos com papel e arquivo físico;
melhora os ciclos de aprovação de documentos: uma das maiores vantagens é acelerar os processos de aprovação, o que leva a maior rapidez também nos pagamentos;
alcança eficiência operacional: consumos materiais, de tempo e recursos humanos otimizados;
maior controlo sobre o panorama financeiro: a informatização dos dados permite obter um entendimento mais profundo e alargado das contas da sua empresa;
aumento de produtividade das equipas: os colaboradores ficarão livres para se dedicarem a tarefas mais complexas e interessantes;
e, finalmente, potencie o poder da sua informação: os dados recolhidos serão um auxílio precioso na definição dos caminhos futuros da sua empresa.

Agora que a cloud atingiu a maturidade em segurança, escalabilidade e fiabilidade, as soluções SaaS são a escolha ideal para automatizar a faturação, sendo totalmente escaláveis à dimensão e volume de negócios da sua empresa.
E, além de todas estas vantagens, lembramos-lhe: o teletrabalho está para ficar. Se ainda não o fez, deve começar hoje mesmo a pensar na melhor forma de gerir os seus processos financeiros, colaborativamente, e à distância.